Cet article décrit les étapes à suivre pour préparer une liste d'étudiants à facturer. Une fois cette liste vérifiée, passez à l'article suivant qui explique comment gérer les factures .
Veuillez noter : nous vous recommandons de fixer une date limite pour que les parents remplissent leurs formulaires de facturation dans OpenApply au moins un jour avant le début de la facturation, afin que les données puissent être synchronisées avec SchoolsBuddy pendant la nuit. Les informations du payeur peuvent être modifiées ici (échange entre les parents), mais ne peuvent pas être modifiées (mise à jour de l'adresse ou des informations du payeur professionnel, par exemple). Vous pouvez laisser les lots en attente jusqu'à ce que vous ayez obtenu les informations de paiement manquantes, le cas échéant. Si une facture est envoyée au mauvais contact ou à une personne dont les coordonnées sont incorrectes, vous pouvez la renvoyer ultérieurement.
Cycle de facturation
Lors de votre première utilisation du module de facturation des frais de scolarité, vous devrez configurer un cycle de facturation. Vous pouvez le nommer comme vous le souhaitez pour organiser vos facturations, par exemple « Facturation annuelle 2023 », « Facturation trimestrielle 2023 », etc. Cela vous permettra de catégoriser vos factures et de vous y référer ultérieurement pour vérifier que vous avez bien facturé tous les étudiants concernés pour ce cycle.
1. Cliquez sur Ajouter un cycle
2. Saisissez le nom du cycle de facturation, la période concernée, l'année universitaire et le semestre. Cliquez sur Ajouter pour terminer.
3. Le sous-menu Cycle de facturation s'affiche alors. Cliquez sur la première option, Ajouter au cycle .
4. Indiquez si vous souhaitez facturer d'abord les parents ou les entreprises payeuses.
5. Cliquez sur Enregistrer
Sélection des étudiants à facturer avec les données collectées dans OpenApply
Entreprises et familles payeuses
Les étapes suivantes expliquent comment facturer les familles. Si vous choisissez de facturer les entreprises, vous ne verrez que les étudiants dont les coordonnées de l'entreprise payeuse ont été saisies dans OpenApply .
6. Développez la section des filtres pour afficher les données de facturation que vous avez collectées dans OpenApply , que vous pouvez utiliser pour filtrer les étudiants que vous souhaitez facturer.
Filtres
Veuillez noter que les mises à jour d' OpenApply sont synchronisées pendant la nuit. Il se peut que certaines options affichent la mention « Non spécifié » ; n'oubliez pas que cinq élèves tests sont attribués à chaque site SchoolsBuddy pour vous familiariser avec le système, ce qui explique souvent cinq entrées manquantes.
7. Vous pouvez rapidement voir le nombre d'étudiants filtrés et utiliser le bouton « Tout ajouter » ou sélectionner le bouton « + » à côté d'un étudiant pour l'ajouter individuellement au lot.
Une fois les étudiants sélectionnés, leur nom apparaîtra ci-dessous, accompagné d'un décompte rapide pour vous permettre de vérifier le nombre d'étudiants. Vous pouvez modifier le payeur si nécessaire ; par défaut , il s'agira du parent désigné comme « Parent responsable » dans OpenApply (indiqué par un astérisque *) .
Si aucun parent n'est désigné comme parent responsable, le payeur choisira par défaut n'importe quel parent (par ordre alphabétique).
Conseil:
Si le nom complet du payeur avec l'astérisque n'apparaît pas, ajustez la résolution de votre écran à l'aide de Ctrl ou Cmd +/-.
8. Sélectionnez le ou les produits que vous souhaitez facturer à ce groupe d'étudiants et vous verrez le produit sélectionné sous la liste, avec un total de facturation.
9. Indiquez toute réduction de frais nécessaire (par exemple, si vous facturez des étudiants qui rejoignent l'établissement en cours d'année ou les enfants du personnel).
10. Cliquez sur Appliquer le(s) produit(s) aux élèves
11. Une notification indique que le lot a été enregistré. En accédant aux options suivantes du sous-menu, « Vue produit » et « Vue lot », vous pourrez consulter le lot que vous venez d'enregistrer.
Vue produit
La vue Produit est un tableau de bord récapitulatif indiquant le nombre d'étudiants facturés par produit. Les factures familiales et celles des entreprises sont comptabilisées. Le total facturé affiche les montants réels facturés, réductions comprises, y compris pour les factures non encore émises (comme indiqué, aucune date de dernière facture n'est affichée).
Vue par lots
La vue « Lots » est un tableau de bord récapitulatif affichant tous les lots créés. Chaque lot possède un code de lot généré par le système et un statut.
En attente - Lot créé
Traitement des factures - L'utilisateur a enregistré des factures, mais celles-ci n'ont pas encore été envoyées.
Facturé - Les factures ont été envoyées
Supprimé - Peut être supprimé en sélectionnant Lot > Produits et en cliquant sur « Supprimer le lot ».
Incomplet - L'étudiant n'a pas sélectionné de payeur.
1. Cliquez sur un lot pour l'agrandir et afficher tous les détails sur la droite.
2. La liste des étudiants s'affiche en premier. Elle comprend l' identifiant de l'étudiant et son VBAN, le cas échéant. Si certaines informations de paiement sont manquantes, mais que vous souhaitez facturer tous les étudiants, vous pouvez les supprimer individuellement ici. Vous pouvez également modifier la fiche de l'étudiant pour choisir le payeur (famille) auquel envoyer la facture.
3. Passez à la vue Produit pour voir à quel produit le lot est destiné, si des remises ont été saisies et le montant total facturé pour le lot.
4. Si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer l'ensemble du lot ici.
Envoyer les factures
L'onglet « Factures à envoyer » contient un récapitulatif final de tous les étudiants des groupes en attente.
1. Le nombre de factures affiché ici correspond au nombre total d'étudiants dans les lots en attente. Les étudiants des lots incomplets ne seront ni comptabilisés ni facturés. Veuillez retourner à la vue des lots pour supprimer les étudiants dont les informations sont incomplètes si vous souhaitez continuer à facturer les étudiants dont les coordonnées de paiement sont complètes dans le lot concerné.
2. Saisissez la date d'échéance de la facture.
3. Indiquez une référence pour les factures, le cas échéant.
4. Afficher les factures .
5. Cliquez sur Confirmer ou Annuler dans le dernier message d'avertissement qui s'affiche :
6. Retournez à la vue Lot pour consulter l'état. Cette page affichera « Traitement des factures » jusqu'à ce que tous les e-mails aient été envoyés (si vous facturez un grand nombre d'étudiants, le traitement des e-mails peut prendre quelques minutes). Une fois envoyés, l'état du lot sera « Facturé » .
Consultez l'article suivant sur la gestion des factures pour découvrir comment visualiser les factures envoyées, gérer les paiements reçus, émettre des avoirs et réémettre des factures, des reçus et des avoirs.