Q : Mon école ne dispose pas OpenApply / ManageBac+ - peut-elle tout de même utiliser le module de facturation des frais de scolarité ?
R : SchoolsBuddy propose actuellement le module de facturation des frais de scolarité uniquement aux établissements utilisant d'autres produits Faria . En effet, l'efficacité de ce module repose sur l'intégration des données de ManageBac+ et OpenApply . Sans cette intégration, le tri et le filtrage manuels des élèves à facturer seraient fastidieux.
Q : À quelle fréquence ManageBac+ et OpenApply sont-ils synchronisés avec SchoolsBuddy ?
A: ManageBac+ est synchronisé avec SchoolsBuddy chaque nuit entre 1h et 3h du matin, heure locale. OpenApply est synchronisé avec SchoolsBuddy chaque nuit à 4h00 UTC (région EMEA) et à 18h00 UTC (région Asie), soit 2h00 CST. Des synchronisations supplémentaires peuvent être demandées à l' équipe d'assistance si nécessaire. Veuillez noter toutefois que le traitement des demandes peut être difficile en période de forte activité.
Q : Les éléments de facturation et les montants de chaque élève saisis dans OpenApply sont-ils synchronisés avec SchoolsBuddy ?
R : Non, SchoolsBuddy importe uniquement le niveau scolaire de l'élève et les coordonnées de facturation depuis OpenApply . Les éléments de facturation et les montants dus pour chaque élève doivent être ajoutés manuellement à leurs factures directement dans SchoolsBuddy .
Q : Puis-je modifier le modèle de facture / les e-mails envoyés aux payeurs ?
R : Oui, consultez cet article pour obtenir de l'aide concernant la modification des modèles de factures PDF. Pour les modèles d'e-mails, veuillez consulter la section Réception > Rapports > Rapport sur les modèles d'e-mails et soumettre une demande de mise à jour à l' équipe d'assistance .
Q : Puis-je accepter les paiements des frais de scolarité via SchoolsBuddy ?
R : Non, le module de microfacturation et le module de facturation des frais de scolarité sont deux fonctionnalités distinctes. Le module de microfacturation est conçu spécifiquement pour la collecte des frais d'activités, tandis que le module de facturation des frais de scolarité permet la création de factures et l'enregistrement manuel des paiements, mais ne traite pas les paiements des frais de scolarité.
Q : Comment savoir si tous les parents ont soumis leurs informations de facturation dans OpenApply ?
R : Vous pouvez générer un rapport des données enregistrées dans votre formulaire de facturation OpenApply à partir des fonctionnalités d'import/export de la page Paramètres . Ce rapport vous indiquera les élèves/parents à contacter.
Q : Que dois-je faire si je n'ai pas encore toutes les coordonnées de facturation des étudiants ?
A : Nous vous recommandons de fixer une date limite pour que les parents soumettent leurs informations de facturation au moins un jour avant la date prévue d'envoi des factures de scolarité. Toutefois, si des données sont manquantes dans OpenApply vous pouvez tout de même préparer un lot d'étudiants à facturer et soit reporter l'envoi des factures jusqu'à ce que toutes les données soient disponibles, soit supprimer les étudiants concernés et les regrouper à nouveau pour une facturation ultérieure.
Q : Puis-je appliquer une réduction aux frais pour un groupe d'étudiants ?
R : Oui, vous pouvez appliquer une réduction aux frais facturés avant d'émettre la facture. Sinon, si des frais ont déjà été facturés, vous pouvez émettre un avoir pour les ajuster à la baisse.
Q : J'ai envoyé une facture au mauvais contact, puis-je la renvoyer à quelqu'un d'autre ?
R : Oui, il est possible de renvoyer les factures aux parents ou aux contacts de l'entreprise, ou de saisir manuellement une nouvelle adresse courriel pour l'envoi de la facture. Voir Facturation des frais de scolarité : Gestion des factures
Q : Existe-t-il un moyen de recouvrer tous les paiements en souffrance ?
R : Oui, il vous suffit de filtrer le tableau de bord Factures pour afficher toutes les factures dont le statut est « Impayé (en retard) » ou « Paiement partiel (en retard) ». Vous pourrez ensuite sélectionner tous les comptes et envoyer un e-mail de rappel. Vous trouverez le modèle d'e-mail de rappel dans Réception > Rapports > Modèles d'e-mails . Si vous souhaitez modifier le texte standard, veuillez soumettre une demande de mise à jour à l' équipe d'assistance .