L'onglet « Factures » permet d'effectuer toutes les actions postérieures à l'émission de la facture initiale. Vous pouvez y émettre un avoir, un reçu ou renvoyer une facture.
Vue d'ensemble
1. Une fois les frais facturés, accédez à l'onglet Factures pour consulter un récapitulatif de toutes les factures émises.
2. Utilisez les boutons à bascule des en-têtes de colonnes pour trier les factures émises par date ou par date d'échéance.
3. Développez la section Filtre pour filtrer les factures par cycle de facturation , type de payeur ou statut de paiement .
4. Cliquez sur une facture pour en afficher les détails.
Consulter les factures
5. Chaque facture comporte un menu Actions permettant d'ajouter des notes (pour votre usage personnel ou celui d'autres membres du personnel financier ayant le rôle d'administrateur des frais de scolarité ). Vous pouvez également ajouter un paiement pour enregistrer les fonds reçus, un avoir pour réduire le montant dû ou consulter la facture PDF envoyée.
6. L'option « Afficher la facture » permet de visualiser la facture au format PDF. C'est ce document qui a été envoyé au payeur. Si vous souhaitez obtenir de l'aide pour modifier les informations de votre facture, veuillez consulter la section « Facturation des frais de scolarité : Configuration initiale - Frais et modèles de factures ».
Ajouter des notes à usage interne
7. Les notes sont réservées à un usage interne. Elles ne sont visibles dans le panneau Facture que pour les administrateurs des frais de scolarité .
8. L'historique des notes est horodaté et enregistre le nom d'utilisateur de la personne qui a écrit la note.
Enregistrer les paiements et émettre des reçus
9. Ajouter un paiement : le montant du paiement correspond par défaut au total de la facture, mais vous pouvez le modifier. Vous pouvez également indiquer la date de paiement, le mode de paiement et une référence pour la transaction.
10. Les paiements effectués sont enregistrés dans l'onglet « Reçus » . S'il reste un solde impayé, le statut du paiement passe à « Paiement partiel » .
Un reçu est envoyé par courriel au payeur de la facture et vous pourrez en consulter une copie peu après (veuillez prévoir quelques minutes pour la génération du reçu).
Ajouter une note de crédit
11. Des avoirs peuvent être ajoutés pour réduire le solde impayé, par exemple si un élève intègre l'établissement après la rentrée ou si vous souhaitez appliquer une réduction après facturation. Ces avoirs seront également envoyés par courriel au payeur et une copie PDF sera disponible quelques minutes plus tard.
Renvoyer une facture, un avoir ou un reçu, ou l'envoyer à un nouveau contact
12. Sur l'onglet Envoyer , vous pouvez renvoyer la facture au payeur de la facture, à d'autres contacts familiaux ou professionnels, ou à un autre contact en saisissant manuellement son adresse e-mail.
Vous pouvez modifier l'objet de l'e-mail, choisir d'inclure les factures, reçus ou avoirs disponibles, et saisir une courte note à l'attention des destinataires qui apparaîtra dans le corps de l'e-mail envoyé.
Recouvrement en masse des frais impayés
Lorsqu'une facture dépasse sa date d'échéance, son statut passe à « Impayée (en retard) » ou « Paiement partiel (en retard) ». Développez les filtres et sélectionnez le statut de paiement souhaité. Vous pouvez sélectionner toutes les factures dans la colonne de droite ou choisir celles pour lesquelles vous souhaitez faire un suivi à l'aide des cases à cocher, puis cliquer sur « Envoyer un rappel de retard ».
Une fois que vous avez envoyé un rappel, la date du dernier e-mail envoyé s'affiche afin que vous n'envoyiez pas accidentellement trop de rappels :