Facturation des frais de scolarité : mise en place d’un cycle de facturation et création d’un lot de factures

Mettre en place un cycle de facturation

Lors de votre première utilisation du module de facturation des frais de scolarité, configurez un cycle de facturation. Nommez-le selon votre organisation habituelle, par exemple « Facturation annuelle 2023 » ou « Facturation trimestrielle 2023 ». Ce module catégorise vos factures, ce qui vous permet de vérifier ultérieurement si vous avez bien facturé tous les étudiants concernés pour ce cycle.

1. Sélectionnez Ajouter un cycle.

2. Saisissez le nom du cycle de facturation, la plage de dates, l'année universitaire et le semestre, puis sélectionnez Ajouter.

   

3. Dans le sous-menu du cycle de facturation qui apparaît, sélectionnez Ajouter au cycle.

4. Choisissez si vous facturez d'abord les parents ou les entreprises payeuses.

5. Sélectionnez Enregistrer.

   

Sélectionner les étudiants à facturer à l'aide des données OpenApply

Ces étapes expliquent comment facturer les familles. Si vous facturez les entreprises, seuls les étudiants dont les coordonnées de l'entreprise payeuse ont été saisies dans OpenApply seront visibles.

6. Développez la section des filtres pour afficher les données de facturation collectées dans OpenApply et utilisez-les pour filtrer les étudiants que vous souhaitez facturer.

   

   OpenApply se synchronise automatiquement pendant la nuit. Certaines options peuvent afficher « Non spécifié ». Chaque site SchoolsBuddy propose 5 élèves tests pour vous familiariser avec le système ; il arrive donc souvent que 5 entrées soient manquantes.

   

7. Vérifiez le nombre d'élèves filtrés, puis sélectionnez « Ajouter tout » ou cliquez sur le signe « + » à côté d'un élève pour l'ajouter individuellement. Les élèves sélectionnés s'affichent ci-dessous avec le nombre indiqué pour confirmation. Le payeur est par défaut le parent désigné comme « Parent responsable » dans OpenApply (indiqué par un astérisque (*)). Si aucun parent n'est désigné comme « Parent responsable », le payeur est par défaut n'importe quel parent (par ordre alphabétique). Vous pouvez modifier le payeur si nécessaire.

   Si vous ne voyez pas le nom complet du payeur avec l'astérisque, effectuez un zoom arrière en utilisant Ctrl ou Cmd et + ou -.

   

8. Sélectionnez le ou les produits à facturer pour ce lot. Le produit sélectionné apparaît sous la liste avec le montant total de la facturation.

9. Indiquez toute réduction de frais nécessaire, par exemple pour les étudiants qui rejoignent l'établissement en cours d'année ou pour les enfants du personnel.

10. Sélectionnez Appliquer le(s) produit(s) aux étudiants.

    

11. Une notification confirme l'enregistrement du lot. Consultez-le dans la vue Produit et la vue Lot du sous-menu.

Vue produit

Un tableau de bord récapitulatif indique le nombre d'étudiants facturés pour chaque produit, en tenant compte des abonnements familiaux et collectifs. Le total facturé affiche les montants réels, réductions comprises, même pour les abonnements non encore facturés ( date de dernière facture manquante).

Vue par lots

Tableau de bord récapitulatif de tous les lots. Chaque lot possède un code généré par le système et un statut :

1. Sélectionnez un lot pour afficher tous ses détails à droite.

2. La liste des étudiants s'affiche en premier, indiquant leur identifiant et leur VBAN, le cas échéant. Vous pouvez modifier les informations d'un étudiant pour choisir le payeur (famille) destinataire de la facture. Si certaines informations de paiement sont manquantes, mais que vous souhaitez facturer les autres, supprimez les étudiants concernés du lot ici.

   

3. Passez à la vue Produit pour consulter le produit, les remises éventuelles et le total facturé pour le lot. Vous pouvez supprimer le lot entier ici.

   

Envoyer les factures

L'onglet « Factures » présente un récapitulatif final de tous les étudiants des lots en attente. Le nombre de factures correspond au nombre total d'étudiants dans ces lots. Les étudiants des lots incomplets ne sont ni comptabilisés ni facturés. Pour facturer les étudiants d'un lot incomplet dont les coordonnées de paiement sont complètes, retournez à la vue du lot et supprimez les étudiants dont les informations sont incomplètes.

1. Saisissez la date d'échéance de la facture.

2. Veuillez indiquer une référence pour les factures, si nécessaire.

3. Envoyez les factures.

   

4. Sélectionnez Confirmer ou Annuler dans le message d'avertissement final.

   

5. Retournez à la vue par lots pour vérifier l'état. Le statut « Traitement des factures » s'affiche jusqu'à l'envoi de tous les courriels, ce qui peut prendre quelques minutes pour un grand nombre d'étudiants. Une fois les factures envoyées, le statut passe à « Facturé ».

   

Ensuite, consultez la section Gestion des factures pour visualiser les factures envoyées, gérer les paiements reçus, émettre des avoirs et réémettre des factures, des reçus et des avoirs.