Si votre école dispose d'un menu préétabli pour les collations et les déjeuners, SchoolsBuddy peut être utilisé pour créer un menu de type cantine adapté, avec ou sans paiement.
Étape 1 - Nous configurons un conteneur de réservation et de paiement instantanés.
- Cliquez sur Activités et clubs (cette section peut porter un nom différent selon votre école).
- Cliquez sur Réserver et payer instantanément (Veuillez contacter SchoolsBuddy si vous souhaitez une autre étiquette personnalisée, telle que « Déjeuners »).
- Cliquez sur +Ajouter.
- Créer le conteneur.
- Titre de l'inscription : donnez un titre au conteneur, par exemple « Déjeuner du premier trimestre 2024 ».
- Description : ajouter dans la description
- Autoriser l'annulation des réservations et bloquer les conflits de réservation
- Nombre maximal d'événements réservables par groupe : fixé à 0
- Date de début / date de fin : indiquez les dates auxquelles vous souhaitez que les parents puissent choisir les repas scolaires.
- Heure de début / heure de fin : à définir selon les horaires de déjeuner de votre école.
- Responsabilité de la confirmation : doit sélectionner l'une des options suivantes : « Parents seulement », « Élèves ou parents » ou « Élèves seulement ».
- Date et heure d'ouverture des inscriptions : à définir comme avant le premier événement
- Date et heure de clôture des inscriptions : à définir avant la date de fin des activités. Il s’agit d’une valeur par défaut, car vous pouvez paramétrer l’ouverture des inscriptions une semaine à l’avance et la clôture le jour même de l’événement.
- Cochez la case « Tout sélectionner » et « Utiliser les dates de blocage de l’organisation » et il appartiendra à votre établissement scolaire de décider d’ accepter ou non les paiements par chèque .
- Conditions générales : ajoutez-les selon vos besoins
- Si nécessaire, vous pouvez ajouter un formulaire de réservation afin de recueillir des informations complémentaires (allergies alimentaires, etc.) lors de la réservation d'un repas par un parent ou un élève. Pour obtenir un formulaire supplémentaire, veuillez contacter SchoolsBuddy .
- Cliquez sur Enregistrer
Étape 2 - Nous créons les groupes.
- Si vous n'attribuez pas de classes par niveau scolaire mais des groupes d'enfants individuels, nous devrons créer un groupe personnalisé, par exemple pour les enfants bénéficiant de repas scolaires gratuits. Veuillez consulter le guide d'aide « Créer un groupe » pour plus d'informations.
- Une fois les groupes personnalisés nécessaires créés, cliquez sur « Gérer » du conteneur à lunch pour accéder à « Groupes » et cliquez sur « + Ajouter » .
- Créez les groupes.
- Titre : donnez un titre au groupe, par exemple « Repas scolaires gratuits ».
- Description : à ajouter dans la description si nécessaire
- Accessible à / Prérequis / Non accessible à : sélectionnez les personnes auxquelles le groupe sera accessible.
- Genre : sélectionnez le genre des élèves admissibles au groupe
- Choisissez le membre du personnel responsable .
- Sélectionnez le type d'activité (veuillez contacter SchoolsBuddy si vous avez besoin d'un nouveau type d'activité).
- Sélectionnez l' emplacement par défaut . Si vous ne disposez pas d'un emplacement approprié, vous pouvez créer des emplacements pour l'événement .
- Cliquez sur Enregistrer .
Étape 3 - Nous créons les événements pour les groupes.
- Vous devrez créer deux séries d'événements si vous proposez des déjeuners gratuits et d'autres payants. Allez dans « Créer des événements » et cliquez sur « + Ajouter » .
- Créer les événements.
- Titre : Il s'agira du nom de l'option de collation ou de déjeuner, par exemple : Plat chaud - Viande
- Informations essentielles et complémentaires : Ajoutez tout élément que vous jugez utile au parent/à l’élève ou laissez ce champ vide.
- Options de réservation : Choisir Individuellement
- Nombre de places : Laissez 0 sauf si vous avez une limite pour le déjeuner.
- Création pour les groupes : Le groupe à sélectionner dépend de l’événement organisé. Ici, le repas chaud à base de viande est gratuit. J’ai donc sélectionné le groupe des repas scolaires gratuits.
- Emplacement : Cochez la case « Utiliser l'emplacement par défaut du groupe ».
- Type d'événement : Choisissez la formule « Accueil périscolaire » – Vous pourrez ainsi consulter les dates lors de la réservation. Si vous n'avez pas besoin de dates précises, vous pouvez opter pour la formule « Frais uniquement ». Veuillez contacter SchoolsBuddy si vous avez besoin d'un autre type d'événement.
- Type de coût : Si la prestation est gratuite, sélectionnez « Gratuit ». Si elle est payante, sélectionnez « Payant » et définissez le prix par séance en conséquence.
- Pourcentage à payer lors de la réservation/Acompte (%) : Si vous souhaitez que les parents/élèves paient la totalité lors de la réservation, indiquez 100. Si vous souhaitez qu'ils paient plus tard, indiquez 0.
- Taxes comprises : Cochez cette case si vous souhaitez inclure les taxes.
- Mode de paiement : sélectionnez « Par défaut – Créer des frais (et autoriser les paiements en ligne, le cas échéant) ». Si vous souhaitez masquer ou ignorer les frais, sélectionnez « Masquer/Ignorer les frais ».
- Fréquence : Sélectionnez « Plusieurs jours » et vérifiez que les dates de début et de fin sont correctes.
- Dates d'ouverture et de fermeture des inscriptions : Vous pouvez ici définir des dates d'ouverture et de fermeture des inscriptions spécifiques à chaque événement. Laissez ce champ vide pour utiliser les dates par défaut. Dans cet exemple, les inscriptions ouvrent 7 jours avant l'événement et ferment 4 heures avant midi, permettant ainsi aux parents de s'inscrire le matin même si nécessaire. Vous pouvez adapter ces dates au protocole de votre établissement.
- Cliquez sur Créer une règle
- Il est possible qu'un message d'avertissement s'affiche après avoir cliqué sur « Créer une règle » . Cela est dû à la création simultanée de plusieurs événements avec différentes options. C'est normal ; cliquez simplement sur le bouton vert « Oui, créer la règle quand même » .
- Les événements peuvent être dupliqués . Si vous avez un groupe payant qui devra payer les repas scolaires, vous devrez créer une copie de votre événement gratuit avec des frais associés.
Étape 3 - Nous publions les événements.
- Cliquez sur Publier les événements
- Sélectionnez les événements (les cases à bascule deviendront vertes).
- Cochez la case « Je confirme ».
- Cliquez sur Publier
- Une fois publiés, tous les événements seront visibles dans la section « Voir les événements/réservations » . Vous pouvez également effectuer des réservations manuelles pour les étudiants via l'option « Aperçu/Réservation manuelle » . Un registre sera généré et exportable afin de connaître le nombre de participants pour chaque événement.
Avis des parents sur les réservations de déjeuner