Vente de billets pour des événements, des expositions et des spectacles par numéro de siège

Cet article vous aidera à configurer un conteneur pour vendre des billets pour des événements tels qu'un concert de Noël, etc.

Étape 1

1. Connectez-vous à SchoolsBuddy et cliquez sur l'onglet Activités et clubs (cet onglet peut porter un nom différent selon votre école).
2. Cliquez sur « Billets » . Si cette option n'est pas disponible pour votre établissement, veuillez nous contacter via « Soumettre une demande » et nous pourrons l'ajouter si nécessaire. Sinon, le bouton « Réservation et paiement instantanés » offre les mêmes fonctionnalités.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de l'écran.

Étape 2

1. Indiquez le titre du conteneur – nous vous recommandons « Billets pour le concert d'été 2025 » ou un titre en rapport avec l'événement que vous organisez. C'est ce que les parents verront lors de l'inscription.
2. Ajoutez une description

Étape 3

1. Autoriser l'annulation des réservations : Cochez cette case si vous souhaitez que les parents puissent annuler leur réservation et indiquez le délai d'annulation avant l'événement. Si l'option « Ajustement automatique des paiements » est activée, les parents seront automatiquement remboursés des sommes déjà versées. Si l'événement est gratuit, vous pouvez laisser cette case décochée.
2. Blocage des chevauchements : cocher cette case empêche les parents de réserver plusieurs événements le même jour et à la même heure (qu’ils se chevauchent ou non). Comme ce type d’événement a peu de chances d’avoir lieu en même temps que d’autres, il vous appartient de cocher ou non cette case.
3. Nombre maximal d'événements réservables par groupe : Il s'agit du nombre maximal de billets qu'un parent peut acheter, par exemple 2 ou 3.
4. Définissez la date de début de l'activité à une date ultérieure, par exemple la date du concert.
5. Définissez la date de fin de l'activité à la même date.
6. Définissez l'heure de démarrage par défaut de l'activité sur l'heure de début du concert.
7. Définissez l'heure de fin par défaut de l'activité sur l'heure de fin du concert.
8. Attribuez la responsabilité de la confirmation à la personne de votre choix pour effectuer les réservations.
9. Définissez la date d'ouverture des inscriptions à la date à laquelle vous souhaitez qu'elles s'ouvrent.
10. Fixez la date de clôture des inscriptions à la veille du concert.
11. Décochez « Utiliser les dates de blocage organisationnelles ? »
12. Ces événements ne peuvent pas être payés avec bons d'achat .
13. Envoyer des alertes de nouvelles réservations :  Si cette case est cochée, les membres du personnel ayant ce rôle seront avertis lorsqu'une nouvelle réservation de voyage est effectuée par un parent ou un élève.
14. Ajoutez les conditions générales que vous souhaitez.
15. Cliquez sur le bouton vert Enregistrer en bas à droite

Étape 4

Vous accéderez à l'écran d'informations du conteneur et devrez maintenant créer votre groupe. Pour ce faire, cliquez sur le bouton + Ajouter .

Étape 5

1. Nommer les billets de groupe pour le concert d'été 2025 par exemple
2. Saisissez une description
3. Mettez les billets à la disposition des personnes que vous souhaitez autoriser à les acheter, par exemple, toute l'école, certaines années/niveaux.
4. Définissez le sexe et le membre du personnel responsable selon vos souhaits
5. Indiquez « Autre » comme activité . Si vous souhaitez un type d'activité spécifique pour les billets ou les concerts, veuillez nous contacter via le formulaire de contact et nous l'ajouterons pour vous.
6. Laissez l'option « Ajouter au portail sportif » sur Non.
7. Définissez l' emplacement par défaut selon vos souhaits, qui peut être le hall principal, la salle de sport, etc.
8. Le code de groupe et le code de facturation sont généralement utilisés pour les rapports financiers et peuvent donc probablement rester vides.
9. Cliquez sur le bouton vert Enregistrer

Étape 6

Il nous faut maintenant ajouter les événements, ou dans ce cas-ci les numéros de siège. En clair, chaque siège individuel constituera un événement.

1. Cliquez sur Créer des événements
2. Cliquez sur le bouton + Ajouter.

   

3. Nommez l'événement, par exemple, Siège 1A .
4. Ajoutez les informations essentielles si nécessaire.
5. Ajoutez des informations supplémentaires si nécessaire
6. Définissez les options de réservation sur Individuelle.
7. Définir le nombre de places à 1
8. Cochez la case correspondant au groupe que vous venez de créer.
9. Pour l' emplacement , si vous avez défini l'emplacement du groupe, vous pouvez sélectionner « Utiliser l'emplacement par défaut du groupe » , spécifier un emplacement ou choisir un emplacement non spécifié.
10. Si vous faites payer les billets, changez le type d'événement en « Rassemblement » , bien que cela ne soit pas indispensable.
11. Pour le type de coût , si vous ne facturez pas les billets, laissez la valeur « gratuit » et passez à l’étape 12. Si vous facturez les billets, sélectionnez « Payant » . Quatre champs supplémentaires s’afficheront :
1. Prix ​​par séance : Saisissez le prix que vous souhaitez facturer par billet
2. Pourcentage à payer à la réservation/Acompte (%) : Ce pourcentage peut varier entre 0 % (les parents ne paient rien à la réservation et peuvent payer plus tard) et 100 % (les parents doivent payer la totalité du prix lors de la réservation du billet). Toutefois, si vous n’utilisez pas le module « Frais » SchoolsBuddy , vous devrez indiquer 0 %.
3. Taxes incluses : cochez cette case si le prix inclut les taxes
4. Mode de paiement : Si vous disposez du module Frais SchoolsBuddy , utilisez l’option Par défaut – Créer des frais. Si vous ne disposez pas du module Frais SchoolsBuddy , choisissez l’option À titre d’affichage uniquement.
12. Réglez la fréquence sur Une seule journée
13. La date de l'événement sera par défaut celle définie au niveau du conteneur.
14. Les heures de début et de fin seront par défaut celles définies au niveau du conteneur.
15. Vous n'avez rien à configurer ici.
16. Cliquez sur Créer une règle

Étape 7

Il faut maintenant procéder de la même manière pour chaque siège. Cependant, il existe un raccourci pour gagner du temps.

Cliquez sur le bouton bleu Copier situé à droite.

Une grande partie des informations sera déjà saisie.

Il vous suffit de modifier le titre (siège 1B, siège 1C, etc.) et de cocher l'option « Journée unique » pour la fréquence . Vous pouvez également ajuster le prix si celui-ci varie selon le siège.

Une fenêtre contextuelle semblable à celle ci-dessous apparaîtra. Cliquez sur le bouton vert « Oui, créer une règle quand même » .

Répétez ce processus pour les autres sièges, par exemple le siège 1C, le siège 1D, le siège 2A, le siège 2B, etc.

Étape 8

Une fois que tous les sièges (événements) ont été créés, vous êtes prêt à publier les événements pour les rendre visibles aux parents.

1. Cliquez sur le bouton Publier les événements .
2. Vous pouvez sélectionner tous les événements à publier ou sélectionner des événements individuels en cochant les cases correspondantes. Comme il s'agit de billets, vous souhaiterez probablement cliquer sur le bouton « Tout sélectionner ».
3. Cochez la case « Je confirme » .
4. Cliquez sur le bouton vert Publier .

Cliquez sur le bouton Publier dans la fenêtre contextuelle qui apparaît.

Les événements prendront quelques minutes à être générés, mais une fois qu'ils le seront, ils seront visibles par les parents qui pourront sélectionner l'événement et acheter/réserver le billet.

La vue parent ressemblera à ceci et permettra aux parents de sélectionner et de réserver des billets, jusqu'à concurrence de la valeur maximale que vous avez définie à l'étape 3.3.