Vente de billets pour des événements, des expositions et des spectacles en fonction du nombre de billets

SchoolsBuddy ne dispose pas actuellement d'un module de billetterie dédié, mais vous pouvez utiliser notre module de réservation instantanée pour vendre des billets pour les pièces de théâtre, récitals, expositions, spectacles et autres événements scolaires. Si vous souhaitez permettre aux parents de choisir le nombre de billets qu'ils souhaitent réserver simultanément, utilisez cet exemple. Vous trouverez également un exemple de vente de billets individuels par numéro de siège dans ce guide : Vente de billets pour les événements, expositions et spectacles par numéro de siège

Paramètres du conteneur

1. Dans le menu principal, sélectionnez Activités et clubs > Réservation et paiement instantanés (cela peut  être étiqueté différemment  exigible (selon les préférences de votre école) .
2. Cliquez sur « Ajouter » pour créer un conteneur.
3. Saisissez le titre et la description de votre conteneur. Dans cet exemple, nous utiliserons le même conteneur pour les événements de toute une année.
4. Définissez une période d'annulation et indiquez si les parents doivent être remboursés automatiquement. Ce paramètre s'appliquera à tous les événements organisés dans le même conteneur. Les annulations peuvent être configurées jusqu'à 4 jours avant l'événement.
5. Choisissez si vous souhaitez bloquer les chevauchements et le nombre maximal de billets réservables par groupe (événement). Dans cet exemple, il y aura plusieurs « événements » : 1 billet, 2 billets, 3 billets. Chaque événement correspond au nombre de billets souhaités par un parent et indique le prix à payer. Le groupe correspond à la représentation. Si vous choisissez de bloquer les chevauchements et de limiter à un seul événement la réservation par groupe, les parents ne pourront pas acheter de billets supplémentaires ultérieurement ; ils ne pourront choisir qu'un seul événement : 1 billet, 2 billets ou 3 billets. Si vous souhaitez autoriser les parents à acheter des billets supplémentaires ultérieurement, choisissez 0 pour le nombre maximal d'événements réservables par groupe et désactivez le blocage des chevauchements.
6. Saisissez les dates et heures de début et de fin des représentations. Dans cet exemple, les événements auront lieu au cours de l'année à venir. Les horaires par défaut seront définis, mais vous pourrez les modifier ultérieurement pour chaque événement lors de la planification.
7. Désignez les personnes habilitées à réserver les billets et responsables de leur confirmation . Incluez les étudiants si vous souhaitez proposer des événements gratuits qu'ils pourront réserver eux-mêmes.
8. Sélectionnez la période durant laquelle les parents ou les élèves peuvent s'inscrire /réserver des événements. Dans cet exemple, les inscriptions resteront ouvertes toute l'année. Il n'est pas nécessaire d'utiliser le bouton « Tout sélectionner », car il est impossible de réserver plusieurs options simultanément (les options sont : 1, 2 ou 3 billets, et les chevauchements de réservations sont évités).
9. Les événements auront également lieu pendant les périodes de vacances (par exemple, la foire d'été), il n'est donc pas nécessaire d'utiliser des dates bloquées par l'organisation .
   Ces événements ne peuvent pas être réglés avec des bons d'achat . Envoyer des alertes de nouvelle réservation :  Si cette case est cochée, les membres du personnel ayant ce rôle seront avertis lorsqu'une nouvelle réservation de voyage est effectuée par un parent ou un élève.
10. Indiquez les conditions générales nécessitant l'approbation explicite des parents. Par exemple, la date limite d'annulation de la réservation.
11. Cliquez sur Enregistrer .

Groupes

1. Cliquez sur Ajouter pour ajouter votre première performance/exposition.

2. Ajoutez le titre et la description de l'événement.
3. Dans la section « Disponible pour », indiquez qui peut réserver ce spectacle. S'il s'agit d'un spectacle destiné à une tranche d'âge spécifique, vous pouvez limiter la réservation par niveau, classe ou groupe d'activité. Dans cet exemple, il sera accessible à toute l'école. Saisissez d'autres détails, comme le nom de l'organisateur, le lieu, etc.
4. Cliquez sur Enregistrer .

Créer des événements (Options de billets)

1. Ensuite, accédez à l'onglet Créer des événements pour définir le calendrier et les options d'achat de votre groupe (événement).
2. Cliquez sur Ajouter nouveau

3. Veuillez indiquer le titre du spectacle et le nombre de billets correspondant à cette option. Vous pouvez également ajouter des informations essentielles et complémentaires . Les informations essentielles seront incluses dans l'e-mail envoyé aux parents une fois la réservation effectuée.
4. Sélectionnez l'option de réservation individuelle.
5. Indiquez le nombre de places disponibles. N'oubliez pas qu'il y aura des options pour 1, 2 ou 3 billets et qu'il doit y avoir suffisamment de places pour toutes ces options. Par exemple, pour cette représentation, il y a 70 places disponibles :

   20 x 1 billet = 20 places

   10 x 2 billets = 20 places

   10 x 3 billets = 30 places

   Vous pourrez modifier le nombre de places ultérieurement, au fur et à mesure que les parents effectueront leurs réservations et que vous devrez redistribuer les places restantes.

6. Choisissez la performance sous Créer pour les groupes.
7. Sélectionnez l' emplacement par défaut du groupe (sauf si vous souhaitez le modifier et en choisir un autre).
8. Rendez le type de coût de l'événement payant et définissez le prix en fonction du nombre de billets dans cette option (par exemple, 1 billet = 5 £, 2 billets = 10 £...).
9. Choisissez la fréquence « Une seule journée » et saisissez la date et l’heure de l’événement.
10. La période d'inscription globale est définie pour l'ensemble de l'année, mais si vous souhaitez définir une période d'inscription spécifique pour cette représentation uniquement, vous pouvez la paramétrer ici. Si vous laissez ces champs vides, l'événement sera disponible à la réservation dès l'ouverture de la période d'inscription globale et les réservations seront closes le jour de l'événement.
11. Cliquez sur Créer une règle.
12. Copiez cette règle d'événement pour créer la prochaine option de réservation : deux billets.

13. Modifiez le titre pour que cette option soit valable pour 2 billets.
14. Adaptez le nombre de places en fonction du nombre de billets que vous prévoyez de proposer :

    20 x 1 billet = 20 places

    10 x 2 billets = 20 places

    10 x 3 billets = 30 places

15. Fixez le prix par séance au prix de deux billets
16. Lorsque vous copiez la règle d'événement, la fréquence est par défaut rétablie à plusieurs jours ; modifiez-la pour la remettre à une seule date et vérifiez qu'elle est correcte.
17. Cliquez sur Créer une règle.
    Comme cette option est sélectionnée simultanément avec l'option « 1 ticket », un avertissement s'affichera. Cliquez sur « Oui, créer une règle quand même ».

18. Copiez à nouveau et créez la règle suivante pour 3 billets. Vous pouvez ajouter autant d'options de billets que vous le souhaitez, mais veillez à bien gérer les prix et les limites de places. Vous obtiendrez ensuite un résultat similaire à celui-ci :

19. Accédez à l'onglet Publier les événements et vérifiez votre configuration.
20. Vous devriez avoir 1 dans le nombre d'événements pour chaque règle.
21. Les prix et les limites de places devraient varier en fonction du nombre de billets dans chaque option.
22. Après avoir examiné les détails, décochez toutes les cases de la colonne Publier.
23. Cochez la case « Je confirme ».
24. Cliquez sur Publier .

Un message d'avertissement confirme que les événements seront visibles par les parents/élèves à partir des dates d'ouverture des inscriptions (de l'événement individuel ou de la date globale si vous n'en avez pas défini une individuelle).

Après publication

La publication des événements prend quelques minutes. Vous pourrez ensuite les consulter dans l'onglet « Événements/Réservations existants » (1) et gérer le nombre de places disponibles lors des réservations des parents en cliquant sur l'événement (2) et en modifiant les détails (3). Consultez ce guide pour plus d'informations : Comment modifier le nombre de places disponibles pendant ou après la publication des événements.

Vous pouvez également voir comment un parent visualise cela en consultant l'onglet Réservation manuelle/Aperçu . Consultez ce guide pour plus de détails : Vérification des événements à réservation et paiement instantanés 🎬