Prise de registre de présence (via l'onglet Réception)

Plusieurs membres du personnel peuvent effectuer la prise de présence via l'onglet « Accueil ». La prise de présence simultanée est possible pour faciliter l'organisation d'événements rassemblant un grand nombre de participants, et les mises à jour sont enregistrées en temps réel avec un horodatage.

1. Cliquez sur l'onglet Réception .
2. Cliquez sur l'onglet Registres / Événements (vous serez redirigé vers cet onglet par défaut si vous avez cliqué sur Réception depuis un autre onglet).
3. La période affichée correspond par défaut aux registres du jour. Vous pouvez la modifier en cliquant sur l'icône du calendrier ou changer de groupe, d'année, de type d'événement ou d'organisateur en cliquant sur « Filtrer ». Des filtres permettent d'afficher les présences commencées, terminées ou supprimées, ainsi que d'exclure les réunions parents-professeurs, les registres de transport ou les événements payants.

   

4. Cliquez sur une caisse pour la sélectionner. La caisse est l'affichage par défaut et s'ouvrira dans le panneau latéral.

   

5. Cochez la case à bascule située à côté du nom de l'élève pour enregistrer sa présence.
   • Présent
   • Absent - absence inattendue
   • Excusée - absence prévue
   • En retard - présent, mais il est à noter qu'ils étaient en retard
6. Cliquez sur le icône pour insérer des notes de présence.

   

7. Une fois l'appel effectué, si un étudiant a quitté la salle, cliquez sur « Mode Sortie » .

   

8. Vous pouvez ensuite consigner le départ de l'élève et avec qui.

   

Gestion des conflits d'effectifs lorsque plusieurs membres du personnel effectuent l'appel / Horodatage en direct du dernier appel / Notification au personnel et aux parents des absents

• L'enregistrement se fait en temps réel, permettant ainsi à plusieurs membres du personnel de tenir l'appel simultanément. Par exemple, lors de l'appel simultané de deux personnes, si l'un d'eux signale un élève avec un statut contradictoire, un bouton « Résoudre le statut de présence » apparaît ; l'autre membre du personnel peut alors cliquer dessus pour confirmer ou annuler les modifications.

  

  

• La date et l'heure de la dernière mise à jour du registre sont affichées en haut de l'écran.
• En cas d'absence d'un élève, vous pouvez en informer les parents et/ou les membres du personnel. Le membre du personnel disposant du rôle « Alerte absence » recevra une alerte par courriel en cliquant sur « Avertir le personnel de l'absence » . Tous les parents/tuteurs associés à l'élève recevront une notification par courriel en cliquant sur « Avertir les parents de l'absence » . Si vous ne cliquez pas sur ces boutons, aucune notification ne sera envoyée, mais le registre sera enregistré avec le statut indiqué. Le bouton « Avertir les parents de l'absence » est affiché par défaut. Si vous souhaitez le masquer, veuillez contacter SchoolsBuddy pour le désactiver.

  

Indicateurs de l'état des registres

Lorsque le registre s'enregistre automatiquement, une coche apparaîtra à côté de l'événement, mais vous devrez peut-être cliquer sur Actualiser ( ) pour que le registre puisse le voir. Un exemple de ceci est présenté dans l'image ci-dessous.

• Une coche verte ( ) indique que le registre est complet, que TOUS les étudiants ont été sélectionnés parmi les options proposées.
• Une coche jaune ( ) indique qu'au moins un étudiant n'a pas coché l'une des options.
• Une coche rouge ( ) indique que le registre est complet ET que les parents ont été informés des absences.
• S'il n'y a pas de coche, c'est soit qu'aucun étudiant n'est inscrit à l'événement, soit que personne ne s'est encore inscrit.

Différentes options pour consulter les registres / Informations récupérables lors de la prise de présence

• Vue détaillée : par défaut, l’année et la classe de l’élève sont affichées ; vous pouvez également choisir d’afficher la date de naissance en activant l’option correspondante.

  

• Aperçu rapide : affiche par défaut uniquement la classe des élèves

  

• Sélectionnez l'année : Si vous avez des groupes d'âge différents dans le même registre, mais que vous souhaitez uniquement voir la 10e année, vous pouvez cocher le ou les groupes d'âge souhaités.

  

• Notes de consentement : Si un parent a rédigé des notes de consentement supplémentaires au moment d'accepter une invitation, elles apparaîtront sous le nom de l'élève.

  

• Notes de présence : Si des notes ont été ajoutées lors de l’enregistrement des présences, elles apparaîtront sous le nom de l’élève et dans le fichier CSV téléchargé.

  

• Événements précédents/suivants : Si un élève participe à d’autres événements avant ou après l’événement actuel, ceux-ci apparaîtront sous son nom.

  

• La section « Détails » contient des informations sur l'événement. Vous pouvez la modifier, la supprimer ou l'annuler à partir de cette section.

  

• La section « Tuteurs » contient les coordonnées des parents/tuteurs pour un accès rapide, y compris les numéros de téléphone permettant un accès rapide.

  

• La fonction Envoyer des communications peut être utilisée pour envoyer des messages lors de l'annulation d'un événement, ou pour envoyer un message au groupe par e-mail ou SMS.

  

• L'outil « Dossier médical » permet d'accéder rapidement aux informations médicales (recueillies via un formulaire personnalisé ou depuis votre système d'information de gestion scolaire ; veuillez contacter SchoolsBuddy pour plus de détails). Si vous n'utilisez pas de système d'information de gestion scolaire, les administrateurs peuvent les mettre à jour manuellement sur le compte de l'élève.

  

• Les données étiquetées affichent les informations recueillies à partir de formulaires personnalisés. Si vous souhaitez recueillir des informations supplémentaires utiles au personnel, veuillez contacter SchoolsBuddy pour configurer cette fonctionnalité.
• Certains établissements scolaires peuvent accorder aux administrateurs l'accès au bouton « Ajouter » . Ce bouton permet d'inscrire des élèves gratuitement.