Cet article explique comment créer un compte de paiement Instant Book pour les clubs périscolaires, y compris les activités extrascolaires (CCA, ECA et ASA) .
Partie 1 : Création du conteneur
- Cliquez sur l'onglet Activités et clubs sur la page d'accueil
- Sélectionnez le module Réservation et paiement instantanés (cliquez sur les trois barres dans le coin supérieur gauche pour afficher les menus).
- Cliquez sur l'onglet +Ajouter pour créer un nouveau conteneur et renseignez les informations correctes pour le programme.
- Inscription : Titre du programme d’activités
- Description : Description du programme
- Autoriser l'annulation des réservations : désactivez cette option pour un programme d'activités périscolaires. (Cette fonctionnalité est uniquement valable pour les événements d'une journée et ne s'applique pas aux activités hebdomadaires ; dans ce cas, les parents devront vous contacter pour annuler la réservation.)
- Gestion des conflits d'horaires : Activez cette option si la réservation n'est pas autorisée pour les étudiants ayant déjà des événements avec une date/heure concomitante dans leur agenda.
- Nombre maximal d'événements réservables par groupe : laissez cette valeur à 0 s'il n'y a pas de limite au nombre d'événements qu'ils peuvent réserver.
- Dates de début/fin des activités : Indiquez les dates entre lesquelles vous souhaitez que les activités se déroulent, dans ce cas pour toute la durée du semestre.
- Heure de début/fin par défaut des activités : Heure de début et de fin par défaut des activités. (Vous pouvez définir une heure différente pour chaque activité ultérieurement ; il ne s’agit ici que d’une valeur par défaut).
- Responsabilité de la confirmation : Sélectionnez le type d’utilisateur autorisé à effectuer des réservations en fonction des préférences de votre établissement scolaire.
- Inscriptions ouvertes/fermées : définissez la période d’ouverture pendant laquelle les parents peuvent effectuer des réservations. Cette période peut correspondre à tout le trimestre si vous autorisez les élèves à rejoindre les activités à tout moment.
- Afficher le bouton « Tout sélectionner » : Ce bouton permet aux parents et aux élèves de sélectionner toutes les activités en une seule fois. Veuillez désactiver cette option, sauf si vos activités ne sont pas hebdomadaires et que les parents peuvent réserver toutes les activités simultanément.
- Utiliser les dates de blocage de l'organisation ? : Cette option est activée par défaut, le système ignore donc les dates de blocage définies au niveau de l'organisation. Désactivez-la uniquement si vous organisez des activités pendant les périodes scolaires ou les jours fériés.
- Accepter les paiements par chèques CESU : Cette option concerne uniquement les écoles du Royaume-Uni. Ne la sélectionnez que si vous acceptez les chèques CESU. Si vous la sélectionnez, vous pourrez limiter les groupes autorisés à payer par chèques CESU (veuillez consulter cet article sur la restriction d’utilisation des chèques CESU ).
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Alertes de réservation : cette option est désactivée par défaut. Activez-la uniquement si vous souhaitez recevoir un e-mail pour chaque réservation effectuée par les parents.
- Conditions générales : Vous pouvez saisir toutes les conditions générales qui s'appliquent à toutes les activités.
- Informations complémentaires sur les CGV (URL) : Si les conditions générales de votre établissement scolaire sont hébergées sur un site web, par exemple, vous pouvez ajouter le lien ici.
- Formulaire de données de réservation : Nous pouvons créer un formulaire pour vous permettre de recueillir toute autre information dont vous avez besoin concernant l’étudiant au moment de la réservation.
- Une fois les informations correctes saisies, sélectionnez l'onglet vert « Enregistrer » .
Partie 2 : Création de groupes
Une fois le conteneur créé, cliquez sur Gérer pour y accéder.
- Dans l'onglet Groupes, cliquez sur le bouton bleu « + Ajouter » en haut à droite.
- Cliquez sur « +Ajouter » à droite et renseignez les informations nécessaires pour l'activité.
- Titre : Titre d'une activité/d'un groupe.
- Description : Une brève description du groupe.
- Accessible à/Prérequis/Non accessible : Cliquez sur chaque option ; une fenêtre contextuelle s’affichera à l’écran. Celle-ci déterminera qui peut s’inscrire à cette activité.
a. Accessible à : Ceci définit les années/groupes/classes admissibles à cette activité.
b. Prérequis : Cela restreint encore davantage la disponibilité (plus souvent utilisé pour les équipes sportives, par exemple, la natation avancée sera un prérequis pour la natation de base).
c. Indisponible pour : Si vous souhaitez empêcher les étudiants de participer à la même activité que le trimestre dernier, vous pouvez définir le groupe du trimestre dernier comme indisponible (plus souvent utilisé pour les activités très populaires). - Utilisez la liste déroulante et la barre de recherche pour rechercher les années/groupes/classes.
- Une fois l'année/le groupe/la classe corrects trouvés, sélectionnez « Ajouter ».
- Continuer
- Genre : Veuillez sélectionner le genre admissible pour cette activité.
- Responsable du groupe : Quel membre du personnel sera l'organisateur du groupe ?
- Activité : Sélectionnez le type d’activité correspondant. Cette information figure uniquement dans les rapports et n’a aucune incidence sur l’inscription. Pour toute demande de personnalisation, veuillez nous contacter via le formulaire « Soumettre une demande » .
- Emplacement par défaut : emplacement de l’activité.
- Code de groupe/de facturation (facultatif) : Indiquez le code correspondant à l’activité.
- Une fois les informations correctes saisies, sélectionnez l'onglet vert « Enregistrer » .
Partie 3 : Création d'événements
- Une fois les groupes créés, rendez-vous dans l'onglet « Créer des événements » du menu de gauche.
- Cliquez sur +Ajouter pour créer de nouveaux événements et remplissez les informations suivantes.
- Titre : Donnez un titre à l’événement, par exemple « ECA » ou « Activité périscolaire ». Il n’est pas nécessaire de répéter le nom de l’activité.
- Informations importantes : Toutes les informations essentielles concernant cet événement seront affichées dans le carnet des parents le jour de l’événement.
- Informations complémentaires : Toute information supplémentaire concernant l'événement.
- Options de réservation : Veuillez sélectionner soigneusement l’option appropriée. Pour les ECA/CCA/ASA, il s’agit généralement de réservations groupées .
- Individuel : Chaque événement hebdomadaire doit être réservé séparément. Les étudiants peuvent choisir les jours précis auxquels ils souhaitent participer et ne sont pas tenus de s’inscrire chaque semaine.
- Réservations groupées : Tous les événements hebdomadaires sont regroupés en un seul bloc. Les étudiants réservent l’ intégralité du cycle en une seule réservation.
- Autoriser l'inscription en cours de série : activez cette option si vous permettez aux étudiants de rejoindre l'activité après la première semaine. Nous vous recommandons de la laisser activée, car elle permet aux nouveaux étudiants comme aux étudiants déjà inscrits de rejoindre la série et de s'inscrire à tout moment, tant que la période d'inscription est ouverte.
- Nombre de places : Nombre maximum de places pour cette activité.
- Créer pour les groupes : Sélectionnez le groupe pour lequel vous créez un événement.
- Emplacement : Il peut s’agir de l’emplacement par défaut défini lors de la phase 2, ou d’un emplacement spécifié différemment.
- Type d'événement : Sélectionnez le type d'événement (dans cet exemple, il s'agira des clubs périscolaires).
- Type de coût : Veuillez sélectionner avec soin, car vous ne pourrez plus le modifier après publication.
- Gratuit
- Par session : Choisissez cette option si vous facturez les étudiants au prorata , en fonction de la date à laquelle ils rejoignent l’activité.
Prix total : Choisissez cette option si vous facturez aux étudiants un forfait , quelle que soit la date à laquelle ils rejoignent l’activité.
- Toujours facturer le prix plein : laisser cette case décochée
- Prix par session (applicable uniquement si sélectionné à l'étape 12) : Saisissez le prix par session/événement, et non le prix par trimestre.
Remarque : si vous avez sélectionné « Par session » à l'étape 12, le système facturera les étudiants au prorata s'ils rejoignent l'activité en cours de série. - Pourcentage à payer à la réservation/Acompte (%) : Indiquez le pourcentage à payer lors de la réservation. (Laissez 100 % si vous exigez un paiement anticipé ; 0 % si les parents ne paient pas au moment de la réservation).
- Taxes incluses : cochez cette case si le prix inclut les taxes. Ce champ apparaît uniquement dans les rapports.
- Mode de paiement : sélectionnez « Par défaut - Créer des frais (et autoriser les paiements en ligne le cas échéant) »
- Fréquence : Sélectionnez « Plusieurs jours » si cette activité se répète chaque semaine pendant une période donnée ; ou si elle se répète plusieurs jours par semaine.
- Dates de début et de fin de l'activité : Période de dates pour cette activité.
- Jours de la semaine : Sélectionnez le ou les jours de la semaine où cette activité a lieu.
- Heure de début/Heure de fin : L’heure de la journée à laquelle cette activité a lieu.
- Inscription ouverte/fermée à l'avance : définissez des heures d'ouverture et de fermeture d'inscription spécifiques pour cet événement (laisser vide pour utiliser les dates d'ouverture et de fermeture du conteneur).
- Une fois les informations correctes saisies, cliquez sur l'onglet Créer une règle .
Partie 4 : Événements liés à l'édition
Avant la publication des événements, les parents ne peuvent pas effectuer de réservations et les enseignants ne peuvent pas consulter les listes dans leur agenda.
- Pour publier les événements, sélectionnez l'onglet Publier les événements .
- Une fois cette option sélectionnée, un récapitulatif des événements créés lors de la phase 3 s'affichera. Activez les événements que vous souhaitez publier ou utilisez l'option « Tout sélectionner » pour tous les activer simultanément.
- Cochez la case « Je confirme ».
- Cliquez sur l'onglet Publier .
Une fois les événements publiés et les inscriptions ouvertes, les parents et les élèves pourront s'inscrire.