La création d'un conteneur est la première étape de la configuration de votre programme sur SchoolsBuddy . Ce conteneur sert de cadre à votre période d'inscription, regroupant tous les groupes d'activités connexes sous un ensemble unique de règles et d'échéanciers.
Dans cet article, nous vous guiderons tout au long du processus de création d'un conteneur, y compris les paramètres clés tels que les dates d'activité, les fenêtres d'inscription et les options de sélection — tout ce dont vous avez besoin pour démarrer avec une inscription instantanée aux livres.
Pour créer un nouveau conteneur Instant Book, suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur l'onglet Activités et clubs sur la page d'accueil
- Sélectionnez le module Réservation et paiement instantanés (cliquez sur les trois barres dans le coin supérieur gauche pour afficher les menus).
- Cliquez sur l'onglet +Ajouter pour créer un nouveau conteneur et renseignez les informations correctes pour le programme.
- Inscription : Titre du programme d’activités
- Description : Description du programme
- Autoriser l'annulation des réservations : désactivez cette option pour un programme d'activités périscolaires. (Cette fonctionnalité est uniquement valable pour les événements d'une journée et ne s'applique pas aux activités hebdomadaires ; dans ce cas, les parents devront vous contacter pour annuler la réservation.)
- Gestion des conflits d'horaires : Activez cette option si la réservation n'est pas autorisée pour les étudiants ayant déjà des événements avec une date/heure concomitante dans leur agenda.
- Nombre maximal d'événements réservables par groupe : laissez cette valeur à 0 s'il n'y a pas de limite au nombre d'événements qu'ils peuvent réserver.
- Dates de début/fin des activités : Indiquez les dates entre lesquelles vous souhaitez que les activités se déroulent, dans ce cas pour toute la durée du semestre.
- Heure de début/fin par défaut des activités : Heure de début et de fin par défaut des activités. (Vous pouvez définir une heure différente pour chaque activité ultérieurement ; il ne s’agit ici que d’une valeur par défaut).
- Responsabilité de la confirmation : Sélectionnez le type d’utilisateur autorisé à effectuer des réservations en fonction des préférences de votre établissement scolaire.
- Inscriptions ouvertes/fermées : définissez la période d’ouverture pendant laquelle les parents peuvent effectuer des réservations. Cette période peut correspondre à tout le trimestre si vous autorisez les élèves à rejoindre les activités à tout moment.
- Afficher le bouton « Tout sélectionner » : ce bouton permet aux parents et aux élèves de sélectionner toutes les activités en une seule fois. Veuillez désactiver cette option, sauf si vos activités ne sont pas hebdomadaires et que les parents peuvent réserver toutes les activités simultanément.
- Utiliser les dates de blocage de l'organisation ? : Cette option est activée par défaut, le système ignore donc les dates de blocage définies au niveau de l'organisation. Désactivez-la uniquement si vous organisez des activités pendant les périodes scolaires ou les jours fériés.
- Accepter les paiements par chèques CESU : Cette option concerne uniquement les écoles du Royaume-Uni. Ne la sélectionnez que si vous acceptez les chèques CESU. Si vous la sélectionnez, vous pourrez limiter les groupes autorisés à payer par chèques CESU (veuillez consulter cet article sur la restriction d’utilisation des chèques CESU ).
- Alertes de réservation : cette option est désactivée par défaut. Activez-la uniquement si vous souhaitez recevoir un e-mail pour chaque réservation effectuée par les parents.
- Conditions générales : Vous pouvez saisir toutes les conditions générales qui s'appliquent à toutes les activités.
- Informations complémentaires sur les CGV (URL) : Si les conditions générales de votre établissement scolaire sont hébergées sur un site web, par exemple, vous pouvez ajouter le lien ici.
- Formulaire de données de réservation : Nous pouvons créer un formulaire pour vous permettre de recueillir toute autre information dont vous avez besoin concernant l’étudiant au moment de la réservation.
- Une fois les informations correctes saisies, sélectionnez l'onglet vert « Enregistrer » .