Réservation instantanée - Exemple 3 : Créer une prise en charge globale

Cet article vous guide à travers le processus de création d'une inscription Instant Book , en utilisant comme exemple la prise en charge globale (par exemple, le club de petit-déjeuner ou la garderie après l'école).

Cette option est idéale si vous souhaitez présenter les différentes options de réservation et permettre aux parents de choisir eux-mêmes les événements.

Le processus d'installation se compose de quatre parties. Utilisez l' index situé à droite pour accéder rapidement à la section dont vous avez besoin.

• Partie 1 : Préparer un conteneur
  Créez un conteneur pour votre programme de soins complets. C'est ici que vous définissez les paramètres généraux du programme.

• Partie 2 : Créer des groupes
  Ajoutez des groupes à l'intérieur du conteneur pour chaque service (par exemple, Club du petit-déjeuner, Club périscolaire).
  C’est ici que vous contrôlez qui peut consulter et réserver chaque option en appliquant des filtres tels que l’année, le niveau scolaire ou d’autres catégories de groupe.

• Partie 3 : Créer des événements
  Configurez les séances réservables au sein de chaque groupe. Vous définissez ici le prix, les dates, les horaires et le nombre de places disponibles. Deux modes de réservation sont proposés :

  • Séances individuelles sans rendez-vous – Les parents peuvent réserver des dates individuelles selon leurs besoins.
  • Réservations groupées – Les parents réservent plusieurs séances (par exemple, tous les lundis) avec une seule réservation.

• Partie 4 : Publier les événements
  Diffusez les événements en direct afin qu'ils soient visibles et que les parents puissent les réserver.

Partie 1 : Création de conteneurs

1. Cliquez sur l'onglet Administration des activités, des clubs et des réservations sur la page d'accueil.
2. Cliquez sur le type de conteneur Réservation et paiement instantanés
3. Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau conteneur
   

Remplissez les informations de base pour la prise en charge globale (veuillez cliquer sur les images sous les instructions pour les agrandir).

1. Inscription : par exemple, Garde périscolaire du trimestre de printemps – Nous recommandons de mettre en place un conteneur chaque trimestre.
2. Description : Toute information pertinente pour toutes les sessions
3. Autoriser l'annulation des réservations/l'ajustement automatique des paiements : Indiquez le nombre de jours/heures avant le début de l'événement pendant lesquels les parents peuvent annuler leur réservation et ajoutez l'option d'ajustement automatique des paiements, le cas échéant.
4. Gestion des conflits d'horaires : Si cette option est activée, la réservation ne pourra pas être finalisée si l'élève est déjà inscrit à un autre événement au même moment. Si elle n'est pas activée, un message à l'écran indiquera le conflit d'horaires, mais la réservation pourra tout de même être effectuée.
5. Nombre maximal d'événements réservables par groupe : laissez cette valeur à 0 sauf s'il existe une limite au nombre de séances que chaque étudiant peut réserver.
6. Dates et heures de début/fin des activités : Indiquez les dates auxquelles vous souhaitez que les activités aient lieu, ici pour un trimestre. Vous pouvez réutiliser ce conteneur pour ajouter des clubs au fil de l’année. Les horaires ne sont pas importants pour le moment, car ils peuvent être définis ultérieurement pour chaque activité.
7. Responsabilité de la confirmation : cette personne effectuera la réservation. Laissez l’option « Parents seulement » en vert, ou sélectionnez « Élèves », « Parents » ou « Élèves seulement » selon les préférences de votre établissement.
8. Ouverture des inscriptions : Date d’ouverture des inscriptions (date à laquelle les parents peuvent commencer à réserver)
   Clôture des inscriptions : Date à laquelle les inscriptions se terminent (par exemple, si vous créez le conteneur pour le trimestre/l’année, quel est le dernier jour où les parents peuvent inscrire les parents aux séances du club de petit-déjeuner ?)
9. Afficher le bouton « Tout sélectionner » : Ce bouton permet au parent/à l’élève de sélectionner tous les événements en une seule fois.
10. Utiliser les dates de blocage de l'organisation ? : Cette option est activée par défaut et utilisera les dates de blocage définies au niveau de l'organisation. Ne les utilisez pas si vous souhaitez organiser des activités pendant les vacances scolaires, par exemple.
11. Accepter les paiements par chèques CESU : cette option est réservée aux écoles et clubs du Royaume-Uni. Ne la sélectionnez que si les chèques CESU sont acceptés pour ces activités. Si vous choisissez cette option, vous pourrez limiter les groupes autorisés à payer par chèques CESU (veuillez consulter cet article sur la restriction d'utilisation des chèques CESU ).
12. Conditions générales : Vous pouvez saisir toutes les conditions générales applicables à l'ensemble des soins complets.
13. Informations complémentaires sur les CGU (URL) : Si les CGU de votre école sont par exemple au format PDF, vous pouvez ajouter un lien vers ce fichier ici.
14. Formulaire de données de réservation : Nous pouvons créer un formulaire pour vous permettre de recueillir toute autre information dont vous avez besoin concernant l’étudiant au moment de la réservation.

15. Créneau horaire de transport : Si vous disposez du module de transport et souhaitez recueillir des informations sur le bus emprunté par un élève, vous pouvez ajouter un formulaire ici.

    

    

    Une fois les informations correctes saisies, cliquez sur le bouton vert « Enregistrer » en bas à droite de l’écran.

Partie 2 : Création de groupes

Dans le menu de gauche, cliquez sur l'onglet Groupes , puis sur le bouton bleu + Ajouter en haut à droite.

Veuillez renseigner les informations correctes concernant le Club.

1. Titre : Nom du groupe (visible par les parents/élèves), par exemple « Club du petit-déjeuner » ou « Club périscolaire ».
2. Description : Description du groupe (Les parents/élèves verront ceci)
3. Accessible à : Une fois cette option sélectionnée, une fenêtre contextuelle s’affichera pour vous permettre de choisir les personnes autorisées à s’inscrire au Club du petit-déjeuner. Utilisez le menu déroulant et la barre de recherche pour sélectionner l’année, le groupe ou la classe concernée. Une fois l’option choisie, cliquez sur « Ajouter », puis sur le bouton vert « Continuer » .
   La disponibilité peut être filtrée par n'importe quel groupe du système. Par exemple, si vous souhaitez que seuls les enfants du personnel puissent s'inscrire, vous pouvez créer un groupe personnalisé et y ajouter ces élèves. Seuls les parents ou les élèves de ce groupe pourront réserver. Cliquez ici pour savoir comment créer un groupe personnalisé .
4. Genre : Genre du groupe
5. Responsable du groupe : Quel membre du personnel sera l'organisateur du groupe ?
6. Activité : Cette activité ne sera pas visible pour la personne ayant effectué la réservation et peut donc être définie comme « Autre ».
7. Inclure dans le portail sportif : Non
8. Emplacement par défaut : Emplacement du Breakfast Club

9. Code de groupe/Code de facturation : Si vous avez un code pour chaque activité
   
   Une fois les informations correctes saisies, cliquez sur le bouton vert « Enregistrer ».

   

Partie 3 : Créer des événements

Le groupe étant maintenant créé, il apparaîtra dans l'onglet Groupes du conteneur.

Il faut maintenant créer des événements pour le groupe. Pour ce faire, cliquez sur « Créer des événements » dans le menu de gauche, puis sur le bouton bleu « + Ajouter » .

Remplissez les champs d'information suivants comme suit :

1. Titre : Le nom de l'événement (ex. Session)
2. Informations vitales : toute information vitale concernant le Club
3. Informations complémentaires : toute information supplémentaire concernant le Club
4. Options de réservation : Veuillez choisir avec soin
   • Individuel : Chaque activité hebdomadaire doit être réservée séparément ; les élèves peuvent ainsi choisir les jours auxquels ils participent et ne sont pas obligés de s’inscrire à l’activité chaque semaine. Cet article utilise la réservation individuelle comme exemple.
   • Réservations groupées : Les activités de chaque semaine sont regroupées en un seul bloc ; les élèves réservent ainsi l’intégralité de l’activité en une seule réservation. Plus d’informations sur les réservations groupées sont disponibles en bas de cette page.
5. Nombre de places : nombre maximum de places pour le Club
6. Créer pour les groupes : sélectionnez le groupe nouvellement créé
7. Emplacement : il peut s’agir de l’emplacement par défaut défini ci-dessus ou d’un emplacement spécifié dans la barre déroulante.
8. Type d'événement : Club périscolaire
9. Type de coût : Sélectionnez gratuit ou payant
10. Prix ​​par séance : Le prix par séance (par exemple, 10 £ par séance de club périscolaire)
11. Pourcentage à payer à la réservation/Acompte (%) : Indiquez le pourcentage à payer lors de la réservation. Veuillez saisir 100 si le paiement intégral est requis à l’avance ; saisissez 0 si aucun paiement anticipé n’est requis.
12. Taxes incluses : cochez la case si nécessaire
13. Mode de paiement : Par défaut - Créer des frais
14. Fréquence : Pour cet exemple de sessions d'un trimestre, il s'agira de plusieurs jours.
15. Date de début/fin des activités : Première date et Dernière date du club
    
16. Jours de la semaine : sélectionnez les jours de la semaine
17. Heure de début/fin : Heure de début et de fin du club
18. L'inscription à l'avance est facultative. Laissez ce champ vide pour utiliser la date et l'heure définies au niveau du conteneur.
19. Cliquez sur Créer une règle
    
    

Partie 4 : Publier les événements

Les événements étant créés, il faut les publier pour qu'ils soient visibles par les utilisateurs. Veuillez vous rendre dans l'onglet « Publier les événements » . Un récapitulatif des événements prêts à être créés s'affichera. Vérifiez alors que toutes les informations sont correctes et que le nombre d'événements indiqué dans la dernière colonne correspond à vos attentes.

1. Sélectionnez les événements que vous souhaitez publier une fois que vous avez vérifié que le nombre d'événements est correct.
2. Cochez la case « Je confirme ».
3. Cliquez sur Publier

Une fois les événements publiés et les inscriptions ouvertes, les parents/élèves pourront réserver les événements.

Partie 3 prolongée - Réservations groupées

Si vous avez sélectionné Réservation groupée comme option de réservation,

Vous avez deux options supplémentaires :

1. Autoriser l'inscription en cours de série : Cochez la case si vous autorisez les étudiants à effectuer des réservations en milieu de semestre.
   
2. Toujours facturer le prix plein : se trouve juste en dessous du type de coût
   Si un étudiant s'inscrit en cours de semestre, le système ne lui facturera que les séances restantes pour lesquelles il s'est inscrit. Si vous souhaitez facturer les étudiants pour le semestre entier, veuillez cocher cette case.
   
   

Veuillez noter que si vous modifiez le lieu d'un groupe après la création des événements, cela ne modifiera pas le lieu de ces événements. Cette étape doit également être effectuée manuellement, mais le lieu peut être modifié en bloc pour tous les événements futurs en une seule fois.

Veuillez consulter la section « Modification » de cet article pour plus d’informations sur la procédure à suivre : Réservation instantanée – Afficher les événements/réservations