Réservation instantanée - Exemple 2 : Créer une sortie scolaire

Cet article vous guidera tout au long du processus de création d'une inscription de réservation et de paiement instantanés, à travers un exemple pour un voyage scolaire .

Partie 1 : Création du conteneur

1. Sélectionnez l'onglet Administration des activités et des clubs (cet onglet peut porter un nom différent selon les préférences de votre école).
2. Sélectionnez « Voyages scolaires » dans ce cas (si votre établissement ne propose pas cette option, la réservation et le paiement instantanés offrent les mêmes fonctionnalités. Si vous souhaitez l'option « Voyages scolaires » , veuillez nous contacter via le formulaire de demande ).
3. Cliquez sur Ajouter en haut à droite pour ajouter un nouveau conteneur
   
4. Complétez les détails du conteneur
   
   • Titre de l'inscription : Ajoutez le titre, par exemple : Voyages scolaires 2024/25.
   • Description : Ajouter les informations relatives à l'inscription aux sorties scolaires.
   • Autoriser l'annulation des réservations / Bloquer les conflits de réservation : Configurer conformément au protocole de votre établissement.
   • Nombre maximal d'événements réservables par groupe : laissez cette valeur à 0, car les groupes seront organisés par année et il peut y avoir plusieurs voyages par an.
   • Dates et heures de début/fin des activités : Indiquez les dates auxquelles vous souhaitez que les activités aient lieu, ici pour toute l’année scolaire. Vous pouvez réutiliser ce formulaire pour ajouter des sorties au fur et à mesure de l’année. Les horaires ne sont pas importants pour le moment, car ils peuvent être définis ultérieurement pour chaque activité.
   • Responsabilité de la confirmation : Sélectionnez « Parents seulement », « Élèves ou parents » ou « Élèves seulement » selon les préférences de votre école.
   • Ouverture des inscriptions : Date et heure d’ouverture des inscriptions (date à laquelle les parents pourront commencer à réserver)
     Clôture des inscriptions : Date et heure de clôture des inscriptions (par exemple, si vous créez le conteneur pour le trimestre/l’année, quel est le dernier jour où les parents peuvent s’inscrire à vos voyages ?).
   • Afficher le bouton « Tout sélectionner » : Laissez cette option décochée dans la plupart des cas.
     L'activation de cette fonction permet aux parents/élèves de sélectionner tous les voyages en une seule fois , ce qui est rarement nécessaire.
   • Utiliser les dates de blocage de l'organisation ? : Cette option est activée par défaut et utilisera les dates de blocage définies au niveau de l'organisation. Ne les utilisez pas si vos voyages ont lieu pendant les vacances, par exemple.
   • Accepter les paiements par chèques CESU : cette option est réservée aux écoles du Royaume-Uni. Ne la sélectionnez que si les chèques CESU sont acceptés pour toutes les sorties scolaires. Si vous choisissez cette option, vous pourrez limiter les groupes autorisés à payer par chèques CESU (veuillez consulter cet article sur la restriction de l’utilisation des chèques CESU ).
   • Envoyer des alertes de nouvelles réservations : si cette case est cochée, les membres du personnel ayant le rôle d’alerte de réservation seront avertis lorsqu’une nouvelle réservation de voyage est effectuée par un parent ou un élève.
   • Conditions générales : Vous pouvez saisir les conditions générales applicables à tous les voyages. Les conditions générales spécifiques à chaque voyage seront saisies ultérieurement.
   • Informations complémentaires sur les CGV (URL) : Si les conditions générales de votre établissement scolaire sont disponibles dans un fichier PDF ou sur un site web, vous pouvez ajouter un lien vers celui-ci ici.
   • Formulaire de données de réservation : Nous pouvons créer un formulaire pour vous permettre de recueillir toute autre information dont vous avez besoin concernant l’étudiant au moment de la réservation.
5. Une fois les informations correctes saisies, cliquez sur le bouton vert « Enregistrer » en bas à droite de l’écran.
   

Partie 2 : Créer les groupes

1. Une fois enregistré, le conteneur sera créé et vous serez redirigé vers la section Groupes où vous pourrez ajouter des groupes à votre conteneur. Pour créer des groupes, cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite.
   
2. Veuillez compléter les informations relatives au groupe. La plupart des voyages étant proposés à un niveau scolaire spécifique, nous vous recommandons de créer les groupes soit par niveau scolaire , soit par nom de voyage , selon ce qui est le plus simple pour votre établissement.

   • Si votre école organise des sorties de manière régulière (par exemple, les élèves de CP et de CE1 partent toujours ensemble), il est plus simple de nommer le groupe par niveau scolaire, par exemple Sorties CP et CE1.

   • Si les combinaisons varient (par exemple, parfois année 1 et 2, d'autres fois année 1, 2 et 3), il est préférable de nommer le groupe par nom de voyage, par exemple Voyage au musée de l'espace.

     • Titre : Ajoutez le titre, par exemple : Voyages scolaires de 1re et 2e année
     • Description : Ajouter une description si nécessaire
     • Accessible à / Prérequis / Non accessible : Une fenêtre contextuelle s’affichera à l’écran, indiquant qui peut s’inscrire. Utilisez le menu déroulant et la barre de recherche pour sélectionner l’année/le niveau ou le groupe autorisé. Sélectionnez l’année/le niveau ou le groupe, puis cliquez sur « Ajouter et continuer » pour confirmer.
     • Genre : Veuillez sélectionner le genre du groupe.
     • Responsable du groupe : Désignez un membre du personnel qui organisera le groupe.
     • Activité : Cette information ne sera pas visible par la personne ayant effectué la réservation, mais peut être utilisée à des fins de reporting. Veuillez sélectionner un type d’activité. Si le type souhaité n’est pas disponible, veuillez contacter SchoolsBuddy .
     • Emplacement par défaut : sélectionnez un emplacement. Vous pouvez l’utiliser comme point de rencontre, par exemple pour la réception.
     • Code de groupe / Code de facturation : Utilisez ces codes si votre établissement scolaire utilise des codes spécifiques pour le rapprochement bancaire.
3. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer pour créer le groupe.
   

Partie 3 : Créer les événements.

1. Une fois tous les groupes ajoutés, accédez à Créer des événements.
2. Cliquez sur « +Ajouter » en haut à droite.
   
3. Complétez les détails des événements du voyage.
   • Titre : Ajoutez le titre approprié à votre voyage
   • Informations essentielles : Veuillez ajouter les informations essentielles concernant le voyage. Notez que les informations essentielles et les informations complémentaires sont visibles par les parents lors de la réservation.
   • Informations complémentaires : Toute information supplémentaire concernant le voyage
   • Options de réservation :
     • Réservation individuelle : Choisissez cette option pour une excursion d’une journée .

     • Réservation groupée : choisissez cette option pour un voyage de plusieurs jours .

   • Nombre de places : Indiquez le nombre maximal de places, le cas échéant.
   • Créer pour un groupe : Sélectionnez le groupe pour lequel vous souhaitez créer l’événement.
   • Emplacement : Sélectionnez « Utiliser l’emplacement par défaut du groupe » si vous souhaitez utiliser l’emplacement lors de la création du groupe ou sélectionnez « Spécifier l’emplacement » pour trouver un emplacement dans la liste déroulante.
   • Type d'événement : Sélectionnez « Voyage scolaire » dans la liste déroulante.
   • Type de coût :
     • Par session : Choisissez cette option pour une excursion d’une journée .

     • Prix ​​total : Choisissez cette option pour un voyage de plusieurs jours .

   • Pourcentage à payer à la réservation/Acompte (%) : Indiquez le pourcentage à payer à la réservation. Si ce pourcentage est inférieur à 100 %, le solde sera porté au compte et payable ultérieurement. Si aucun paiement initial n’est requis, saisissez 0.
   • Méthode de paiement : Sélectionnez « Par défaut - Créer des frais (et autoriser les paiements en ligne le cas échéant) » pour facturer le portefeuille parent et autoriser les paiements en ligne si vous les utilisez.
   • Fréquence:
     • Journée unique : Choisissez cette option pour une excursion d’une seule journée .

     • Plusieurs jours : Choisissez cette option pour un voyage de plusieurs jours .

   • Date de l'événement : Veuillez saisir la date du voyage.
   • Heure de début / Heure de fin : Sélectionnez l’heure de début et de fin de l’événement.
   • Si vous laissez les dates d'ouverture et de fermeture des inscriptions vides, elles prendront par défaut les dates définies pour le conteneur et l'heure de début de l'événement si celle-ci est antérieure à la date de fermeture du conteneur.
     
4. Cliquez sur Créer une règle
5. Une fois le voyage créé, un aperçu de tous les événements s'affichera. Pour apporter des modifications, cliquez sur Modifier . Si vous souhaitez créer plusieurs événements similaires, vous pouvez également utiliser Copier et mettre à jour les différences.
   

Partie 4 : Publier les événements

1. Pour publier des événements, cliquez sur « Publier les événements » pour accéder à l’écran de publication.
2. Vous verrez un aperçu de votre liste d'événements, ce qui vous permettra de vérifier les détails avant publication. Cochez la case « Événements », cochez la case « Je confirme » et cliquez sur « Publier » . Veuillez noter qu'une fois publié, l'événement sera visible par les parents et les élèves dès l'ouverture des inscriptions.
   
3. Une fenêtre contextuelle « Confirmer la publication » s'affichera. Cliquez sur « Publier » pour continuer ou sur « Annuler » pour revenir à l'écran précédent. Cliquez ensuite sur « Publier » pour générer les événements. Cette opération peut prendre quelques minutes selon le nombre d'événements à publier.
   
   

Une fois l'événement publié, le personnel peut inscrire manuellement les élèves si nécessaire. Veuillez consulter la section « Inscription manuelle des élèves aux événements » pour obtenir des instructions. Les parents pourront inscrire les élèves pendant la période d'inscription .

Veuillez noter que si vous modifiez le lieu d'un groupe après la création des événements, le lieu de ces événements ne sera pas mis à jour. Vous devez modifier le lieu via l' onglet « Voir les événements/réservations » ou le registre. Pour plus d'informations sur la procédure à suivre, veuillez consulter la section « Modification » de cet article : Modifier, supprimer ou annuler un événement .