Qu'est-ce qu'un ajustement ?
Ne pensez pas aux remboursements ni aux crédits, demandez-vous simplement : « De combien dois-je ajuster les frais facturés ? » et nous nous occupons du reste.
Par exemple, si les frais facturés à un étudiant s'élevaient à 20 £ et qu'ils doivent désormais être de 10 £, vous devez effectuer un ajustement. Vous pouvez qualifier cet ajustement de correction, de réduction, d'annulation ou de radiation (à des fins de reporting, afin de pouvoir suivre les raisons de l'ajustement de vos frais).
Lors d'un ajustement de frais, SchoolsBuddy vérifie si un paiement a déjà été effectué (par carte bancaire, espèces ou chèque), identifie le parent payeur et crédite son compte en quelques secondes. Si le paiement n'a pas encore été effectué, le montant des frais sera simplement réduit.
Le montant à ajuster est toujours une déduction du montant facturé. Si vous souhaitez augmenter les frais facturés, veuillez consulter cet article : Ajouter des frais supplémentaires à un étudiant pour un événement existant
Comment effectuer un ajustement (qui créditera automatiquement le compte portefeuille du parent / réduira les frais).
SchoolsBuddy propose deux options pour modifier une accusation portée contre un élève.
1. Écran récapitulatif des frais (Frais | Récapitulatif)
Utilisez cette page pour effectuer des ajustements complets ou partiels.
- Cliquez sur l'onglet Frais
- Cliquez sur Résumé
- Cliquez sur les signes + jusqu'à ce que le montant que vous souhaitez ajuster apparaisse.
- Cliquez sur l'icône Ajuster les frais
Cela fera apparaître l'écran contextuel des ajustements de frais .
Dans la fenêtre contextuelle, modifiez le montant de la réduction des frais, une description facultative et une raison, puis cliquez sur Soumettre.
Motif de l'ajustement
Lors de la réalisation de modifications, vous pouvez les catégoriser comme appartenant à l'un des types suivants, tout en ajoutant une description et une référence :
- Annulation * (Si vous annulez un événement)
- Correction (par exemple, pour toute erreur de prix)
- Radiation (Toute somme due que vous allez radier)
- Remise (pour quelque raison que ce soit)
* Veuillez noter que si vous retirez une personne d'un événement individuel ou d'une réservation de groupe, vous aurez la possibilité de supprimer automatiquement les frais.
Veuillez noter : le montant à ajuster correspond au montant à déduire du solde total dû.
2. Annulation de l'inscription d'un étudiant à un événement dans un conteneur de réservation et de paiement instantanés
Utilisez cette méthode pour annuler une réservation tout en ajustant les frais. Vous pouvez accorder un remboursement intégral ou aucun remboursement.
- Accédez à la section Administration des activités et des clubs
- Localisez le conteneur souhaité et cliquez sur Gérer
- Cliquez sur Voir les événements/réservations
- Sélectionnez un événement et cliquez sur Participants.
- Cliquez sur l'icône Corbeille pour l'élève
Une fois cliqué, une fenêtre contextuelle s'affichera, permettant de créditer facilement le compte parent si nécessaire. Voici à quoi cela ressemble pour un événement configuré en réservation groupée :
Voici ce qui s'affiche pour un événement configuré comme une réservation individuelle :
Lors de l'annulation de l'inscription d'une personne à un événement, vous pouvez, si vous le souhaitez, annuler automatiquement les frais. Si le parent a déjà payé, le montant sera automatiquement crédité sur son compte et pourra être utilisé pour ses prochaines réservations.
Il n'est pas possible d'obtenir un remboursement partiel depuis cet écran et, si l'événement fait l'objet d'une réservation de groupe, la totalité du montant est ajustée.
Si vous souhaitez effectuer un remboursement partiel, décochez la case « Ajuster tous les frais à zéro » et recherchez plutôt la transaction sur l'écran récapitulatif des frais, puis ajustez les frais à partir de cet écran.
Compte portefeuille des parents (comptes de crédit)
Si un paiement a été enregistré, il sera automatiquement recrédité sur le portefeuille du parent, à partir duquel le parent (ou le personnel de l'onglet « Réservation manuelle ») pourra l'utiliser pour payer d'autres événements ou des événements futurs.
Les soldes des comptes du portefeuille parent peuvent être consultés dans l'onglet « Aperçu des comptes du portefeuille » , sous l'onglet principal des frais.
Depuis cet écran, vous pouvez rechercher un parent et trier les résultats selon différents critères. Par défaut, cet écran affiche les parents ayant le solde créditeur le plus élevé.
Traitement des remboursements
Les remboursements doivent être traités depuis la vue d'ensemble des comptes du portefeuille électronique. Avec les accès nécessaires, il est possible de cliquer sur les boutons de retrait pour effectuer un retrait et solder un crédit parent. L'administrateur principal doit attribuer un rôle d'administrateur de frais avancés pour que ce retrait ou ce crédit puisse être appliqué. Le bouton « Voir les transactions » affichera les détails de toute référence de paiement nécessaire au traitement d'un remboursement auprès du prestataire de paiement initial (Paysafe, Checkout, Stripe, AsiaPay, PayFort, etc.).
Pour plus de détails, veuillez consulter l'article « Mises à jour du solde - Portefeuille parent ».
N’utilisez PAS les crédits ici pour effectuer des ajustements ; cette opération s’effectue aux deux emplacements indiqués ci-dessus. Ce bouton doit être utilisé uniquement pour des crédits supplémentaires ponctuels ou pour les soldes d’ouverture.
Pour plus d'informations, veuillez consulter notre guide sur le traitement des remboursements.