Ce processus est utile lorsque vos essais se terminent avant le début des inscriptions aux activités périscolaires (ASA/ECA/CCA). Grâce à notre structure simple de réservation instantanée à 3 niveaux , l'organisation des essais pour les équipes sportives est rapide et efficace.
Le processus d'installation se compose de quatre parties :
Partie 1 : Préparer un conteneur
Créez un conteneur pour vos essais sportifs. C'est ici que vous définissez les paramètres généraux du programme.Partie 2 : Créer des groupes
Ajoutez des groupes à l'intérieur du conteneur pour chaque service (par exemple Essais - Basketball masculin Année 9 et Année 10 , Essais - Basketball masculin Année 9 et Année 10 ).
C'est ici que vous contrôlez qui peut consulter et réserver chaque option en appliquant des filtres tels que l'année et le sexe.Partie 3 : Créer des événements
Définissez les dates, les heures et les limites de lieu (le cas échéant) pour les essais.Partie 4 : Publier les événements
Diffusez les événements en direct afin qu'ils soient visibles et que les élèves/parents puissent les réserver.
Partie 1 - Création du conteneur
- Cliquez sur l'onglet Administration des activités, des clubs et des réservations sur la page d'accueil.
- Cliquez sur le type de conteneur Réservation et paiement instantanés
- Cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau conteneur
Remplissez les informations de base pour les essais :
- Titre de l'inscription : Essais pour les équipes sportives (par exemple) - Saison 1 2025/2026
- Description : Toute information pertinente concernant les essais
- Autoriser l'annulation des réservations/l'ajustement automatique des paiements : Si cette option est activée, veuillez indiquer le nombre de jours/heures avant les essais pendant lesquels les élèves/parents peuvent annuler leur réservation.
- Gestion des conflits d'horaires : si cette option est activée, les réservations seront bloquées si l'étudiant a un autre événement au même moment. Si elle est désactivée, un avertissement s'affichera, mais la réservation restera possible.
- Nombre maximal d'événements réservables par groupe : Laissez cette valeur à 0.
- Dates de début et de fin des activités : Période globale durant laquelle se dérouleront les épreuves de sélection. Les dates spécifiques à chaque sport seront définies ultérieurement.
- Horaires des activités : Période globale durant laquelle se dérouleront les épreuves de sélection. Les horaires précis pour chaque sport seront définis ultérieurement.
- Responsabilité de la confirmation : Cette personne effectuera la réservation. Sélectionnez « Parents uniquement » ou « Élèves/Parents » selon les préférences de votre établissement.
- Ouverture des inscriptions : Date d’ouverture des inscriptions (date à laquelle les élèves/parents pourront commencer à réserver des essais)
Clôture des inscriptions : Date de clôture des inscriptions (date à laquelle les essais cessent d’accepter les réservations) - Afficher le bouton « Tout sélectionner » : Laissez ce champ vide sauf si vous autorisez les élèves à participer à tous les essais.
- Utiliser les dates bloquées par l'organisation ? : Cette option empêche la planification d'événements pendant les dates bloquées par l'organisation. Décochez cette case si vous prévoyez d'organiser des essais pendant des périodes comme les vacances scolaires.
- Accepter les paiements par chèque-cadeau : cette option est réservée aux écoles et clubs du Royaume-Uni. Laissez ce champ vide, car elle ne concerne que les activités payantes.
- Envoyer des alertes de nouvelles réservations :
- Conditions générales : Vous pouvez saisir toutes les conditions générales qui s'appliquent à tous les essais.
- Informations complémentaires sur les CGU (URL) : Si les CGU de votre école sont par exemple au format PDF, vous pouvez ajouter un lien vers ce fichier ici.
Une fois les informations correctes saisies, cliquez sur le bouton vert « Enregistrer » en bas à droite de l'écran.
Partie 2 - Création de groupes
Dans le menu de gauche, cliquez sur l'onglet Groupes , puis sur le bouton bleu + Ajouter en haut à droite.
Veuillez renseigner les informations correctes concernant le Club.
- Titre : Titre du groupe (les parents/élèves verront ceci), par exemple « Essais - Basketball garçons 9e et 10e année » ou « Essais - Cheerleading mixte - Tous les élèves du secondaire ».
- Description : Facultatif. Description du groupe.
- Accessible à : Une fois cette option sélectionnée, une fenêtre contextuelle s’affichera pour vous permettre de choisir les personnes autorisées à s’inscrire aux essais. Utilisez le menu déroulant et la fonction de recherche pour trouver l’année et le groupe appropriés. Cliquez sur « Ajouter », puis sur le bouton vert « Continuer » .
- Genre : Veuillez sélectionner le genre approprié pour cet essai.
- Responsable de l'équipe : Sélectionnez le responsable de l'équipe d'essai.
- Activité : Cette activité ne sera pas visible pour la personne ayant effectué la réservation et peut donc être définie comme « Autre ».
- Inclure dans le portail sportif : Non
- Emplacement par défaut : emplacement de l’essai.
- Code de groupe/Code de facturation : Facultatif. Si vous avez un code pour chaque activité
Une fois les informations correctes saisies, cliquez sur le bouton vert « Enregistrer ».
Partie 3 : Création d'événements
Cliquez sur « Créer des événements » dans le menu de gauche, puis sur le bouton « + Ajouter » situé à droite de la page.
Remplissez les champs d'information suivants comme suit :
- Titre : Essai
- Informations essentielles : toutes les informations essentielles pour chaque essai
- Informations complémentaires : toute information supplémentaire
- Options de réservation : Veuillez choisir avec soin
- Individuel : Sélectionnez cette option s'il n'y a qu'une seule séance d'essai pour ce sport.
- Réservations groupées : sélectionnez cette option s’il y a plusieurs séances d’essai et que les élèves sont tenus d’y assister toutes.
- Nombre de places : nombre maximum pour l’essai ; indiquer 0 si le nombre est illimité.
- Créer pour des groupes : sélectionnez l’équipe sportive pour laquelle vous créez.
- Emplacement : Sélectionnez l’emplacement par défaut
- Type d'événement : Sélectionnez une option appropriée dans la liste
- Type de coût : Sélectionnez Gratuit
- Fréquence : Une seule journée
- Date de début/fin de l'événement : Date de l'essai pour le sport sélectionné
- Heure de début/fin : Heure de début et de fin de l'essai
- L'inscription ouvre à l'avance : laissez ce champ vide pour utiliser la date et l'heure définies au niveau du conteneur.
- Cliquez sur Créer une règle
Partie 4 : Publier les événements
Les événements étant créés, il faut les publier pour qu'ils soient visibles par les utilisateurs. Veuillez vous rendre dans l'onglet « Publier les événements » . Un récapitulatif des événements prêts à être créés s'affichera.
- Sélectionnez les événements que vous souhaitez publier une fois que vous avez vérifié que le nombre d'événements est correct.
- Cochez la case « Je confirme ».
- Cliquez sur Publier
Une fois les événements publiés et les inscriptions ouvertes, les parents/élèves pourront réserver les événements.
FAQ
Q : Pourquoi créer un conteneur séparé spécifiquement pour les essais ?
A : Les essais se déroulent avant le début des activités régulières (ASA/ECA/CCA) et suivent souvent un horaire différent. L'utilisation d'un conteneur séparé permet de clarifier les horaires et d'éviter toute confusion lors de l'installation et des réservations.