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Planifiez une saison PTC hybride qui convienne à chaque famille
Un guide pratique pour les écoles internationales organisant des rencontres parents-professeurs (CPP) en personne, en ligne ou les deux.
Cet article traite de la planification et des bonnes pratiques. Pour une configuration étape par étape dans SchoolsBuddy , consultez les guides des réunions parents-professeurs.
Pourquoi les PTC hybrides sont importants
- 33 % et plus
Les écoles organisent à nouveau des réunions en présentiel.
- 90%
Les écoles affirment qu'il est important, voire essentiel, de proposer à la fois des options en ligne et en présentiel.
- Deux tiers
les écoles internationales utilisent des systèmes en ligne pour leurs PTC.
Le format hybride est désormais le plus populaire. Les familles sont occupées et voyagent souvent ; la possibilité de participer à distance permet donc à un plus grand nombre de parents d’assister à la réunion parents-professeurs de leur enfant.
Cela donne l'opportunité aux parents qui, autrement, n'auraient pas participé aux réunions parents-professeurs, d'être présents auprès de leur enfant.
Elena Darnell, secrétaire de l'école, École internationale de Londres
Nous devons proposer une solution hybride… les parents souhaitent avoir le choix car beaucoup d’entre eux voyagent et ont, par le passé, dû manquer de telles conférences.
Rory Parkinson, directeur des TIC, École internationale d'Ouganda
Planifiez vos PTC hybrides
- Définissez ensemble le format. Impliquez toutes les parties prenantes dans la décision et interrogez les parents pour comprendre leurs préférences.
- Prévenez les parents au plus tôt. Partagez la configuration choisie bien à l'avance et soyez prêt à répondre à leurs questions ou inquiétudes.
- Soutenez vos enseignants. Apportez au personnel l'aide dont il a besoin, surtout si certaines réunions ont lieu en ligne et d'autres en présentiel le même jour.
- Utilisez un système en ligne. La configuration manuelle peut prendre de quelques heures à une semaine. Un système en ligne réduit ce délai et limite les erreurs.
- Veillez à ce que vos messages soient clairs et cohérents. Une communication cohérente renforce l'engagement et évite toute confusion.
Facilitez le parcours parental
Un séjour post-natal sans stress repose sur des données précises et une bonne communication avec les parents.
| Faites ceci | Pourquoi cela aide |
|---|---|
| Configurez les PTC à partir d'un système lié à votre système d'information de gestion (SIG). | Cela évite les erreurs, et les parents ne voient que les réunions qui les concernent. |
| Invitez les parents via leur canal préféré | Ils sont plus susceptibles de voir l'invitation et d'y donner suite. |
| Fournissez des instructions de réservation claires, les dates et les liens d'inscription. | Les parents savent quand et comment réserver, et à quoi s'attendre d'une réunion hybride |
| Envoyez une confirmation de réservation claire | Évite les doubles réservations et les rendez-vous manqués |
| Désignez un contact pour la journée et prévoyez un plan B. | Les problèmes liés aux réunions en présentiel ou en ligne sont rapidement résolus. |
Le gain de temps pour les réunions parents-professeurs pourrait se chiffrer en centaines d'heures. Gérer ces réunions sans une plateforme de ce type serait un véritable cauchemar.
Ric Perry, responsable des systèmes académiques, École internationale de Zoug et Lucerne
Créez une expérience numérique fluide
Même lorsque les réunions ont lieu en présentiel, l'inscription et la communication se font généralement en ligne. Ces habitudes simplifient les choses pour les parents et le personnel.
- Préparez des plans de secours pour tout ce qui pourrait mal tourner le jour J.
- Proposer une courte formation aux parents et au personnel avant le début de la saison du PTC.
- Utilisez l'authentification unique lorsque c'est possible et demandez aux parents de vérifier leur connexion avant leur créneau horaire.
- Réservez des créneaux horaires pour les absences et les annulations.
- Utilisez la vidéo intégrée pour les réunions en ligne afin que personne n'ait besoin d'une application distincte comme Zoom ou Google Meet.
Même si vos parents sont à l'aise avec la technologie, il y aura toujours des cas particuliers où vous devrez leur apporter un soutien supplémentaire. Nous enregistrons des vidéos que les parents peuvent visionner en ligne à l'avance, nous envoyons des courriels très clairs et nous leur demandons de vérifier immédiatement après la réservation que les rendez-vous apparaissent bien dans leur agenda en ligne.
Ric Perry, responsable des systèmes académiques, École internationale de Zoug et Lucerne
Maintenir l'engagement des parents entre les réunions parents-professeurs
De nombreuses écoles organisent deux réunions parents-professeurs par an, et la participation peut diminuer entre-temps. L'intégration de ces réunions à votre portail communautaire habituel permet de maintenir le lien entre les parents tout au long de l'année.
- Connu des parents
Les parents connaissent déjà le système, donc leur implication est plus forte.
- Moins d'entraînement
Moins de séances supplémentaires pour le personnel et les parents.
- Moins de problèmes de connexion
Un seul compte et un seul endroit pour les messages, c'est moins de communications manquées.
Pour obtenir les meilleurs résultats, choisissez un système en ligne qui se connecte à votre système d'information de gestion (SIG) afin qu'il récupère des données précises.
Nous avions un système distinct pour les PTC, mais nous l'avons supprimé, car il était logique d'intégrer tout dans une seule plateforme.
Louise Skerry, coordinatrice des activités périscolaires et des transports scolaires, British International School of Houston
J'apprécie la facilité de réservation et de connexion grâce à la vidéo intégrée au programme ; la possibilité d'utiliser à la fois le portail web et l'application est fantastique. C'est très efficace et flexible pour organiser les réunions parents-professeurs.
Maryam Damra, administratrice des systèmes éducatifs, École de baccalauréat d'Amman
Conseils de configuration dans SchoolsBuddy
Combien de conteneurs utiliser
Un seul conteneur peut accueillir plusieurs séries de conférences, par exemple celles de chaque promotion pour un trimestre, même à des dates différentes.
Pour une soirée d'information pour toute l'école ou toute une section, regroupez tous les niveaux scolaires dans un seul contenant afin que les parents puissent prendre tous leurs rendez-vous en une seule fois.
Si les enseignants interviennent à la fois au primaire et au secondaire, un seul créneau horaire est la solution la plus simple. Avec des créneaux séparés, répartissez leur temps de travail, par exemple de 14h00 à 17h00 pour le primaire et de 17h00 à 18h00 pour le secondaire.
Utilisez des espaces distincts lorsque les règles diffèrent, par exemple pour les réunions réservées aux parents et les réunions animées par les élèves que ces derniers peuvent réserver.
Cloner un conteneur
Ne clonez un conteneur que si les nouvelles conférences ont lieu les mêmes jours de la semaine que les précédentes. Vérifiez les dates d'ouverture et de fermeture des inscriptions dans le conteneur cloné avant de publier les réunions.
Réunions en ligne et en présentiel le même jour
Lors de la réservation, les parents ne peuvent pas choisir le type de réunion. Définissez le format de réunion du conteneur sur « Les deux », puis créez des blocs distincts pour chaque type, par exemple de 13h00 à 16h00 en ligne et de 16h00 à 19h00 en présentiel.
Les enseignants qui enseignent plusieurs matières à un même élève
L'option « Ajout groupé » regroupe tous les cours dispensés par un enseignant à un élève en un seul rendez-vous. Si vous souhaitez des rendez-vous séparés, créez ces enseignants manuellement (ils apparaissent deux fois, avec un avertissement) et répartissez leur temps par matière, par exemple de 14h00 à 17h00 pour la physique et de 17h00 à 18h00 pour l'astronomie.
Le jour avec vidéo intégrée
Chacun se connecte depuis son journal SchoolsBuddy après s'être connecté.
Deux parents vivant à des endroits différents ont besoin de leurs propres comptes.
Autorisez le microphone et la caméra lorsque le navigateur vous le demande.
Utilisez Chrome ou Safari, et tenez compte de la bande passante si les enseignants se connectent depuis leur domicile.
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