年度末の繰り越し：入学前手続き、学年・科目変更

多くの学校は学年度終了後も業務を継続します。SchoolsBuddy SchoolsBuddy 、新入生をMIS/LMSに登録する前にホリデークラブに参加させたり、学年、クラス、寮の変更を公開準備が整うまで非表示にしたり、卒業生がホリデーアクティビティにアクセスできるようにしたりすることができます。

ロールオーバー前に片付けましょう

まずは前年度のデータをきちんと整理することをお勧めします。弊社のウェビナー「学年度データの引き継ぎ」をご覧ください。コンテナやグループのアーカイブ、退職したスタッフの削除、アカウントの最新状態の維持について解説しています。

アーカイブされたコンテナやグループは、次の学期のために複製またはコピーすることができ、履歴データはレポートにも表示されます。アーカイブ機能により、 「受付」＞「グループ」の操作が容易になり、現在のグループをすばやく見つけることができます。

入学前の学生を手動で追加する

SchoolsBuddy 、CSV UTF-8インポートテンプレート（添付ファイル参照）を使用して、入学前登録の生徒をインポートできます。インポート後、生徒にSchoolsBuddyのアクティベーションメールを送信できます。これは一度限りの手動インポートですので、最適な実行タイミングをお知らせください。入学前登録の生徒ができるだけ多く登録されている時が理想的です。

1. SchoolsBuddy 、新入生向けのデータインポートテンプレートを提供しています。入学後に学生が取得するSIS IDを使用して、このテンプレートに必要事項を入力してください。

2. テンプレートを返却する前に、以下の点を確認してください。

   • 全員の名前が用紙に書いてあります。

   • 列名を変更したり、テンプレートに記載されているデータを削除または変更したりしていません。

   • 各生徒の横に保護者または後見人の情報が記載されています。連絡先は2つあり、保護者1 （赤）と保護者2 （黄）を記入する欄があります。

     

   • 連絡先にメールアドレスまたは電話番号が登録されていない場合は、該当欄は空白のままになります。

     

3. 完成したテンプレートをSchoolsBuddyにご返送ください。弊社でデータを確認し、インポート後、アクティベーションメールの送信準備が整ったことをお知らせいたします。

学年、年度、科目、クラスを変更する

学校のMIS/LMSによっては、すべての更新を停止したり、成績や学年、科目、クラス、寮などの一部の更新を停止したりできます。iSAMSの場合は、退学した生徒をSchoolsBuddyにしばらく残しておきたい場合、リクエストに応じて退学した生徒の削除を停止することも可能です。

ロールオーバー日前にご連絡いただき、お客様にとって最適な選択肢についてご相談ください。

手動でCSVインポートを使用している学校

お客様のMIS/LMSからデータが届かない場合は、受付＞レポートから、当校が保有する生徒および保護者データのエクスポートファイルをダウンロードしてください。必要な情報を更新後、ファイルを当校にご返送いただければ、再インポートいたします。

• エクスポート時と同じIDを使用してください。エクスポートファイルには、更新に使用するSchoolsBuddy固有IDと、お客様のMIS IDが含まれています。

• ID以外のすべての詳細は編集可能です。

• スペル違いや余分なスペースによって、例えば「Year 2」と「Year 2」のように、余分なグループを作成しないように注意してください。

• 退職者と卒業生全員の情報はシートに残しておきますが、最終列（削除済み）には「1」と入力してください。これらの情報は履歴記録として保管されます。

• 新規入社者をインポートするには、別のテンプレートを使用してください（添付のサンプルには、最低限必要な項目が記載されています）。