保護者会／保護者面談／PTCの開催

この記事では、校内での保護者面談の実施方法について説明します。

オンライン会議では、会議URLを使用するか、埋め込みビデオを使用するかを選択できるようになりました。詳細については、こちらの記事をご覧ください。

埋め込みビデオを使用してオンライン保護者面談を作成する方法については、こちらをクリックしてください。

ミーティングURLを使用してオンライン保護者面談を作成する方法については、こちらをクリックしてください。

ヒント：年間を通して同じクラス（またはほぼ同じクラス）を使用している場合は、保護者面談を複数回まとめてスケジュールするのが簡単です。この方法を採用する場合は、学期ごとに面談をスケジュールする際に、年間を通して登録日と面談の開始日および終了日を変更することで、保護者に面談を表示/非表示にすることができます。

「アクティビティ＆クラブ／予約管理」タブをクリックしてください（学校によっては名称が異なる場合があります）。
「保護者面談」コンテナタイプをクリックしてください。
「 +追加」をクリックして新しいコンテナを作成します。
全体設定を完了してください。
- 登録タイトル：保護者会／保護者面談の名称
- 保護者の皆様へ：保護者の皆様にご覧いただくすべてのPTC（保護者面談）に関する詳細情報を記載してください。例えば、直前に面談に出席できなくなった場合の連絡先、保護者自身が面談をキャンセルできるかどうかなどです。
- 予約のキャンセルを許可する：保護者が予約のキャンセルや変更を行えるようにするには、このチェックボックスを選択してください。保護者は、予約可能な時間帯の最新の空き状況を確認できます。注：保護者は、登録受付期間中のみキャンセルや変更を行うことができます。
- 会議形式：対面式
- 生徒一人あたりの教師との面談の最大回数：保護者が教師との面談を複数回予約できるようにするには、この値を予約可能な面談回数に変更してください。

残りの詳細を入力してください。
- 会議開始日：会議が始まる日付。保護者の方々に一般的なスケジュールを示す場合は、年間を通しての日付を入力できます。
- 会議終了日：会議が開催される最終日。保護者の方々に一般的なスケジュールを示す場合は、年間を通しての日程を入力できます。
- 会議のデフォルト開始時刻：ほとんどのPTCが同時に開始する場合は、これをデフォルトに設定してください。
- 会議のデフォルトの終了時刻：ほとんどのPTCが同時に終了する場合は、これをデフォルトに設定してください。
- 誰が会議を予約できるか：保護者、生徒、またはその両方が予約を行うか
- 登録開始日時：登録開始日時
- 登録締切日：登録締切日時
- 組織のブロック日を使用する：これを選択すると、組織でブロックされている日（例：教員研修日）にはPTCが作成されなくなります。
- 利用規約:保護者が予約を行う前に同意する利用規約を入力するか、利用規約の追加情報 (URL)ボックスにこの URL を入力することで、ウェブサイトに掲載されている学校の利用規約のページにリンクすることができます。
- 予約データフォーム： SchoolsBuddy 、予約時に保護者から情報を収集する必要がある場合、カスタムデータフォームを作成できます。例えば、通訳者の要件などです。ご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
すべての詳細を入力したら、緑色の「保存」タブを選択してください。

コンテナが作成され、ホーム画面に移動します。
（コンテナは再利用しないでください。次回のPTCラウンドでは、新しいコンテナを作成する必要があります。）

次に、教科または登録クラスごとに教師グループを作成します。これらのグループは学生情報システムからインポートできます。次のステップで既に利用できない場合は、弊社までご連絡ください。
個別のグループを作成するには「追加」をクリックし、学生情報システムからインポートしたデータからすべてのグループを作成するには「一括追加」をクリックします。
「一括追加」オプションを選択した場合、教科クラスまたは登録グループから教師グループを生成することができます。ご希望のオプションを選択してください。
教科クラスは、教師、教科、学年、キーワード検索で絞り込むことができます。

「登録グループ」を選択すると、登録グループまたはホームルームがすべて一覧表示されます。

追加したい登録グループまたは教科クラスを選択するには、トグルボックスをクリックするか、「すべて選択」を使用します。登録グループまたは教科クラスに所属する生徒を確認するには、名前の横にある緑色の（i）ロゴをクリックします。
教師の肩書きを選択してください。例えば、 「登録グループ」を選択すると、グループ名の肩書きが適用されます（例： 10A 保護者面談、10B 保護者面談）。これは、保護者が予約したい教師を選択する際に表示されるものです。
授業を選択したら、 「教師を生成」ボタンをクリックしてください。

新しく作成された教師グループの一覧が表示されます。これらのグループは削除または編集できます。教師を削除する場合は、該当する教師の左側のチェックボックスをオンにしてから、 「選択した項目を削除」をクリックしてください。教師が確定したら、左側の個別のチェックボックスをオンにするか、 「すべて選択」をクリックしてから「完了」をクリックしてください。後で場所を追加する簡単な方法がありますので、各グループに異なる場所を使用する場合にのみ、これらの項目を入力してください。
新しく作成されたグループは、コンテナ内の「教師」タブに表示されます。複数のグループに同じ教師が割り当てられているために警告メッセージが表示される場合は、両方の教師グループに対して同時にミーティングをスケジュールしないように注意してください。不要なグループは削除し、クラスを移動することをお勧めします。その方法については、こちらの記事をご覧ください。

実際には、教師が異なる時間に異なるクラスを担当している場合、教師が重複している可能性があります。たとえば、ある教師が英語教師として生徒のグループを担当し、別の生徒のグループをCASコーディネーターとして担当している場合などです。重複予約が発生しないよう、教師の時間枠が後で適切にスケジュールまたはブロックされていることを確認することが重要です。注：以下のスクリーンショットに示されているグループフィルターは検索機能ではなく、グループ名のみに基づいてフィルタリングします。教師名がグループ名と同じ場合、教師名で検索しているように見えます。
詳細を編集したい場合は、 「編集」をクリックして、必要に応じて手動で詳細を修正してください。たとえば、他の教師の代わりを務める必要がある場合、他の教科の生徒がこの教師と面談できるように、空き状況を編集することができます。
「ブロック日付」をクリックすると、PTC（保護者・教職員研修）が実施されない日付が表示されます。組織のブロック日付を選択した場合は、ここに表示されます。必要に応じて、学校全体の活動ではなく、これらのPTCのみに適用されるブロック日付を追加することもできます。
次に、 「会議の作成」をクリックし、 「新規追加」をクリックします。
情報を入力してください：
- タイトル：保護者会／保護者面談の具体的な名称。
- 重要情報：関連する重要情報を追加してください。
- 面談枠ごとの予約：通常、保護者1名が一度に1つの枠を予約できますが、これは学校の方針によって異なります。例えば、生徒主導の面談で、同時に2名の生徒が出席する場合などです。
すべての教師、登録、または教科クラスごとに会議を作成する場合は、 「教師向け作成」で「すべて選択」をクリックしてください。または、個々の教師グループを選択することもできます。これは、たとえば月曜日に教科クラスの会議、火曜日にカウンセリングの会議など、異なる時間に異なる教師をスケジュールする場合に使用します。
残りの詳細を入力してください。
- 会議方法：コンテナレベルで会議形式が対面式に設定されているため、これは変更できません。
- 場所：グループのデフォルトの場所を選択するか、学校の場所リストから選択してください。どちらか一方を選択する必要があります。
- 頻度： 1日または複数日の時間帯を設定できます。各日の開始時刻と終了時刻が異なる場合は、まず1日として追加し、その後、各時間帯ごとに別のイベントを追加することをお勧めします。
- 会議日：保護者会／保護者面談の開催日を選択してください。
- 開始時間：最初の時間帯の開始時刻。
- 終了時刻：最後の時間帯の終了時刻。
- 会議時間（分）：各時間帯の長さ。
- 休憩時間（分）：教師が各会議の間に休憩を必要とする場合は、時間の長さを追加してください。
「ルールの作成」をクリックして完了です。
システムは、教師グループごとにスケジュールテンプレートを作成します。これらのテンプレートは公開されるまで編集可能ですが、公開後も「公開済みを非表示」のチェックを外すことで、このページで公開された内容を確認し、後で変更があった場合に確認できます。
作成した会議を確認するには、 「会議を公開」をクリックします。会議数列には、教師が担当する生徒数をカバーするのに十分な会議数があることを確認してください。足りない場合は、スケジュールに時間を追加することをお勧めします。公開するすべての会議を選択するか、各会議のチェックボックスをオンにして個々の教師のスケジュールを選択できます。たとえば、同じコンテナで小学校と中学校のすべての会議を作成したが、最初に小学校の会議のみを公開したい場合などに使用できます。公開された予定の表示は、コンテナ設定のサインアップ日によって引き続き制御されます。教師のスケジュールを選択し、 「確認します」ボックスにチェックを入れます。
すべて正しければ、下にスクロールして確認ボックスと「公開」ボタンをクリックしてください。なお、登録期間が既に始まっている場合は、イベントは保護者にすぐに表示されます。登録日がまだ先の場合は、保護者には何も表示されません。
会議が作成中であり、処理中は変更できないことを示すメッセージが表示されます。会議が作成されると、このメッセージは自動的に消えます。または、 「更新」をクリックして画面を更新することもできます。
会議が公開されると、 「会議／予約を表示」タブに表示されます。
以下は、保護者会／保護者面談の予約時に保護者の方に表示される画面の例です。面談を選択してから15分後にカウントダウンタイマーが表示され、空き状況を確認して予約を完了するまでの残り時間を確認できます。カウントダウンが終了すると予約はキャンセルされ、最初からやり直す必要があります。