埋め込み動画を使用してオンライン保護者会／保護者面談／PTCを作成する

この記事では、埋め込み動画を使用してオンライン保護者面談を作成する方法について説明します。また、保護者と教職員にとって面談がどのように表示されるかについても詳しく説明します。

オンライン会議では、会議URLを使用するか、埋め込みビデオを使用するかを選択できるようになりました。使用するオンライン会議の種類を選択するには、こちらの記事をお読みください。

対面での保護者面談の作成方法については、こちらをクリックしてください。

ミーティングURLを使用してオンライン保護者面談を作成する方法については、こちらをクリックしてください。

ヒント：年間を通して同じクラス（またはほぼ同じクラス）を使用している場合は、保護者面談を複数回まとめてスケジュールするのが簡単です。この方法を採用する場合は、学期ごとに面談をスケジュールする際に、年間を通して登録日と面談の開始日および終了日を変更することで、保護者に面談を表示/非表示にすることができます。

「アクティビティ＆クラブ／予約管理」タブをクリックしてください（学校によっては名称が異なる場合があります）。
「保護者面談」コンテナタイプをクリックしてください。
「 +追加」をクリックして新しいコンテナを作成します。
全体設定を完了してください。
- 登録タイトル：保護者会／保護者面談の名称
- 保護者の皆様へ：保護者の皆様にご覧いただくすべてのPTC（保護者面談）に関する詳細情報を記載してください。例えば、直前に面談に出席できなくなった場合の連絡先、保護者自身が面談をキャンセルできるかどうかなどです。
- 予約のキャンセルを許可する：保護者が予約のキャンセルや変更を行えるようにするには、このチェックボックスを選択してください。保護者は、予約可能な時間帯の最新の空き状況を確認できます。
- 注：保護者の方は、登録受付期間中のみキャンセルまたは変更が可能です。
- 会議形式：オンラインを選択（デフォルトのオンライン方式）
- 生徒一人あたりの教師との面談の最大回数：保護者が教師との面談を複数回予約できるようにするには、この値を予約可能な面談回数に変更してください。
残りの詳細を入力してください。
- 会議開始日：会議が始まる日付。保護者の方々に一般的なスケジュールを示す場合は、年間を通しての日付を入力できます。
- 会議終了日：会議が開催される最終日。保護者の方々に一般的なスケジュールを示す場合は、年間を通しての日程を入力できます。
- 会議のデフォルト開始時刻：ほとんどのPTCが同時に開始する場合は、これをデフォルトに設定してください。
- 会議のデフォルトの終了時刻：ほとんどのPTCが同時に終了する場合は、これをデフォルトに設定してください。
- 誰が会議を予約できるか：保護者、生徒、またはその両方が予約を行うか
- 登録開始日時：登録開始日時
- 登録締切日：登録締切日時
- 組織のブロック日を使用する：これを選択すると、組織でブロックされている日（例：教員研修日）にはPTCが作成されなくなります。
- 利用規約:保護者が予約を行う前に同意する利用規約を入力するか、利用規約の追加情報 (URL)ボックスにこの URL を入力することで、ウェブサイトに掲載されている学校の利用規約のページにリンクすることができます。
- 予約データフォーム： SchoolsBuddy 、予約時に保護者から情報を収集する必要がある場合、カスタムデータフォームを作成できます。例えば、通訳者の要件などです。ご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
  
  すべての詳細を入力したら、緑色の「保存」タブを選択してください。
コンテナが作成され、ホーム画面に移動します。
（コンテナは再利用しないでください。次回のPTCラウンドでは、新しいコンテナを作成する必要があります。）
次に、教科または登録クラスごとに教師グループを作成します。これらのグループは学生情報システムからインポートできます。次のステップで既に利用できない場合は、弊社までご連絡ください。
個別のグループを作成するには「追加」をクリックし、学生情報システムからインポートしたデータからすべてのグループを作成するには「一括追加」をクリックします。

一括追加オプションを選択した場合、科目クラスまたは登録グループからグループを生成することができます。希望するオプションを選択してください。
教科クラスは、教師、教科、学年、キーワード検索で絞り込むことができます。

「登録グループ」を選択すると、登録グループまたはホームルームがすべて一覧表示されます。

追加したい登録グループまたは科目クラスを選択するには、トグルボックスをクリックするか、 [すべて選択]を使用します。

登録グループまたは教科クラスに所属する生徒を確認したい場合は、名前の横にある緑色の（i）ロゴをクリックしてください。
教師の肩書きを選択してください。例えば、 「登録グループ」を選択すると、グループ名の肩書きが適用されます（例： 10A 保護者面談、10B 保護者面談）。これは、保護者が予約したい教師を選択する際に表示されるものです。
クラス／登録グループを選択したら、 「教師を生成」ボタンをクリックしてください。

12. 新しく作成された教師グループの一覧が表示されます。これらのリストは削除または編集できます。教師を削除する場合は、該当する教師の左側のチェックボックスをオンにしてから、 「選択した項目を削除」をクリックしてください。

担当教師が決まったら、左側の個々のチェックボックスにチェックを入れるか、 「すべて選択」をクリックしてから「完了」をクリックしてください。オンラインの場所には「埋め込みビデオチャット」と表示され、会議URLではなくSchoolsBuddyの埋め込みビデオが使用されることを示しています。

スクリーンショット: 教師に満足したら、左側の個々のボックスにチェックを入れるか、「すべて選択」をクリックしてからクリックします。

13. 新しく作成されたグループは、コンテナ内の「教師」タブに表示されます。

スクリーンショット：新しく作成されたグループは、コンテナ内の「教師」タブに表示されます。

複数のグループが同じ教師に関連付けられていることを示す警告メッセージが表示された場合は、ミーティングのスケジュール設定に十分ご注意ください。これらのグループのミーティングは、予約が重複する可能性があるため、同じ時間にスケジュールしないようにしてください。

スクリーンショット：複数のグループが同じ教師にリンクされていることを示す警告メッセージが表示された場合は、

不要なクラスは削除し、該当するクラスを移動することをお勧めします。その方法については、こちらの記事をご覧ください。これは、複数のクラスを1つのグループの「参加可能者」欄にまとめることを意味します。例えば、教師が英語のクラスとフランス語のクラスの両方にミーティングを提供している場合、各クラスごとに個別のグループを作成するのではなく、1つのグループの「参加可能者」欄に両方のクラスを含めることができます。

教師グループが重複するケースがあることは想定されており、適切です。これは通常、教師が異なる役割のために異なる時間に会議をスケジュールする必要がある場合に当てはまります。たとえば、教師が英語教師としてある生徒グループと面談し、CASコーディネーターとして別の生徒グループと面談する場合などです。

このような状況では、教師の時間枠が正しくスケジュールされているか、またはブロックされていることを確認し、二重予約を避けることが重要です。例えば、午前中に英語の授業を、午後にCASの授業をスケジュールするなどです。

注：以下のスクリーンショットに表示されているグループフィルターは検索機能ではありません。グループ名のみで結果を絞り込む機能です。グループ名に教師名も使用した場合、フィルターが教師名で検索しているように見えることがあります。

スクリーンショット：以下のスクリーンショットに表示されているグループフィルターは検索機能ではありません

14. 詳細を編集したい場合は、 「編集」をクリックし、必要に応じて詳細を手動で修正してください。

スクリーンショット：詳細を編集したい場合は、「編集」をクリックして、必要に応じて詳細を手動で修正してください。

例えば、他の教師の代わりを務める必要がある場合などに、他の教科の生徒がこの教師と面談できるように、予約可能時間を編集することができます。
スクリーンショット：他の教科の生徒がこの担当者と面談できるように、空き状況を編集できます。

15. 「ブロック日付」をクリックすると、PTC（保護者・教職員研修）が実施されない日付が表示されます。組織のブロック日付を選択した場合は、ここに表示されます。必要に応じて、学校全体の活動ではなく、これらのPTCのみに適用されるブロック日付を追加することもできます。

スクリーンショット：[ブロック日付]をクリックすると、PTCがスケジュールされない日付が表示されます。

16. 次に、 「イベントの作成」をクリックし、 「新規追加」をクリックします。

スクリーンショット：次に、「イベントの作成」をクリックし、「新規追加」をクリックします。

17. 情報を入力してください。

タイトル：保護者会／保護者面談の具体的な名称。
重要情報：関連する重要情報を追加してください。
面談枠ごとの予約：通常、保護者1名が一度に1つの枠を予約できますが、これは学校の方針によって異なります。例えば、生徒主導の面談で、同時に2名の生徒が出席する場合などです。

18. すべての教師、登録、または教科クラスごとに会議を作成する場合は、 「教師用の作成」で「すべて選択」をクリックします。または、個々の教師グループを選択することもできます。たとえば、異なる教師を異なる時間にスケジュールする場合（月曜日に教科クラスの会議、火曜日にカウンセリングの会議など）は、この操作を行ってください。

スクリーンショット：すべての教師/登録/科目クラスに対して会議を作成する場合は、「作成」で「すべて選択」をクリックします。

19．詳細を記入してください。

会議方法：コンテナレベルで会議形式がオンライン（デフォルトのオンライン方式）に設定されているため、変更できません。
場所：埋め込み型ビデオチャット
頻度： 1日または複数日の時間帯を設定できます。各日の開始時刻と終了時刻が異なる場合は、まず1日として追加し、その後、各時間帯ごとに別のイベントを追加することをお勧めします。
会議日：保護者会／保護者面談の開催日を選択してください。
開始時間：最初の時間帯の開始時刻。
終了時刻：最後の時間帯の終了時刻。
イベント時間（分）：各時間帯の長さ。
休憩時間（分）：教師が各会議の間に休憩を必要とする場合は、時間の長さを追加してください。
会議の終了方法：会議の終了方法を選択してください。
- 自動 – 会議は「終了時刻」で設定された時刻になると自動的に終了します。
- スタッフによる管理 – スタッフは、予定されている終了時刻の最大15分前までであれば、手動で会議を終了できます。

「ルールの作成」をクリックして完了です。

20. システムは、教師グループごとにスケジュールテンプレートを作成します。これらのテンプレートは、公開されるまで編集可能です。

スクリーンショット：システムは教師グループごとにスケジュールテンプレートを作成します

21. [会議を公開]をクリックして、作成した会議を確認します。

「面談回数」欄を確認し、各教師が面談する必要のある生徒数に対して十分な面談枠があることを確認してください。面談枠が不足している場合は、その教師のスケジュールに時間を追加する必要があるかもしれません。

以下を選択できます。

一度に公開する会議をすべて選択するか、
個々の教師のスケジュールを選択するには、名前の横にあるチェックボックスにチェックを入れてください。

例えば、小学校と中学校の両方のミーティングを同じコンテナ内に作成したが、小学校のミーティングだけを先に公開したい場合は、小学校の教師だけを選択できます。

公開された予約の表示設定は、コンテナに設定された登録日によって引き続き制御されることにご注意ください。

必要な教師のスケジュールを選択したら、 「確認します」のボックスにチェックを入れて次に進んでください。

スクリーンショット：必要な教師のスケジュールを選択したら、「確認します」ボックスにチェックを入れて次に進んでください。

22. すべて正しければ、下にスクロールして確認ボックスと「公開」ボタンをクリックしてください。なお、登録期間が既に始まっている場合は、イベントは保護者にすぐに表示されます。登録日がまだ先の場合は、保護者には何も表示されません。

スクリーンショット：すべて正しければ、下にスクロールして確認ボックスと公開ボタンを確認してください。

23. 会議が作成中であり、処理中は変更できないことを示すメッセージが表示されます。会議が作成されると、このメッセージは自動的に消えます。または、 「更新」をクリックして画面を更新することもできます。
スクリーンショット：会議が生成されており、処理中は変更できないというメッセージが表示されます。