SchoolsBuddy iletişimler ya velilere, öğrencilere ve personele manuel olarak gönderilir ya da belirli işlevler yerine getirildikten sonra otomatik olarak gönderilir.
Manuel İletişim
Elle gönderilen iletişimlerde, genellikle bir personel üyesinin ne zaman ve neden gönderileceğini kontrol etmesi söz konusudur. Elle gönderilen iletişimler şunları içerir:
- İletişim gönder sekmesi aracılığıyla gönderilen mesaj
- Veli / Personel / Öğrenci aktivasyon e-postası
- Şifre Sıfırlama
- Etkinlik Davetiyeleri (Gezi Portalı veya Spor Portalı'ndan bir etkinlik oluşturulduğunda gönderilir)
- Veli Devamsızlık Bildirimleri
- Ücret Takibi
Etkinleştirme E-postaları
Personel, veli veya öğrencinin SchoolsBuddy hesabı oluşturabilmesi için aktivasyon e-postası gönderilmesi gerekmektedir. Bu aktivasyon, SchoolsBuddy giriş yaparken kullanılacak bir şifre girmelerine olanak tanıyan bir bağlantı içerir. Aktivasyon e-postaları yalnızca yönetici personel kullanıcıları tarafından gönderilebilir. Bu e-postalar farklı metin ve görsellerle özelleştirilebilir.
Etkinleştirme e-postası göndermeyi öğrenmek için buraya tıklayın .
Şifre Sıfırlama
Bir SchoolsBuddy kullanıcısı şifresini unuttuysa ve sıfırlamak istiyorsa, kurum yöneticisi olarak onlara şifre sıfırlama e-postası gönderebilirsiniz. E-postadaki bağlantı, şifrelerini sıfırlar ve istedikleri yeni bir şifre oluşturmalarına olanak tanır. Bu e-posta, personele/velilere/öğrencilere gönderilebilir.
Parola sıfırlama e-postası göndermeyi öğrenmek için buraya tıklayın .
Etkinlik Davetiyeleri
Etkinlik davetiyeleri, bir etkinlik oluşturulduktan ve ilgili müsaitlik ve/veya onay ayarları yapılandırıldıktan sonra Gezi Portalı veya Spor Portalı üzerinden manuel olarak gönderilir.
Bir etkinlik davetiyesi gönderildiğinde:
- Veliler ve/veya öğrenciler e-posta yoluyla bilgilendirilir.
- SchoolsBuddy mobil uygulamasını etkinleştirmişlerse, anlık bildirim de alacaklardır.
- Bildirim, katılımcıları etkinlik ayrıntılarını görüntülemeye ve etkinlik kurulumuna bağlı olarak bir yanıt (örneğin, Kabul Et veya Reddet) vermeye davet eder.
Etkinlik davetiyeleri genellikle şu amaçlarla kullanılır:
- Geziler
- Spor müsabakaları
- Yarışmalar
- Müsaitlik teyidi veya onayı gerektiren herhangi bir etkinlik
Lütfen aklınızda bulundurun:
Davetiyeler yalnızca bir personel üyesi Gezi Portalı veya Spor Portalı üzerinden manuel olarak tetiklediğinde gönderilir.
Davetiye göndermek, öğrencinin etkinliğe otomatik olarak eklenmesi anlamına gelmez ; katılım, yanıt verme veya onay verme işlemine göre teyit edilir.
Gezi Portalı'ndan davetiye oluşturma ve gönderme hakkında daha fazla bilgi edinmek için buraya tıklayın .
Spor Portalı üzerinden davetiye oluşturma ve gönderme hakkında daha fazla bilgi edinmek için buraya tıklayın .
Veli Devamsızlık Bildirimleri
Bir personel yoklama alırken, öğrencinin kaydını şu şekilde yapma seçeneğine sahiptir:
Evet = Zamanında geldiler ve katıldılar.
Hayır = Beklenen ancak gelmeyen, Devamsızlık Bildirimi gönderme sürecini başlatır.
Geç kaldılar = Geldiler ancak geç kaldıklarını belirttiler.
Mazeretli = Gelmediler ama bunun nedeni biliniyordu ve "Hayır" olarak işaretlenmesine gerek yok.
Bir öğrenci devamsız olarak işaretlendiğinde ve kayıt defteri kaydedildiğinde, varsayılan olarak devamsızlık uyarısı alıcısı rolüne sahip personel e-posta ile bilgilendirilir. Kayıt defterini kaydederken, devamsız öğrencinin velilerini bilgilendirme seçeneğiniz vardır. Bu seçenek seçilirse, veliye ve personele devamsızlık uyarısı e-postası gönderilir.
SchoolsBuddy yoklama alma hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz lütfen buraya tıklayın .
Ücret Takibi
Bir grup içindeki öğrencilerin SchoolsBuddy hesaplarıyla ilişkili ödenmemiş bir ücreti varsa, Ücret yöneticisi olarak o grubun Öğrencilerine/Velilerine ücret hatırlatması gönderme seçeneğiniz vardır. Ücret hatırlatması, ödenmemiş bakiyesi olan öğrenciye/veliye gönderilen bir e-posta/bildirimdir. Ücret hatırlatması gönderirken bireysel öğrencileri seçme seçeneğiniz yoktur; ücret hatırlatması, SchoolsBuddy ödenmemiş bakiyesi olan gruptaki her üyeye e-posta/bildirim gönderir.
SchoolsBuddy üzerinden ücret takibi hakkında daha fazla bilgi edinmek için lütfen buraya tıklayın .
Otomatik İletişim
Otomatik olarak gönderilen iletişimler, sistem içinde gerçekleşen belirli işlevler nedeniyle gönderilir. Otomatik iletişimler şunları içerir:
- Öğrenci/Veli Rezervasyon Onayı (veli toplantısı veya anında rezervasyon ve ödeme etkinliği için)
- Öğrenci/veli hesabına (temel etkinlikler veya personel tarafından yapılan manuel rezervasyonlar için) bir ücret ayrılmıştır.
- Öğrenci/Veli Okul Dışı Etkinlikler/Okul Sonrası Kulüp/Faaliyet seçimlerinin onaylanması
- Öğrenci/Veli Okul Dışı Etkinlikler/Okul Sonrası Kulüp/Faaliyet tahsislerinin onaylanması
- Ödeme Onayı (Veli/Öğrenci tarafından yapılan ödeme)
- Bir Etkinliğin İptali
- Etkinlik detayları düzenlendi.
Rezervasyon Onayı
SchoolsBuddy kullanıcısı, veli toplantısı veya anında rezervasyon ve ödeme etkinliği için rezervasyon yaptığında, rezervasyonun onayını içeren bir e-posta alır. E-postada tarih, saat, fiyat (varsa) ve kullanıcı tarafından yapılan rezervasyon sayısı yer alır.
Kullanıcının Hesabına Tahsis Edilen Ücret
Bu e-posta iki senaryoda otomatik olarak gönderilir. Birincisi, bir personel üyesi Konteyner > Mevcut etkinlikler sekmesinde manuel olarak rezervasyon yaptığında, etkinliğin bir ücreti varsa, hesaba bir ücret tahsis edilir. Bu, SchoolsBuddy kullanıcısının bu e-postayı ve SchoolsBuddy mobil uygulamalarını kullanıyorsa bir anlık bildirim alacağı anlamına gelir.
Kullanıcı Faaliyetleri seçimlerinin onaylanması
Bir veli veya öğrenci, tercih tabanlı kayıt sistemi içinde etkinlik seçimlerini gönderdiğinde, tercih tabanlı kayıt kutusu içindeki seçimlerini onaylamak için bir e-posta iletişimi alacaktır.
Kullanıcı Faaliyetleri tahsislerinin onaylanması
Tercih tabanlı kayıt konteyner etkinlikleri oluşturulduktan ve öğrenci etkinlik atamaları yapıldıktan sonra, kullanıcıya hangi seçeneğe atandığını doğrulayan bir e-posta gönderilecektir. Ayrıca, atamalar yapıldığında öğrenci otomatik olarak ilgili gruba eklenecek ve etkinlikler takvimine eklenecektir.
Ödeme Onayı
Kullanıcılar SchoolsBuddy üzerinden bir etkinlik için ödeme yaptıklarında, ödemenin yapıldığını doğrulayan bir e-posta alırlar.
Etkinliğin İptali ve Güncellenmiş Detayları
SchoolsBuddy üzerinden bir etkinlik iptal edilirse veya ayrıntıları değiştirilirse, kullanıcıya e-posta yoluyla ve SchoolsBuddy mobil uygulamasını kullanıyorsa anlık bildirimle haber verilir.