في SchoolsBuddy يتم إرسال الاتصالات إما يدويًا إلى أولياء الأمور والتلاميذ والموظفين أو يتم إرسالها تلقائيًا بعد تنفيذ وظائف معينة.
الاتصالات اليدوية
تتضمن المراسلات التي تُرسل يدويًا عادةً تحكم أحد الموظفين في وقت إرسالها وسبب إرسالها. تشمل المراسلات اليدوية ما يلي:
- تم إرسال الرسالة عبر علامة تبويب إرسال الاتصالات
- البريد الإلكتروني لتفعيل الخدمة للآباء/الموظفين/الطلاب
- إعادة تعيين كلمة المرور
- دعوات الفعاليات (يتم إرسالها عند إنشاء فعالية من بوابة الرحلات أو بوابة الرياضة)
- تنبيهات غياب أولياء الأمور
- السعي وراء الرسوم
رسائل التفعيل
لكي يتمكن أيٌّ من الموظفين أو أولياء الأمور أو الطلاب من إنشاء حساب SchoolsBuddy يجب إرسال بريد إلكتروني للتفعيل إليهم. يحتوي هذا البريد على رابط يُمكّنهم من إدخال كلمة مرور تُستخدم عند تسجيل الدخول إلى SchoolsBuddy . لا يُمكن إرسال رسائل التفعيل إلا من قِبل مُستخدمي الإدارة. ويمكن تخصيص هذه الرسائل بنصوص وصور مختلفة.
لمعرفة كيفية إرسال بريد إلكتروني للتفعيل، انقر هنا .
إعادة تعيين كلمة المرور
إذا نسي أحد مستخدمي SchoolsBuddy كلمة مروره ويرغب في إعادة تعيينها، فبصفتك مسؤولًا في المؤسسة، يمكنك إرسال بريد إلكتروني لإعادة تعيين كلمة المرور إليه. يحتوي البريد الإلكتروني على رابط يُعيد تعيين كلمة المرور ويُمكّن المستخدم من إنشاء كلمة مرور جديدة من اختياره. يمكن إرسال هذا البريد إلى الموظفين/أولياء الأمور/الطلاب.
لمعرفة كيفية إرسال بريد إلكتروني لإعادة تعيين كلمة المرور، انقر هنا .
دعوات خاصة
يتم إرسال دعوات الفعاليات يدويًا من بوابة الرحلات أو بوابة الرياضة بعد إنشاء الفعالية وتكوين إعدادات التوافر و/أو الموافقة ذات الصلة.
عند إرسال دعوة لحضور فعالية ما:
- يتلقى أولياء الأمور و/أو الطلاب إشعارًا عبر البريد الإلكتروني
- سيتلقون أيضًا إشعارًا فوريًا إذا كان تطبيق SchoolsBuddy للهواتف المحمولة مُفعّلاً لديهم
- يدعوهم الإشعار إلى الاطلاع على تفاصيل الحدث والرد بتأكيد الحضور (على سبيل المثال، قبول أو رفض)، وذلك حسب إعدادات الحدث.
تُستخدم دعوات الفعاليات عادةً للأغراض التالية:
- رحلات
- المباريات الرياضية
- المسابقات
- أي فعالية تتطلب تأكيدًا على التوافر أو موافقة
يرجى الملاحظة:
لا تُرسل الدعوات إلا بعد أن يقوم أحد الموظفين بتفعيلها يدويًا من بوابة الرحلات أو بوابة الرياضة.
لا يؤدي إرسال الدعوة إلى إضافة الطالب تلقائيًا إلى الحدث، إذ يتم تأكيد المشاركة بناءً على رد الحضور أو الموافقة.
لمعرفة المزيد حول إنشاء وإرسال الدعوات من بوابة الرحلات، انقر هنا .
لمعرفة المزيد حول إنشاء وإرسال الدعوات من بوابة الرياضة، انقر هنا .
تنبيهات غياب أولياء الأمور
عندما يقوم أحد الموظفين بتسجيل الحضور، يكون للموظف خيار تسجيل التلميذ على النحو التالي:
نعم = لقد وصلوا في الوقت المحدد وشاركوا.
لا = متوقع ولكنه لم يصل، يبدأ عملية إرسال تنبيه غياب.
متأخرين = وصلوا لكنهم أشاروا إلى أنهم متأخرون.
معذور = لم يصلوا ولكن كان معروفاً السبب ولا داعي لوضع علامة "لا".
عند تسجيل غياب أحد الطلاب وحفظ سجل الحضور، يتم تلقائيًا إخطار الموظف المسؤول عن تلقي تنبيهات الغياب عبر البريد الإلكتروني. عند حفظ السجل، يمكنك اختيار إخطار أولياء أمور الطالب الغائب. في حال اختيار هذا الخيار، سيتم إرسال بريد إلكتروني لتنبيه الغياب إلى ولي الأمر والموظف المسؤول.
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن تسجيل الحضور في SchoolsBuddy يرجى النقر هنا .
السعي وراء الرسوم
إذا كان لدى طلاب ضمن مجموعة ما رسوم مستحقة مرتبطة بحساباتهم على SchoolsBuddy ، فيمكنك بصفتك مسؤول الرسوم إرسال إشعار تذكير بالرسوم إلى الطلاب/أولياء أمورهم في تلك المجموعة. إشعار التذكير بالرسوم هو عبارة عن رسالة بريد إلكتروني/إشعار فوري يُرسل إلى الطالب/ولي أمره الذي لديه رصيد مستحق. عند إرسال إشعار التذكير بالرسوم، لا يمكنك اختيار طلاب محددين، بل يُرسل الإشعار إلى جميع أعضاء المجموعة الذين لديهم رصيد مستحق على SchoolsBuddy .
لمعرفة المزيد حول تحصيل الرسوم داخل SchoolsBuddy يرجى النقر هنا .
الاتصالات الآلية
تُرسل الاتصالات تلقائيًا نتيجةً لوظائف معينة تحدث داخل النظام. وتشمل الاتصالات التلقائية ما يلي:
- تأكيد حجز الطالب/ولي الأمر (لأمسية أولياء الأمور أو فعالية الحجز والدفع الفوري)
- تم تخصيص رسوم لحساب الطالب/ولي الأمر (للفعاليات الأساسية أو الحجز اليدوي الذي يقوم به أحد أعضاء هيئة التدريس)
- تأكيد اختيارات الطالب/ولي الأمر للأنشطة اللاصفية/نادي ما بعد المدرسة/الفعاليات
- تأكيد تخصيصات الأنشطة اللاصفية/نادي ما بعد المدرسة/الأنشطة للطالب/ولي الأمر
- تأكيد الدفع (الدفع يتم من قبل ولي الأمر/التلميذ)
- إلغاء حدث
- تم تعديل تفاصيل الحدث
تأكيد الحجز
عندما يقوم مستخدم SchoolsBuddy بحجز فعالية، سواءً كانت أمسية لأولياء الأمور أو فعالية تتطلب الحجز والدفع الفوري، سيتلقى رسالة بريد إلكتروني لتأكيد الحجز. تحتوي الرسالة على التاريخ والوقت والسعر (إن وجد) وعدد الحجوزات التي أجراها المستخدم.
الرسوم المخصصة لحساب المستخدم
يتم إرسال هذه الرسالة الإلكترونية تلقائيًا في حالتين. أولًا، عندما يقوم أحد الموظفين بحجز يدوي ضمن علامة تبويب "الفعاليات الحالية" في "الحاوية"، إذا كانت الفعالية تتضمن رسومًا، فسيتم تخصيص هذه الرسوم للحساب. هذا يعني أن مستخدم SchoolsBuddy سيتلقى هذه الرسالة الإلكترونية وإشعارًا فوريًا إذا كان يستخدم تطبيقات SchoolsBuddy على الهاتف المحمول.
تأكيد اختيارات أنشطة المستخدم
عندما يقوم أحد الوالدين أو التلميذ بتقديم اختيارات الأنشطة ضمن التسجيل القائم على التفضيلات، فسيتلقون رسالة بريد إلكتروني لتأكيد اختيارهم ضمن خانة التسجيل القائمة على التفضيلات.
تأكيد تخصيصات أنشطة المستخدم
بعد إنشاء أحداث التسجيل بناءً على التفضيلات وتخصيص الأنشطة للطلاب، سيتلقى المستخدم رسالة بريد إلكتروني لتأكيد اختياره. كما سيتم إضافة الطالب تلقائيًا إلى المجموعة المناسبة وإضافة الأحداث إلى جدوله الزمني.
تأكيد الدفع
عندما يقوم المستخدم بدفع رسوم فعالية ما داخل SchoolsBuddy ، سيتلقى رسالة بريد إلكتروني تؤكد إتمام عملية الدفع.
إلغاء وتحديث تفاصيل الفعالية
في حالة إلغاء حدث ما أو تغيير التفاصيل داخل SchoolsBuddy ، يتم إخطار المستخدم عبر البريد الإلكتروني والإشعارات الفورية إذا كان يستخدم تطبيقات SchoolsBuddy للهواتف المحمولة.