Le rapprochement des paiements effectués via Bluesnap est simple et rapide grâce aux rapports financiers complets de SchoolsBuddy . Une fois le traitement des transactions lancé, vous pouvez utiliser le portail Bluesnap pour consulter et exporter des rapports, retrouver une transaction, effectuer un remboursement , et bien plus encore.
Vous n'avez pas reçu le montant prévu ? Si vous avez constitué une réserve pour remboursement auprès de Bluesnap, une partie de vos fonds peut être retenue pour le traitement des remboursements. Pour en savoir plus sur les réserves pour remboursement, cliquez ici.
Portail client Bluesnap
Votre établissement scolaire recevra des identifiants de connexion pour le portail client de Bluesnap .
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Cliquez sur Rapports > Détails de la transaction (2). Si vous rapprochez les montants reçus d'un versement particulier, vous pouvez également utiliser Rapports > Versement > Détails du versement et sélectionner l' ID de paiement correspondant.
3. Sélectionnez une option parmi les périodes ou entrez une période personnalisée (4).
5. Cliquez sur « Go » pour afficher les transactions à l'écran ou sur « Télécharger » pour les exporter . Vous pouvez personnaliser l'affichage des transactions pour ne voir que les informations les plus pertinentes. L' identifiant de facture sert de référence pour associer les paiements aux articles dans SchoolsBuddy . L'identifiant de transaction du commerçant commence par « B » pour « Réservation » (paiement instantané lors de l'inscription) ou par « P » pour « Paiement » (payé ultérieurement à partir des frais impayés des parents). Le prénom, le nom et l'adresse e-mail de l'acheteur sont saisis manuellement par les parents lors de la transaction ; ils peuvent donc différer de l'adresse e-mail enregistrée dans SchoolsBuddy (par exemple, un parent peut avoir utilisé une autre adresse e-mail pour recevoir un reçu Bluesnap).
Rapports financiers SchoolsBuddy
Le rapport du tableau de bord financier de SchoolsBuddy se trouve dans la section Frais > Rapports . Si vous ne voyez pas le module Frais, demandez à votre administrateur principal l'autorisation de le consulter .
Ce rapport contient de nombreuses informations ; nous l'avons donc conçu pour être géré via l'onglet Tableau de bord . Des conseils d'utilisation sont disponibles dans le premier onglet Accès rapide . L'onglet Tableau de bord vous permet de définir les filtres qui seront appliqués aux autres onglets détaillés du rapport.
1. Accédez à Frais > Rapports et sélectionnez le rapport Tableau de bord financier
2. Sélectionnez l'onglet Tableau de bord
3. Par défaut, le rapport affiche les données des 30 derniers jours . Sélectionnez une autre période si vous avez besoin de données plus anciennes. Dans cet exemple, nous sélectionnons « 3 derniers mois » afin de pouvoir saisir des dates précises pour le mois d'août.
4. Utilisez le curseur pour définir les dates spécifiques de la transaction, par exemple du 1er août 2022 au 31 août 2022.
5. Limitez le mode de paiement à Bluesnap.
6. Le total des frais perçus permet de comparer rapidement le total de vos rapports SchoolsBuddy et Bluesnap. Le nombre de transactions peut différer légèrement de celui de Bluesnap, car une transaction dans Bluesnap peut correspondre à plusieurs opérations dans SchoolsBuddy (par exemple, un parent peut payer deux activités pour son enfant, ou la même activité pour deux frères et sœurs).
7. Pour comparer les rapports plus en détail, nous vous recommandons d'utiliser l'onglet « Rapprochement quotidien » . Vous pouvez également utiliser l'onglet « Transactions » si vous recherchez des informations complètes, mais pour un rapprochement rapide des totaux quotidiens, le rapport « Rapprochement quotidien » répond à la plupart des besoins.
8. Vous devrez peut-être resélectionner le mois et l'année de la transaction dans cet onglet.
9. Les totaux journaliers permettent de consulter rapidement le montant total prélevé à chaque date du mois et de le comparer au rapport de Bluesnap. Si un total journalier ne correspond pas, vérifiez les transactions individuelles du jour pour déterminer si un paiement a été effectué tard dans la nuit et enregistré le lendemain (certains paiements peuvent prendre un peu de temps à être traités).
10. La référence affichée est l'identifiant de facture de Bluesnap.
11. Lorsque vous sélectionnez une date dans les totaux quotidiens , les détails des transactions et les codes de groupe sont mis à jour pour n'afficher que ceux de ce jour-là. Dans cet exemple, une seule transaction a été enregistrée sur Bluesnap le 24 août, concernant trois articles SchoolsBuddy pour des frères et sœurs du groupe « Sweats à capuche scolaires ».