Cet article est le troisième volet de notre série sur la gestion des voyages à l'étranger : acomptes, attribution des préférences et frais express. Pour un aperçu complet, consultez le premier article de la série ici .
Dans les articles précédents, vous avez créé différents groupes qui peuvent être utilisés pour envoyer des messages ou pour effectuer des paiements finaux.
Il y a tout d'abord le groupe « Paiement de l'acompte pour le voyage à l'étranger ». Ce groupe est très pratique pour communiquer avec tous les participants au programme « Une semaine sans murs » ou au séjour résidentiel. Par exemple, pour informer les parents d'une réunion scolaire avant le départ.
Deuxièmement, vous pouvez envoyer des communications à chaque groupe de voyage individuellement, par exemple pour informer les étudiants de ce qu'ils doivent emporter pour le voyage, ou de tout détail pertinent concernant leur itinéraire.
De même, ces groupes peuvent être utilisés dans la fonction de facturation rapide, sous « Frais », pour prélever le ou les versements restants des voyages. Si tous les parents doivent payer le même montant, vous pouvez utiliser le groupe initial « Acompte pour voyage à l'étranger versé ». Si le montant du dernier versement diffère pour chaque groupe, utilisez les groupes individuels pour prélever le solde.
N'oubliez pas que les parents peuvent toujours effectuer des paiements partiels sur leurs soldes impayés ; cependant, nous vous conseillons de faire en sorte que chaque paiement corresponde au coût d'un versement, afin que vous puissiez utiliser la fonction « Suivi » du récapitulatif des frais pour assurer facilement le suivi des paiements en souffrance.
Si vous souhaitez obtenir de l'aide supplémentaire pour la mise en place d'un programme de voyage complexe comme celui-ci, veuillez réserver une session de formation avec nos spécialistes, en leur fournissant des détails sur votre programme d'événements.