Cet article est le deuxième volet de notre série sur la gestion des voyages à l'étranger par le biais d'acomptes, de l'attribution de dates de préférence et du paiement rapide. Pour une présentation complète, veuillez consulter le premier article de la série ici . Cette méthode peut également être adaptée à toute inscription par préférence lorsque les parents connaissent déjà les dates et n'ont pas besoin de les noter dans leur calendrier.
Comment configurer un conteneur de préférences pour les options de voyage à l'étranger :
- Cochez la case « Ignorer le jour de la semaine » . Cette fonction est conçue pour les voyages dont les parents connaissent déjà les dates, le calendrier n'ayant donc pas d'importance. Le voyage aura lieu par défaut un lundi.
- Définissez le nombre de préférences jusqu'à un maximum de 5.
- Définissez les dates de début et de fin de l'activité sur la semaine où le voyage apparaîtra dans le calendrier (cette période doit inclure un lundi).
- Définissez les dates d'ouverture et de fermeture des inscriptions en fonction de la période pendant laquelle les parents ont besoin de faire leur choix.
- Si les voyages ont lieu pendant les vacances scolaires, n'utilisez pas les dates bloquées par l'organisation , car ces dates seront réservées.
- Une fois le conteneur créé, ajoutez des groupes pour chaque trajet.
- Définissez la disponibilité du groupe , mais ajoutez une condition préalable : le demandeur doit appartenir au groupe « Acompte versé » que vous avez créé au préalable. Cela empêche les parents d'accéder à la liste des disponibilités et de faire des choix tant qu'ils n'ont pas versé leur acompte.
- Ajoutez le coût du prochain versement pour le voyage que vous souhaitez facturer et sélectionnez le type de coût « Par trimestre/an ». La facturation des conteneurs de préférences est gérée par trimestre.
- Si votre équipe financière utilise des codes de facturation , vous pouvez les utiliser pour regrouper tous les frais en utilisant le même code pour chaque groupe, y compris le groupe de dépôt initial.
- Ouvrez les inscriptions pour permettre aux parents de faire leurs choix. Une fois leurs choix effectués, suivez la procédure d'attribution habituelle pour répartir les voyages entre les élèves. Pour les voyages importants, nous vous recommandons de consulter le récapitulatif des attributions et d'apporter les ajustements nécessaires, par exemple si un élève n'a pas pu participer au voyage souhaité l'année dernière et que vous souhaitez lui garantir l'obtention de son premier choix cette année.
- Ajoutez toute information complémentaire à l'écran « Générer des événements » ; les parents la verront dans l'e-mail de confirmation qu'ils recevront. Par exemple, la date limite de paiement du prochain versement ou un avis indiquant que toutes les inscriptions aux voyages sont définitives.
- En raison du paramétrage du jour de la semaine à ignorer , ces sorties seront générées le premier lundi de la période d'activité. Les groupes de sortie apparaîtront dans la section Accueil > Registres/Événements et vous pourrez leur envoyer des communications si des informations spécifiques à la sortie doivent être communiquées.
Veuillez noter que si vous modifiez le lieu d'un groupe après la création des événements, le lieu de ces événements ne sera pas mis à jour. Vous devez modifier le lieu via Réception | Inscriptions / Événements . Veuillez consulter la section « Modification » de cet article : Modifier, supprimer ou annuler un événement .