Cet article explique comment organiser des réunions parents-professeurs sur site .
Pour les réunions en ligne , vous pouvez désormais choisir entre l'utilisation d'une URL de réunion et la vidéo intégrée . Veuillez consulter cet article pour plus d'informations.
Pour découvrir comment créer des réunions parents-professeurs en ligne à l'aide de vidéos intégrées , veuillez cliquer ici .
Pour savoir comment créer des réunions parents-professeurs en ligne à l'aide d'URL de réunion , veuillez cliquer ici .
Astuce : Il est facile de programmer plusieurs réunions parents-professeurs dans un même créneau horaire si vous utilisez les mêmes classes toute l’année (ou presque). Si vous optez pour cette méthode, vous pouvez modifier les dates d’inscription et de début/fin des réunions tout au long de l’année afin d’afficher ou de masquer les rencontres aux parents au fur et à mesure de leur planification.
- Cliquez sur l'onglet Administration des activités et des clubs / des réservations (cet onglet peut porter un nom différent selon les préférences de votre établissement scolaire).
- Cliquez sur le type de conteneur « Réunion parents-professeurs ».
- Cliquez sur « +Ajouter » pour créer un nouveau conteneur
- Complétez les paramètres généraux :
- Titre de l'inscription : Nom de la/des soirée(s)/conférence(s) parents
- Information aux parents : Inclure les détails pertinents pour toutes les réunions parents-professeurs qui seront affichés aux parents. Par exemple, qui contacter en cas d’empêchement de dernière minute ; les parents peuvent-ils annuler eux-mêmes leurs rendez-vous ?
- Autoriser l'annulation des réservations : Si vous souhaitez permettre aux parents d'annuler ou de modifier les créneaux horaires choisis, cochez la case. Les parents pourront consulter les disponibilités mises à jour en temps réel. Attention : les parents ne peuvent annuler ou modifier leur réservation que pendant les heures d'inscription.
- Format de la réunion : En présentiel
- Nombre maximal de rencontres avec un enseignant par élève : si vous souhaitez que les parents puissent réserver plus d’une rencontre avec un enseignant, modifiez cette option pour indiquer le nombre de rencontres qu’ils peuvent réserver.
- Complétez les détails restants.
- Date de début des réunions : Dates à partir desquelles se dérouleront les conférences. Vous pouvez indiquer les dates pour toute l’année si vous souhaitez donner une indication générale aux parents.
- Date de fin des réunions : Date jusqu’à laquelle se dérouleront les conférences. Vous pouvez indiquer les dates pour toute l’année si vous souhaitez donner une indication générale aux parents.
- Heure de début par défaut des réunions : si la plupart de vos réunions PTC commencent à la même heure, définissez ceci comme heure de début par défaut.
- Heure de fin par défaut des réunions : si la plupart de vos réunions PTC se terminent en même temps, définissez ceci comme heure de fin par défaut.
- Qui peut réserver des réunions : Les parents, les élèves ou les deux peuvent effectuer les réservations.
- Ouverture des inscriptions : Date et heure d’ouverture des inscriptions
- Clôture des inscriptions : Date et heure de clôture des inscriptions
- Utiliser les dates de blocage de l'organisation : sélectionner cette option empêchera la création de tout PTC les jours bloqués pour votre organisation, par exemple les journées de formation des enseignants.
- Conditions générales : Vous pouvez saisir les conditions générales que le parent doit accepter avant d'effectuer une réservation, ou créer un lien vers une page des conditions générales de votre école hébergée sur votre site Web en saisissant cette URL dans la case « Informations supplémentaires (URL) » des C&G .
- Formulaire de réservation : SchoolsBuddy peut créer des formulaires personnalisés si vous devez recueillir des informations auprès des parents lors de la réservation (par exemple, les besoins en interprète). N'hésitez pas à nous contacter pour toute demande.
Une fois tous les détails saisis, sélectionnez l'onglet vert « Enregistrer ».
- Le conteneur sera créé et vous serez redirigé vers l'écran d'accueil.
(Veuillez noter qu'un conteneur ne doit pas être réutilisé. Un nouveau conteneur doit être créé pour la prochaine série de PTC.)
Ensuite, créez les groupes d'enseignants pour les cours ou les classes d'inscription. Vous pouvez les importer depuis votre système d'information scolaire ; contactez-nous s'ils ne sont pas déjà disponibles à l'étape suivante. - Pour créer un groupe individuel, cliquez sur Ajouter ou pour créer tous les groupes à partir des données importées de votre système d'information étudiant, cliquez sur Ajout groupé .
- Si vous avez sélectionné l'option « Ajout groupé » , vous pouvez créer des groupes d'enseignants à partir de classes par matière ou de groupes d'inscription. Sélectionnez l'option souhaitée.
Les classes par matière peuvent être filtrées par enseignant, matière, année et recherche par mot-clé :Si vous sélectionnez Groupes d'inscription , la liste de tous vos groupes d'inscription ou classes s'affichera :
- Sélectionnez les groupes d'inscription ou les classes que vous souhaitez ajouter en cliquant sur les cases à bascule ou en utilisant l'option « Tout sélectionner » . Pour voir quels élèves font partie du groupe d'inscription ou de la classe , cliquez sur le logo vert (i) situé à côté du nom.
- Choisissez un suffixe pour le titre de l'enseignant. Par exemple, si vous sélectionnez « Groupes d'inscription » , le suffixe correspondant sera appliqué (ex. : « Réunion parents-enseignants 10A », « Réunion parents-enseignants 10B »). C'est ce que les parents verront lorsqu'ils choisiront les enseignants avec lesquels ils souhaitent réserver une séance.
- Une fois les classes sélectionnées, cliquez sur le bouton « Générer les enseignants » .
- La liste des groupes d'enseignants nouvellement créés s'affiche. Vous pouvez les supprimer ou les modifier. Pour supprimer un ou plusieurs enseignants, cochez la case correspondante à gauche, puis cliquez sur « Supprimer la sélection » . Une fois la sélection des enseignants terminée, cochez les cases correspondantes à gauche ou cliquez sur « Tout sélectionner » , puis sur « Terminer » . Il est possible d'ajouter rapidement un lieu ultérieurement ; par conséquent, ne remplissez ces champs que si vous utilisez des lieux différents pour chaque groupe.
- Les groupes nouvellement créés apparaîtront dans l'onglet « Enseignants » du conteneur. Si un message d'avertissement s'affiche car plusieurs groupes ont le même enseignant, veillez à ne pas programmer de réunions simultanément pour ces groupes. Nous vous recommandons de supprimer les groupes inutiles et de transférer leurs classes. Consultez cet article pour savoir comment procéder.
En pratique, il peut arriver que certains enseignants interviennent auprès de différentes classes à des horaires différents. Par exemple, un enseignant peut être leur professeur d'anglais et leur coordinateur CAS auprès d'un autre groupe d'élèves. Il est important de veiller à ce que les créneaux horaires des enseignants soient correctement planifiés ou bloqués ultérieurement afin d'éviter les doublons. Remarque : le filtre « Groupe » affiché dans la capture d'écran ci-dessous n'est pas une fonction de recherche ; il filtre uniquement par nom de groupe. Si le nom de l'enseignant est également celui du groupe, la recherche semblera s'effectuer par nom d'enseignant. - Pour modifier des informations, cliquez sur Modifier et rectifiez-les manuellement. Vous pouvez par exemple modifier les disponibilités pour permettre aux élèves d'autres classes de prendre rendez-vous avec cet enseignant en cas de remplacement.
- Cliquez sur « Dates bloquées » pour afficher les dates où les réunions parents-professeurs ne seront pas programmées. Si vous avez sélectionné les dates bloquées de l'organisation, elles apparaîtront ici. Vous pouvez également ajouter d'autres dates bloquées qui s'appliquent uniquement à ces réunions parents-professeurs et non à toutes les activités scolaires, si nécessaire.
- Ensuite, cliquez sur Créer des réunions et Ajouter.
- Remplissez les informations :
- Titre : Titre de la réunion parents-professeurs / conférence parents-professeurs concernée.
- Informations essentielles : Ajoutez toute information essentielle pertinente.
- Réservations par créneau horaire : En général, un seul parent peut réserver un créneau à la fois, mais cela dépend des préférences de votre établissement. Par exemple, si vous organisez des rencontres parents-professeurs animées par des élèves et que deux élèves sont présents simultanément.
- Si vous souhaitez créer la conférence pour chaque enseignant/inscription/cours, cliquez sur « Tout sélectionner » dans « Créer pour les enseignants » . Vous pouvez également sélectionner des groupes d'enseignants individuellement ; procédez ainsi si vous planifiez des réunions pour différents enseignants à des moments différents, par exemple les réunions de cours le lundi et les entretiens de conseil le mardi.
- Complétez les détails restants :
- Méthode de réunion : ce paramètre ne peut pas être modifié car, au niveau du conteneur, le format de réunion a été défini sur « En présentiel » .
- Lieu : Vous pouvez choisir le lieu par défaut du groupe ou en sélectionner un dans la liste des lieux de votre établissement. Vous devez choisir l’une des options.
- Fréquence : Vous pouvez créer des créneaux horaires pour une ou plusieurs journées. Si chaque jour a une heure de début et de fin différente, nous vous recommandons de les ajouter comme une seule journée, puis d’ajouter un autre événement pour chaque créneau horaire.
- Date de la réunion : sélectionnez le ou les jours de la soirée parents-professeurs / conférence parents-professeurs.
- Heure de début : Début du premier créneau horaire.
- Heure de fin : L'heure de fin du dernier créneau horaire.
- Durée de la réunion en minutes : La durée de chaque créneau horaire.
- Durée de l'intervalle en minutes : Ajoutez une durée si les enseignants ont besoin d'une pause entre chaque réunion.
Cliquez sur Créer une règle pour terminer. - Le système crée un modèle d'emploi du temps pour chaque groupe d'enseignants. Ces modèles sont modifiables jusqu'à leur publication. Une fois publiés, vous pouvez toujours les consulter sur cette page en décochant l'option « Masquer les éléments publiés », afin de vérifier s'il y a eu des modifications ultérieures.
- Cliquez sur « Publier les réunions » pour consulter les réunions créées. La colonne « Nombre de réunions » doit indiquer suffisamment de réunions pour couvrir le nombre d'élèves que l'enseignant doit voir. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez ajouter du temps à son emploi du temps. Vous pouvez soit sélectionner toutes les réunions à publier, soit choisir les emplois du temps de chaque enseignant en cochant la case correspondante. Par exemple, vous pouvez utiliser cette option si vous créez toutes les réunions pour le primaire et le secondaire dans le même conteneur, mais que vous souhaitez publier d'abord celles du primaire. La visibilité des rendez-vous publiés dépendra toujours des dates d'inscription définies dans les paramètres du conteneur. Sélectionnez les emplois du temps des enseignants et cochez la case « Je confirme » .
- Si tout est correct, faites défiler vers le bas et cochez la case de confirmation puis le bouton Publier . Veuillez noter que les événements seront immédiatement visibles par les parents si la période d'inscription est déjà ouverte. Si la date d'inscription est ultérieure, les parents ne verront encore rien.
- Un message s'affichera indiquant que les réunions sont en cours de génération et ne peuvent être modifiées pendant le traitement. Une fois générées, ce message disparaîtra automatiquement. Vous pouvez également cliquer sur Actualiser pour mettre à jour l'écran.
- Une fois publiées, les réunions apparaîtront dans l'onglet « Voir les réunions/réservations » .
- Voici un exemple de l'écran que les parents verront lors de la réservation d'une réunion parents-professeurs. Un compte à rebours (réglé sur 15 minutes à partir de la sélection du créneau horaire) indique aux parents le temps restant pour vérifier les disponibilités et finaliser la réservation. Si le compte à rebours arrive à zéro, la réservation sera annulée et il faudra recommencer la procédure.
Veuillez noter que si vous modifiez le lieu d'un groupe après la création des événements, cela ne modifiera pas le lieu de ces événements. Cette étape doit également être effectuée manuellement, mais le lieu peut être modifié en bloc pour tous les événements futurs en une seule fois.
Veuillez consulter la section « Modification » de cet article pour plus d'informations sur la procédure à suivre : modifier, supprimer ou annuler un événement
Pour plus de détails, consultez ces articles :
Réservation manuelle d'une réunion parents-professeurs / d'une conférence parents-professeurs
Gérer les pauses lors de votre réunion parents-professeurs / soirée des parents