Création d'une réunion parents-professeurs en ligne avec intégration de vidéos

Cet article explique comment organiser des réunions parents-professeurs en ligne avec intégration vidéo . Il décrit également le déroulement de la réunion pour les parents et le personnel.

Pour les réunions en ligne , vous pouvez désormais choisir entre une URL de réunion et une vidéo intégrée . Veuillez consulter cet article pour choisir le type de réunion en ligne qui vous convient.

Pour savoir comment organiser des réunions parents-professeurs sur place , veuillez cliquer ici .

Pour savoir comment créer des réunions parents-professeurs en ligne à l'aide d'URL de réunion , veuillez cliquer ici .

Astuce : Il est facile de programmer plusieurs réunions parents-professeurs dans un même créneau horaire si vous utilisez les mêmes classes toute l’année (ou presque). Si vous optez pour cette méthode, vous pouvez modifier les dates d’inscription et de début/fin des réunions tout au long de l’année afin d’afficher ou de masquer les rencontres aux parents au fur et à mesure de leur planification.

1. Cliquez sur l'onglet Administration des activités et des clubs / des réservations (cet onglet peut porter un nom différent selon les préférences de votre établissement scolaire).

   

2. Cliquez sur le type de conteneur « Réunion parents-professeurs ».

   

3. Cliquez sur « +Ajouter » pour créer un nouveau conteneur

   

4. Complétez les paramètres généraux :
   • Titre de l'inscription : Nom de la/des soirée(s)/conférence(s) parents
   • Information aux parents : Inclure les détails pertinents pour toutes les réunions parents-professeurs qui seront affichés aux parents. Par exemple, qui contacter en cas d’empêchement de dernière minute ; les parents peuvent-ils annuler eux-mêmes leurs rendez-vous ?
   • Autoriser l'annulation des réservations : si vous souhaitez permettre aux parents d'annuler ou de modifier les créneaux horaires choisis, cochez la case. Les parents pourront consulter la disponibilité des créneaux horaires en temps réel.
   • N.B. Les parents ne peuvent annuler ou modifier l'inscription que pendant la période d'inscription.
   • Format de réunion : Sélectionnez « En ligne » (via la méthode en ligne par défaut)

   • Nombre maximal de rencontres avec un enseignant par élève : si vous souhaitez que les parents puissent réserver plus d’une rencontre avec un enseignant, modifiez cette option pour indiquer le nombre de rencontres qu’ils peuvent réserver.

     

5. Complétez les détails restants.
   • Date de début des réunions : Dates à partir desquelles se dérouleront les conférences. Vous pouvez indiquer les dates pour toute l’année si vous souhaitez donner une indication générale aux parents.
   • Date de fin des réunions : Date jusqu’à laquelle se dérouleront les conférences. Vous pouvez indiquer les dates pour toute l’année si vous souhaitez donner une indication générale aux parents.
   • Heure de début par défaut des réunions : si la plupart de vos réunions PTC commencent à la même heure, définissez ceci comme heure de début par défaut.
   • Heure de fin par défaut des réunions : si la plupart de vos réunions PTC se terminent en même temps, définissez ceci comme heure de fin par défaut.
   • Qui peut réserver des réunions : Les parents, les élèves ou les deux peuvent effectuer les réservations.
   • Ouverture des inscriptions : Date et heure d’ouverture des inscriptions
   • Clôture des inscriptions : Date et heure de clôture des inscriptions
   • Utiliser les dates de blocage de l'organisation : sélectionner cette option empêchera la création de tout PTC les jours bloqués pour votre organisation, par exemple les journées de formation des enseignants.
   • Conditions générales : Vous pouvez saisir les conditions générales que le parent doit accepter avant d'effectuer une réservation, ou créer un lien vers une page des conditions générales de votre école hébergée sur votre site Web en saisissant cette URL dans la case « Informations supplémentaires (URL) » des C&G .

   • Formulaire de réservation : SchoolsBuddy peut créer des formulaires personnalisés si vous devez recueillir des informations auprès des parents lors de la réservation (par exemple, les besoins en interprète). N'hésitez pas à nous contacter pour toute demande.
     
     Une fois tous les détails saisis, sélectionnez l'onglet vert « Enregistrer ».

     

6. Le conteneur sera créé et vous serez redirigé vers l'écran d'accueil.
   (Veuillez noter qu'un conteneur ne doit pas être réutilisé. Un nouveau conteneur doit être créé pour la prochaine série de PTC.)
   Ensuite, créez les groupes d'enseignants pour les cours ou les classes d'inscription. Vous pouvez les importer depuis votre système d'information scolaire ; contactez-nous s'ils ne sont pas déjà disponibles à l'étape suivante.

7. Pour créer un groupe individuel, cliquez sur Ajouter ou pour créer tous les groupes à partir des données importées de votre système d'information étudiant, cliquez sur Ajout groupé .

   

8. Si vous avez sélectionné l'option « Ajout groupé » , vous pouvez choisir de créer des groupes à partir de classes ou de groupes d'inscription. Sélectionnez l'option souhaitée.
   Les classes peuvent être filtrées par enseignant, matière, niveau et recherche par mot-clé :

   

   Si vous sélectionnez Groupes d'inscription , vous verrez la liste de tous vos groupes d'inscription ou classes.

   

9. Sélectionnez les groupes d'inscription ou les classes de matières que vous souhaitez ajouter en cliquant sur les cases à bascule ou en utilisant « Tout sélectionner » .

   

   Si vous souhaitez voir quels élèves sont dans le groupe régulier ou la classe de matière , cliquez sur le logo vert (i) situé à côté du nom.

   

10. Choisissez un suffixe pour le titre de l'enseignant. Par exemple, si vous sélectionnez « Groupes d'inscription » , le suffixe correspondant sera appliqué (ex. : « Réunion parents-enseignants 10A », « Réunion parents-enseignants 10B »). C'est ce que les parents verront lorsqu'ils choisiront les enseignants avec lesquels ils souhaitent réserver une séance.

    

11. Une fois les classes/groupes d'inscription sélectionnés, cliquez sur le bouton Générer les enseignants .

    

12. La liste des groupes d'enseignants nouvellement créés s'affiche. Vous pouvez les supprimer ou les modifier. Pour supprimer un ou plusieurs enseignants, cochez la case correspondante à gauche, puis cliquez sur « Supprimer la sélection ».

Une fois que vous êtes satisfait(e) des enseignants, cochez les cases correspondantes à gauche ou cliquez sur « Tout sélectionner » , puis sur « Terminer » . L’option « Lieu en ligne » affichera alors « Vidéo intégrée » , indiquant que la réunion se déroulera via la plateforme SchoolsBuddy et non via une URL de réunion.

13. Les groupes nouvellement créés apparaîtront sous l'onglet Enseignants dans le conteneur.

Si un message d'avertissement indique que plusieurs groupes sont associés au même enseignant, veuillez redoubler de vigilance lors de la planification des réunions. Veillez à ce que les réunions de ces groupes ne soient pas programmées simultanément afin d'éviter les chevauchements de réservations.

Nous vous recommandons de supprimer les groupes inutiles et de déplacer les classes correspondantes. Veuillez consulter cet article pour savoir comment procéder. Cela consiste à regrouper plusieurs classes dans le champ « Disponible pour » d'un seul groupe. Par exemple, si un enseignant propose des séances à la fois à une classe d'anglais et à une classe de français, il peut inclure les deux classes dans la section « Disponible pour » d'un seul groupe, plutôt que de créer un groupe distinct pour chaque classe.

Veuillez noter que, dans certains cas, la présence de plusieurs groupes d'enseignants est normale et appropriée. Cela se produit généralement lorsque les réunions d'un enseignant doivent être planifiées à des moments différents selon ses rôles. Par exemple, un enseignant peut rencontrer un groupe d'élèves en tant que professeur d'anglais et un autre groupe en tant que coordinateur du programme CAS.

Dans ces situations, il est important de veiller à ce que les créneaux horaires de l'enseignant soient correctement planifiés ou bloqués afin d'éviter les doubles réservations — par exemple, en programmant les cours d'anglais le matin et les réunions CAS l'après-midi.

Remarque : Le filtre Groupe affiché dans la capture d’écran ci-dessous n’est pas une fonction de recherche. Il filtre les résultats uniquement par nom de groupe. Si le nom de l’enseignant est également utilisé comme nom de groupe, il se peut que le filtre semble effectuer une recherche par nom d’enseignant.

14. Si vous souhaitez modifier des détails, cliquez sur Modifier et corrigez manuellement les détails nécessaires.

Vous pourriez modifier les disponibilités pour permettre aux élèves d'autres classes de prendre rendez-vous avec ce professeur s'ils devaient le remplacer, par exemple.

15. Cliquez sur « Dates bloquées » pour afficher les dates auxquelles les réunions parents-professeurs ne seront pas programmées. Si vous avez choisi d'utiliser les dates bloquées de l'organisation, celles-ci apparaîtront ici. Vous pouvez également ajouter d'autres dates bloquées qui s'appliquent uniquement à ces réunions parents-professeurs et non à toutes les activités scolaires, si nécessaire.

16. Ensuite, cliquez sur Créer des événements et Ajouter un nouvel événement.

17. Remplissez les informations :

• Titre : Titre de la réunion parents-professeurs / conférence parents-professeurs concernée.
• Informations essentielles : Ajoutez toute information essentielle pertinente.
• Réservations par créneau horaire : En général, un seul parent peut réserver un créneau à la fois, mais cela dépend des préférences de votre établissement. Par exemple, si vous organisez des rencontres parents-professeurs animées par les élèves et que deux élèves sont présents simultanément.

18. Si vous souhaitez créer la conférence pour chaque enseignant/inscription/cours, cliquez sur « Tout sélectionner » dans « Créer pour les enseignants » . Vous pouvez également sélectionner des groupes d'enseignants individuellement ; procédez ainsi si vous planifiez des réunions pour différents enseignants à des moments différents, par exemple les réunions de cours le lundi et les entretiens de conseil le mardi.

19. Remplissez les détails :

• Méthode de réunion : ce paramètre ne peut pas être modifié car, au niveau du conteneur, le format de réunion a été défini sur « En ligne » (via la méthode en ligne par défaut).
• Lieu : Il s'agira d' une conversation vidéo intégrée
• Fréquence : Vous pouvez créer des créneaux horaires pour une ou plusieurs journées. Si chaque jour a une heure de début et de fin différente, nous vous recommandons de les ajouter comme une seule journée, puis d’ajouter un autre événement pour chaque créneau horaire.
• Date de la réunion : sélectionnez le ou les jours de la soirée parents-professeurs / conférence parents-professeurs.
• Heure de début : Début du premier créneau horaire.
• Heure de fin : L'heure de fin du dernier créneau horaire.
• Durée de l'événement en minutes : La durée de chaque créneau horaire.
• Durée de l'intervalle en minutes : Ajoutez une durée si les enseignants ont besoin d'une pause entre chaque réunion.
• Clôture des réunions : Choisissez comment les réunions doivent se terminer :
  • Automatiquement – ​​Les réunions se termineront automatiquement à l'heure définie dans « Heure de fin ».
  • Contrôle par le personnel – Le personnel peut mettre fin manuellement aux réunions, jusqu'à 15 minutes avant l'heure de fin prévue.

Cliquez sur Créer une règle pour terminer.

20. Le système crée un modèle d'emploi du temps pour chaque groupe d'enseignants. Ces modèles sont modifiables jusqu'à leur publication.

21. Cliquez sur Publier les réunions pour consulter les réunions créées.

Vérifiez la colonne « Nombre de réunions » pour vous assurer qu'il y a suffisamment de créneaux horaires pour le nombre d'élèves que chaque enseignant doit voir. Si le nombre de réunions est insuffisant, vous devrez peut-être ajouter des heures à l'emploi du temps de cet enseignant.

Vous pouvez choisir de :

• Sélectionnez toutes les réunions à publier en une seule fois, ou

• Sélectionnez les horaires de chaque enseignant en cochant la case à côté de son nom.

Par exemple, si vous avez créé des réunions pour l'école primaire et le collège dans le même conteneur, mais que vous souhaitez publier d'abord uniquement les réunions de l'école primaire, vous pouvez sélectionner uniquement les enseignants concernés.

Veuillez noter que la visibilité des rendez-vous publiés reste soumise aux dates d'inscription définies dans le conteneur.

Une fois que vous avez sélectionné les horaires des enseignants requis, cochez la case « Je confirme » et continuez.

22. Si tout est correct, faites défiler vers le bas et cochez la case de confirmation puis le bouton Publier . Remarque : les événements seront immédiatement visibles par les parents si la période d’inscription est déjà ouverte. Si la date d’inscription est ultérieure, les parents ne verront rien pour le moment.

23. Un message s'affiche indiquant que les réunions sont en cours de génération et ne peuvent être modifiées pendant le traitement. Une fois générées, ce message disparaît automatiquement. Vous pouvez également cliquer sur Actualiser pour mettre à jour l'écran.

24. Une fois publiées, les réunions seront répertoriées dans l'onglet « Voir les réunions/réservations » .

25. Voici un exemple de l'écran que les parents verront lors de la réservation d'une réunion parents-professeurs. Un compte à rebours (réglé sur 15 minutes à partir de la sélection du créneau horaire) indique aux parents le temps restant pour vérifier les disponibilités et finaliser la réservation. Si le compte à rebours arrive à zéro, la réservation sera annulée et il faudra recommencer.

Comment la réunion se déroule-t-elle pour les parents et le personnel ?

Une fois qu'un parent a effectué une réservation et que celle-ci figure dans l'agenda du parent et du membre du personnel, lorsqu'ils cliqueront dessus, une icône indiquera que la réunion n'a pas commencé .

Vue parent

Avis du personnel

Lorsque l'heure actuelle sera à moins d'une heure du rendez-vous, cette icône se transformera en compte à rebours commençant à 59,59.

Par exemple

Une fois l'heure du rendez-vous arrivée, le parent et le membre du personnel peuvent cliquer sur Rejoindre la réunion -

Veuillez noter que vous ne pouvez rejoindre une réunion que depuis l'interface SchoolsBuddy . Si l'utilisateur a configuré la liaison avec un autre agenda, comme Outlook ou Google, il devra se connecter à SchoolsBuddy pour participer aux réunions.

Vue parent

Avis du personnel

Lorsque le parent et le membre du personnel cliquent tous deux sur le bouton « Rejoindre la réunion », l’interface affichera l’écran vidéo de chaque personne. Du point de vue du parent, le membre du personnel apparaîtra au centre de l’écran et le parent dans une vignette plus petite en bas à gauche ; du point de vue du membre du personnel, l’affichage sera inversé.

Vue parent

Avis du personnel

En bas de l'écran se trouvent différents boutons et un compte à rebours indiquant le temps restant avant la réunion.

Une fois le compte à rebours arrivé à zéro, ou lorsque la réunion est terminée par le membre du personnel, l'écran revient à l'événement, le bouton devient « Réunion terminée » et le membre du personnel peut alors procéder à l'appel.

Pour plus de détails, consultez ces articles :

Blocage des créneaux horaires des réunions parents-professeurs/conférences parents-professeurs en tant qu'administrateur

Bloquer les créneaux horaires des réunions parents-professeurs / rencontres parents-professeurs - en tant qu'enseignant

Réservation manuelle d'une réunion parents-professeurs / conférence parents-professeurs

Gérer les pauses lors de votre réunion parents-professeurs / soirée des parents