Créer une réunion parents-professeurs ou une conférence parents-professeurs (CPP) en ligne à l'aide d'URL de réunion

Partie 1 : créer le conteneur

1. Sélectionnez l'onglet « Activités et clubs » ou « Réservations ». Votre établissement peut utiliser une autre appellation.

   

2. Sélectionnez le type de conteneur « Conférence parents-professeurs », puis sélectionnez « +Ajouter » pour créer un nouveau conteneur.

   

3. Complétez les paramètres généraux :

   Champ	Que faut-il saisir ?
   Titre d'inscription	Le nom de la réunion parents-professeurs ou de la conférence parents-professeurs.
   Informations aux parents	Détails concernant toutes les réunions parents-professeurs auxquelles les parents participeront, par exemple qui contacter en cas d'empêchement de dernière minute, ou s'ils peuvent annuler eux-mêmes leurs rendez-vous.
   Autoriser l'annulation de la réservation	Cochez cette case pour permettre aux parents d'annuler ou de modifier les créneaux horaires. Les parents peuvent consulter les disponibilités en temps réel. Ils ne peuvent annuler ou modifier leur réservation que pendant les heures d'inscription.
   Format de réunion	Sélectionnez En ligne (via la méthode en ligne par défaut).
   Nombre maximal de rencontres avec un enseignant par élève	Pour permettre aux parents de réserver plusieurs rendez-vous avec un enseignant, indiquez le nombre de rendez-vous possibles. Sinon, laissez ce champ à 0.

   

4. Complétez les détails restants :

   Champ	Que faut-il saisir ?
   Date de début/de fin des réunions	Le premier et le dernier jour du PTC.
   Heure de début/fin par défaut des réunions	L'heure de début au plus tôt et l'heure de fin au plus tard du PTC.
   Qui peut réserver des réunions ?	Parents, élèves ou les deux.
   Les inscriptions sont ouvertes	La date et l'heure d'ouverture des inscriptions sont indiquées.
   Les inscriptions sont closes	La date et l'heure limites d'inscription sont dépassées.
   Utiliser les dates de blocage de l'organisation	Empêche la création de PTC les jours bloqués pour votre organisation, par exemple les journées de formation des enseignants.
   Conditions générales	Saisissez les conditions que les parents doivent accepter avant de réserver, ou insérez un lien vers les conditions de votre école sur votre site Web en saisissant l'URL dans les informations supplémentaires des C&C (URL).
   Formulaire de données de réservation	SchoolsBuddy peut créer des formulaires personnalisés pour recueillir des informations auprès des parents lors de la réservation, par exemple concernant leurs besoins en traduction. N'hésitez pas à nous contacter pour toute demande.

5. Sélectionnez l'onglet vert Enregistrer. Le conteneur est créé et s'ouvre.

   

Partie 2 : former les enseignants

Le premier onglet du conteneur s'intitule « Enseignants ». C'est ici que vous ajoutez les enseignants qui organisent la réunion parents-professeurs et leurs classes à leur groupe.

1. Sélectionnez « Ajouter » pour créer un groupe individuel, ou « Ajouter en masse » pour créer tous les groupes à partir des données importées de votre système d'information étudiant.

   

2. Avec l'ajout en masse, vous pouvez créer des groupes à partir des classes ou des groupes d'inscription. Les classes peuvent être filtrées par enseignant, matière, niveau et mot-clé. La liste des groupes d'inscription répertorie tous vos groupes d'inscription ou classes.

   

   

3. Sélectionnez les groupes d'inscription ou les classes à ajouter à l'aide des cases à cocher, ou utilisez l' option « Tout sélectionner ». Pour voir quels élèves font partie d'un groupe, sélectionnez le « i » vert à côté de son nom.

   

4. Ajoutez un suffixe au titre de l'enseignant. Il est ajouté à chaque titre de groupe, par exemple : Réunion parents-professeurs 10A, Réunion parents-professeurs 10B. Les parents voient ce suffixe lorsqu'ils choisissent les enseignants à réserver.

   

5. Sélectionnez Générer des enseignants.

   

6. Une liste des nouveaux groupes d'enseignants s'affiche. Pour changer l'enseignant principal d'une classe, sélectionnez Changer.

   

7. Pour ajouter ou modifier le lien de la réunion, sélectionnez l'icône verte dans le champ « Lieu ».

   

8. Cochez les enseignants que vous souhaitez, ou sélectionnez Tout sélectionner, puis sélectionnez Terminer.

   

9. Les nouveaux groupes sont répertoriés dans l'onglet Enseignants.

   

   Un avertissement s'affiche lorsqu'un même enseignant est associé à plusieurs groupes d'élèves, par exemple un enseignant ayant un groupe d'élèves en tant que professeur d'anglais et un autre en tant que coordinateur CAS. Chaque enseignant ne doit avoir qu'un seul groupe sur cette page. Regroupez toutes les classes en une seule et supprimez les doublons. Veillez également à ne pas programmer de réunions pour deux groupes simultanément. Consultez la section « Gestion des enseignants et des classes pour les rencontres parents-professeurs ».

10. Pour modifier les informations, sélectionnez « Modifier » et ajustez-les. Par exemple, vous pouvez modifier les disponibilités afin que les élèves d'autres matières puissent réserver ce professeur.

    

    

11. Vous pouvez également ajouter ou modifier l'URL de la réunion ici. Sélectionnez l'icône verte « i », saisissez l' identifiant de la réunion en ligne (A) et sélectionnez « Enregistrer » (B), puis sélectionnez « Enregistrer » sur la page « Modifier les groupes ».

    

    

12. Sélectionnez « Dates bloquées » pour afficher les dates auxquelles les formations PTC ne seront pas programmées. Les dates bloquées par l'organisation apparaissent ici si vous avez choisi de les utiliser. Vous pouvez également ajouter des dates bloquées qui s'appliquent uniquement à ces formations PTC.

    

Partie 3 : créer les réunions

1. Sélectionnez Créer des réunions, puis Ajouter.

   

2. Remplissez les informations :

   Champ	Que faut-il saisir ?
   Titre	Le titre de cette réunion parents-professeurs ou de cette conférence parents-professeurs.
   Informations vitales	Toute information vitale pertinente.
   Réservations par créneau horaire de réunion	En général, un seul parent réserve un créneau à la fois, mais cela dépend de votre école ; par exemple, il peut s’agir de conférences animées par les élèves, où deux élèves participent ensemble.

   

3. Sous « Créer pour les enseignants », sélectionnez « Tout sélectionner » pour créer la conférence pour chaque enseignant, inscription ou groupe de cours. Vous pouvez également sélectionner des groupes d'enseignants individuels si vous planifiez des réunions pour différents enseignants à des moments différents, par exemple des réunions de cours le lundi et des entretiens individuels le mardi.

   

4. Veuillez compléter les détails :

   Champ	Que faut-il saisir ?
   Méthode de réunion	Impossible de modifier, car le format de réunion du conteneur est en ligne (via la méthode en ligne par défaut).
   Emplacement	Réunion en ligne via URL.
   Fréquence	Créez des créneaux horaires pour une ou plusieurs journées. Si chaque journée a des heures de début et de fin différentes, ajoutez une journée, puis ajoutez un autre événement pour chaque créneau horaire.
   Date de la réunion	Le ou les jours du PTC.
   Heure de début	Début du premier créneau horaire.
   Fin des temps	Fin du dernier créneau horaire.
   Durée de l'événement en minutes	La durée de chaque créneau horaire.
   Intervalle de temps en minutes	Une pause entre chaque réunion, si les enseignants en ont besoin.

5. Sélectionnez Créer une règle.

   

6. Un modèle d'emploi du temps est créé pour chaque groupe d'enseignants. Sélectionnez « Modifier » à droite pour en modifier un.

   

7. Sélectionnez l'onglet « Publier les réunions » pour les consulter. La colonne « Nombre de réunions » doit indiquer le nombre d'élèves que chaque enseignant doit voir. Si ce n'est pas le cas, prévoyez du temps supplémentaire dans leur emploi du temps.

   

8. Sélectionnez « Tout sélectionner » ou cochez les emplois du temps de chaque enseignant. Par exemple, vous pouvez créer des réunions pour le primaire et le secondaire dans le même conteneur, mais publier d'abord celles du primaire.

   

9. Sélectionnez « Je confirme » et « Publier ».

   

   Une fois publiées, les dates et heures des réunions ne peuvent plus être modifiées. Les réunions sont immédiatement visibles pour les parents si les inscriptions sont déjà ouvertes. Si les inscriptions ouvrent ultérieurement, les parents ne verront rien pour le moment.

   

10. Un message indique que les réunions sont en cours de génération et ne peuvent pas être modifiées. Il disparaît une fois les réunions générées ; vous pouvez également sélectionner Actualiser.

    

11. Les réunions publiées sont répertoriées dans l'onglet « Voir les réunions/réservations ».