Création d'une réunion parents-professeurs en ligne / d'une conférence parents-professeurs / d'une réunion parents-professeurs en ligne à l'aide d'URL de réunion

Cet article explique comment créer une conférence parents-professeurs en ligne (PTC) à l'aide d'URL de réunion (par exemple Zoom, Microsoft Teams, etc.).
La création d'une conférence parents-professeurs comporte trois étapes ; cet article vous présente ces trois étapes.

Première partie : Création de conteneurs
Deuxième partie : Création d'enseignants
Troisième partie : Création de réunions

Première partie : Création de conteneurs

Cliquez sur l'onglet Administration des activités et des clubs / des réservations (cet onglet peut porter un nom différent selon les préférences de votre établissement scolaire).
Cliquez sur le type de conteneur « Réunion parents-professeurs ».
Cliquez sur « +Ajouter » pour créer un nouveau conteneur
Complétez les paramètres généraux :
- Titre de l'inscription : Nom de la/des soirée(s)/conférence(s) parents
- Information aux parents : Inclure les détails pertinents pour toutes les réunions parents-professeurs qui seront affichés aux parents. Par exemple, qui contacter en cas d’empêchement de dernière minute ; les parents peuvent-ils annuler eux-mêmes leurs rendez-vous ?
- Autoriser l'annulation des réservations : Si vous souhaitez permettre aux parents d'annuler ou de modifier les créneaux horaires choisis, cochez la case. Les parents pourront consulter les disponibilités en temps réel. Attention : les parents ne peuvent annuler ou modifier leur réservation que pendant les heures d'inscription.
- Format de réunion : Sélectionnez « En ligne » (via la méthode en ligne par défaut)
- Nombre maximal de rencontres par élève avec un enseignant : si vous souhaitez que les parents puissent réserver plusieurs rencontres avec un enseignant, veuillez indiquer le nombre de rencontres autorisées. Sinon, veuillez laisser la valeur à 0.
Complétez les détails restants.
- Dates de début et de fin des réunions : Le premier et le dernier jour du PTC.
- Heure de début/fin par défaut des réunions : l’heure de début la plus proche et l’heure de fin la plus tardive de PTC.
- Qui peut réserver des réunions : Les parents, les élèves ou les deux peuvent effectuer les réservations.
- Ouverture des inscriptions : Date et heure d’ouverture des inscriptions
- Clôture des inscriptions : Date et heure de clôture des inscriptions
- Utiliser les dates de blocage de l'organisation : sélectionner cette option empêchera la création de tout PTC les jours bloqués pour votre organisation, par exemple les journées de formation des enseignants.
- Conditions générales : Vous pouvez saisir les conditions générales que le parent doit accepter avant d'effectuer une réservation, ou créer un lien vers une page des conditions générales de votre école hébergée sur votre site Web en saisissant cette URL dans la case « Informations supplémentaires (URL) » des C&G .
- Formulaire de réservation : SchoolsBuddy peut créer des formulaires personnalisés si vous devez recueillir des informations auprès des parents lors de la réservation (par exemple, les besoins en interprète). N'hésitez pas à nous contacter pour toute demande.
  Une fois tous les détails saisis, sélectionnez l'onglet vert « Enregistrer ».
Le conteneur sera créé et vous y serez conduit.
(Veuillez noter qu'un conteneur ne doit pas être réutilisé. Un nouveau conteneur doit être créé pour la prochaine série de PTC.)

Deuxième partie : Création d'enseignants

Le premier onglet d'un conteneur est l'onglet enseignant ; c'est ici que vous ajoutez à leur groupe les enseignants qui animeront la formation PTC, ainsi que leurs classes.

Pour créer un groupe individuel, cliquez sur Ajouter ou pour créer tous les groupes à partir des données importées de votre système d'information étudiant, cliquez sur Ajout groupé .
Si vous avez sélectionné l'option « Ajout groupé » , vous pouvez choisir de créer des groupes à partir de classes ou de groupes d'inscription. Sélectionnez l'option souhaitée.
Les classes par matière peuvent être filtrées par enseignant, matière, année et recherche par mot-clé :
Si vous sélectionnez Groupes d'inscription , vous verrez la liste de tous vos groupes d'inscription ou classes.
Sélectionnez les groupes ou classes que vous souhaitez ajouter en cliquant sur les cases à cocher ou en utilisant l'option « Tout sélectionner » . Pour afficher la liste des élèves inscrits dans un groupe ou une classe , cliquez sur le logo vert (i) situé à côté de leur nom.
Ajoutez un suffixe au titre de l'enseignant. Par exemple, le suffixe correspondant au groupe sera appliqué : « Réunion parents-enseignants 10A », « Réunion parents-enseignants 10B ». C'est ce que les parents verront lorsqu'ils choisiront les enseignants avec lesquels ils souhaitent réserver une séance.
Une fois les classes/groupes d'inscription sélectionnés, cliquez sur le bouton Générer les enseignants .
La liste des nouveaux groupes d'enseignants s'affichera. Pour changer l'enseignant principal d'une classe, cliquez sur « Changer ».
Pour ajouter/mettre à jour le lien de la réunion, cliquez sur l'icône verte à côté du champ de localisation.
Lorsque vous êtes satisfait des enseignants, cochez les cases individuelles à gauche ou cliquez sur Tout sélectionner , puis sur Terminer .
Les groupes nouvellement créés apparaîtront dans l'onglet « Enseignants » du conteneur. Si un message d'avertissement s'affiche car plusieurs groupes ont le même enseignant, veillez à ne pas programmer de réunions pour ces groupes simultanément. Nous vous recommandons de supprimer les groupes inutiles et de transférer leurs classes. Consultez cet article pour savoir comment procéder.

En pratique, il est possible que certains enseignants aient des cours en double s'ils enseignent à des classes différentes à des moments différents. Par exemple, un enseignant peut avoir un groupe d'élèves en tant que professeur d'anglais et un autre groupe en tant que coordinateur CAS. Il est important de s'assurer que chaque enseignant n'a qu'un seul groupe sur cette page. Si un enseignant a plusieurs groupes, veuillez les regrouper en un seul et supprimer les doublons.
Pour modifier des informations, cliquez sur Modifier et rectifiez-les manuellement. Par exemple, vous pouvez modifier les disponibilités pour permettre aux élèves d'autres classes de prendre rendez-vous avec cet enseignant si nécessaire.
Vous pouvez également ajouter/modifier l'URL de la réunion ici. Cliquez sur l'icône « i » verte

Vous pouvez ensuite saisir l' ID de la réunion en ligne (A) et cliquer sur Enregistrer (B), puis cliquer sur Enregistrer sur la page Modifier les groupes .
Cliquez sur « Dates bloquées » pour afficher les dates où les réunions parents-professeurs ne seront pas programmées. Si vous avez sélectionné les dates bloquées de l'organisation, elles apparaîtront ici. Vous pouvez également ajouter d'autres dates bloquées qui s'appliquent uniquement à ces réunions parents-professeurs et non à toutes les activités scolaires, si nécessaire.

Troisième partie : Créer des réunions

Cliquez sur Créer des réunions et Ajouter.
Remplissez les informations :
- Titre : Titre de la réunion parents-professeurs / conférence parents-professeurs concernée.
- Informations essentielles : Ajoutez toute information essentielle pertinente.
- Réservations par créneau horaire : En général, un seul parent peut réserver un créneau à la fois, mais cela dépend des préférences de votre établissement. Par exemple, si vous organisez des rencontres parents-professeurs animées par des élèves et que deux élèves sont présents simultanément.
Si vous souhaitez créer une conférence pour chaque enseignant/inscription/cours, cliquez sur « Tout sélectionner » dans « Créer pour les enseignants » . Vous pouvez également sélectionner des groupes d'enseignants individuellement ; procédez ainsi si vous planifiez des réunions pour différents enseignants à des moments différents, par exemple les réunions de cours le lundi et les entretiens de conseil le mardi.
Veuillez compléter les détails :
- Méthode de réunion : ce paramètre ne peut pas être modifié car, au niveau du conteneur, le format de réunion a été défini sur « En ligne » (via la méthode en ligne par défaut).
- Lieu : Réunion en ligne via URL
- Fréquence : Vous pouvez créer des créneaux horaires pour une ou plusieurs journées. Si chaque jour a une heure de début et de fin différente, nous vous recommandons de les ajouter comme une seule journée, puis d’ajouter un autre événement pour chaque créneau horaire.
- Date de la réunion : sélectionnez le ou les jours de la soirée parents-professeurs / conférence parents-professeurs.
- Heure de début : Début du premier créneau horaire.
- Heure de fin : L'heure de fin du dernier créneau horaire.
- Durée de l'événement en minutes : La durée de chaque créneau horaire.
- Durée de l'intervalle en minutes : Ajoutez une durée si les enseignants ont besoin d'une pause entre chaque réunion.
- Cliquez sur Créer une règle pour terminer.
Le système crée un modèle d'emploi du temps pour chaque groupe d'enseignants. Ces modèles sont modifiables en cliquant sur « Modifier » à droite.
Cliquez sur l'onglet « Publier les réunions » pour consulter les réunions créées. La colonne « Nombre de réunions » doit indiquer suffisamment de réunions pour couvrir le nombre d'élèves que l'enseignant doit voir. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez ajouter du temps à son emploi du temps.
Vous pouvez soit sélectionner toutes les réunions à publier, soit choisir les emplois du temps de chaque enseignant individuellement en cochant la case correspondante. Par exemple, cette option peut s'avérer utile si vous créez toutes les réunions du primaire et du secondaire dans le même conteneur, mais que vous souhaitez publier d'abord celles du primaire.
Cliquez sur « Je confirme et publiez ». Veuillez noter qu'une fois publiées, les dates et heures des réunions ne pourront plus être modifiées.
Notez que les événements seront immédiatement visibles pour les parents si la période d'inscription est déjà ouverte. Si la date d'inscription est ultérieure, les parents ne verront encore rien.
Un message vous indiquera que les réunions sont en cours de création et ne peuvent être modifiées. Une fois créées, ce message disparaîtra automatiquement. Vous pouvez également cliquer sur Actualiser pour mettre à jour l'écran.
Une fois publiées, les réunions apparaîtront dans l'onglet « Voir les réunions/réservations » .