この記事は、デポジット支払い、優先順位の割り当て、クイックチャージを利用した海外旅行の管理方法に関するシリーズの第2弾です。包括的な概要については、 こちらのシリーズ第1弾の記事をご覧ください。この方法は、保護者が既に日程を把握しており、カレンダーに特定の日付を記入する必要がないような、あらゆる優先順位登録にも応用できます。
海外旅行オプションの優先順位コンテナを設定する方法：
- 「曜日を無視する」チェックボックスを選択してください。この機能は、保護者が旅行の日程を既に把握している場合など、カレンダー上の日付があまり重要でない旅行向けに設計されています。旅行はデフォルトで月曜日に設定されます。
- 設定項目の数は最大5つまで設定できます。
- アクティビティの開始日と終了日を、旅行がカレンダーに表示される週に設定してください（この日付範囲には月曜日が含まれている必要があります）。
- 登録開始日と終了日を、保護者が選択を行うための期間に設定してください。
- 旅行が学校の休暇期間にあたる場合は、組織の予約ブロック期間を使用しないでください。これらの期間は予約がブロックされてしまいます。
- コンテナを作成したら、各旅行ごとにグループを追加します。
- グループの利用可能状況を設定しますが、予約者が事前に作成した「デポジット支払い済み」グループに属している必要があるという前提条件を追加します。これにより、保護者はデポジットを支払うまでコンテナにアクセスして選択することができなくなります。
- 請求したい旅行の次回の分割払い料金を追加し、料金タイプとして「期間ごと／年間」を選択してください。優先コンテナの請求はすべて期間ごとに管理されます。
- 経理チームが請求コードを使用している場合は、元の入金グループを含め、各グループに同じコードを使用することで、すべての請求をまとめて処理することができます。
- 保護者が希望する旅行を選択できるよう、登録フォームを開放してください。選択が完了したら、通常の割り当て手順に従って生徒に旅行を割り当ててください。高額な旅行の場合は、後で生徒割り当て概要を確認し、必要に応じて手動で調整することをお勧めします。例えば、昨年希望していた旅行に参加できなかった生徒が、今年は第一希望の旅行に参加できるようにしたい場合などです。
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イベント生成画面にその他の情報を追加すると、保護者が受け取る確認メールにその情報が表示されます。例えば、次回の分割払いの期日や、旅行の割り当てがすべて確定済みである旨の通知などです。
- 「曜日を無視する」設定により、これらの旅行は活動期間の最初の月曜日に生成されます。旅行グループは「受付｜登録／イベント」に表示され、旅行に関する特別な情報を送信する必要がある場合は、旅行グループに連絡を送ることができます。
イベント作成後にグループの場所を変更しても、イベントの場所は変更されませんのでご注意ください。場所の更新は、受付｜登録／イベントから行う必要があります。 イベントの編集、削除、キャンセルについては、こちらの記事の編集セクションをご参照ください。