SchoolsBuddy内では、保護者、生徒、職員への連絡は手動で送信されるか、特定の機能が実行された後に自動的に送信されます。
手動通信
手動で送信される通信は、通常、送信のタイミングと理由をスタッフが管理します。手動通信には以下が含まれます。
- 送信メッセージは「通信の送信」タブから送信されました。
- 保護者／教職員／生徒向けアクティベーションメール
- パスワードリセット
- イベント招待状（旅行ポータルまたはスポーツポータルからイベントが作成された際に送信されます）
- 保護者の欠席に関するお知らせ
- 料金請求
アクティベーションメール
教職員、保護者、生徒がSchoolsBuddyアカウントを設定するには、アクティベーションメールを受け取る必要があります。このアクティベーションメールには、 SchoolsBuddyへのログイン時に使用するパスワードを入力するためのリンクが含まれています。アクティベーションメールは、管理者権限を持つ教職員のみが送信できます。メールの内容や画像はカスタマイズ可能です。
アクティベーションメールの送信方法については、 こちらをクリックしてください。
パスワードリセット
SchoolsBuddyユーザーがパスワードを忘れてリセットを希望する場合、組織管理者としてパスワードリセットメールを送信できます。メール内のリンクをクリックするとパスワードがリセットされ、ユーザーは新しいパスワードを作成できます。このメールは、教職員、保護者、生徒のいずれにも送信できます。
パスワードリセットメールを送信する方法については、 こちらをクリックしてください。
イベント招待状
イベントへの招待状は、イベントが作成され、関連する参加可能状況や同意設定が構成された後、旅行ポータルまたはスポーツポータルから手動で送信されます。
イベント招待状が送信された場合：
- 保護者および／または生徒にメール通知が届きます
- SchoolsBuddyモバイルアプリを有効にしている場合は、プッシュ通知も届きます。
- 通知では、イベントの詳細を確認し、イベントの設定に応じて出欠確認（例えば、参加または不参加）を行うよう促されます。
イベント招待状は通常、以下の目的で使用されます。
- 旅行
- スポーツイベント日程
- 競技会
- 空き状況の確認または同意が必要なイベント
ご注意ください：
招待状は、スタッフが旅行ポータルまたはスポーツポータルから手動で送信を開始した場合にのみ送信されます。
招待状を送っただけでは、生徒が自動的にイベントに参加するわけではありません。参加は、出欠確認または同意の返信に基づいて確定されます。
旅行ポータルから招待状を作成・送信する方法について詳しくは、こちらをクリックしてください。
スポーツポータルから招待状を作成・送信する方法について詳しく知りたい場合は、こちらをクリックしてください。
保護者の欠席に関するお知らせ
職員が出席簿を作成する際、職員は生徒を以下のように記録する選択肢があります。
はい＝彼らは時間通りに到着し、参加しました。
いいえ = 予定されていたが到着しなかった場合、不在通知の送信プロセスが開始されます。
遅刻＝到着したが、遅刻したと記録した。
正当な理由 = 彼らは到着しなかったが、その理由がわかっており、欠席としてマークする必要はありません。
生徒の欠席が「いいえ」とマークされ、出席簿が保存されると、デフォルトでは欠席通知の受信者として設定されている職員にメールで通知されます。出席簿を保存する際に、欠席した生徒の保護者に通知するオプションを選択できます。このオプションを選択すると、保護者と職員の両方に欠席通知メールが送信されます。
SchoolsBuddyでの出席簿の記録方法について詳しく知りたい場合は、 こちらをクリックしてください。
料金請求
グループ内の生徒のSchoolsBuddyアカウントに未払い料金がある場合、料金管理者として、そのグループの生徒/保護者に料金督促状を送信できます。料金督促状とは、未払い残高のある生徒/保護者に送信されるメール/プッシュ通知です。料金督促状を送信する際、個々の生徒を選択するオプションはありません。料金督促状は、 SchoolsBuddyで未払い残高のあるグループ内のすべてのメンバーにメール/プッシュ通知を送信します。
SchoolsBuddy内で料金の請求方法について詳しく知りたい場合は、 こちらをクリックしてください。
自動通信
自動的に送信される通信は、システム内で発生する特定の機能に基づいて送信されます。自動通信には以下が含まれます。
- 生徒・保護者向け予約確認（保護者会または即時予約・決済イベント用）
- 生徒／保護者アカウントに料金が割り当てられています（主要イベントまたは職員による手動予約の場合）。
- 生徒・保護者による課外活動／放課後クラブ／アクティビティの選択確認
- 生徒・保護者の課外活動／放課後クラブ／アクティビティへの参加割り当ての確認
- 支払い確認（保護者／生徒による支払い）
- イベントの中止
- イベントの詳細が編集されました
予約確認
SchoolsBuddyユーザーが保護者会または即時予約・決済イベントの予約を行うと、予約確認メールが送信されます。メールには、日付、時間、料金（該当する場合）、およびユーザーが行った予約数が記載されています。
ユーザーアカウントに割り当てられた料金
このメールは、以下の2つのシナリオで自動的に送信されます。まず、スタッフがコンテナ > 既存イベントタブ内で手動で予約を行った場合、そのイベントに料金が設定されていれば、料金がアカウントに割り当てられます。つまり、 SchoolsBuddyユーザーはこのメールを受信し、 SchoolsBuddyモバイルアプリを使用している場合はプッシュ通知も受信します。
ユーザーアクティビティの選択内容の確認
保護者または生徒が希望に基づく登録フォームでアクティビティを選択すると、希望に基づく登録フォーム内での選択内容を確認するメールが送信されます。
ユーザーアクティビティ割り当ての確認
好みに基づいた登録コンテナイベントが生成され、生徒のアクティビティ割り当てが完了すると、ユーザーには割り当てられた選択肢を確認するメールが送信されます。また、割り当てが完了すると、生徒は自動的に該当するグループに追加され、イベントが日記に追加されます。
支払い確認
ユーザーがSchoolsBuddy内でイベントの支払いを行うと、支払いが完了したことを確認するメールが送信されます。
イベントのキャンセルと最新情報
SchoolsBuddy内でイベントがキャンセルされた場合、または詳細が変更された場合、ユーザーにはメールと、 SchoolsBuddyモバイルアプリを使用している場合はプッシュ通知で通知されます。