この記事では、修学旅行を例に、即時予約・決済のサインアップを作成する手順を説明します。
パート1：コンテナの作成
- 「活動とクラブ」管理タブを選択してください（学校によっては名称が異なる場合があります）。
- このシナリオでは「修学旅行」を選択してください（学校にこのオプションがない場合は、「即時予約＆支払い」で同様の機能を利用できます。修学旅行のラベルをご希望の場合は、「リクエストを送信」からお問い合わせください）。
- 右上隅の「追加」をクリックして新しいコンテナを追加します。
- コンテナの詳細を入力してください
- 登録タイトル：タイトルを入力してください（例：学校旅行 2024/25）。
- 説明：修学旅行の申し込みに関連する情報を追加してください。
- 予約キャンセルを許可する／重複予約をブロックする：学校の規定に従って設定してください
- グループあたりの予約可能なイベントの最大数：グループは年ごとに編成され、1年間に複数回の旅行が行われる可能性があるため、この項目は0のままにしてください。
- 活動の開始/終了日時：活動を実施する日時を設定します。この場合は、学年度全体を対象とします。年度が進むにつれて、コンテナを再利用して旅行などを追加できます。時間は、後で各イベントごとに設定できるため、この場合は重要ではありません。
- 確認の責任：学校の方針に応じて、「保護者のみ」、「生徒または保護者」、「生徒のみ」のいずれかを選択してください。
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登録開始日時：登録開始日時（保護者が予約を開始できる日時）
登録締め切り日：登録が締め切られる日時（例：学期／年度のコンテナを作成する場合、保護者が旅行に申し込むことができる最終日はいつですか）。 - 「すべて選択」ボタンを表示する：ほとんどの場合、このチェックボックスはオフのままにしてください。
この機能をオンにすると、保護者や生徒がすべての旅行を一度に選択できるようになりますが、そのような機能が必要になることはめったにありません。 - 組織のブロック日付を使用しますか？：デフォルトではオンになっており、組織レベルで設定されたブロック日付が使用されます。たとえば、旅行が休暇期間と重なる場合は、これらの日付を使用しないでください。
- バウチャーによる支払いを受け付ける：このオプションは英国の学校のみが対象です。すべての旅行で保育バウチャーを受け付ける場合にのみ、このオプションを選択してください。このオプションを選択すると、保育バウチャーで支払うことができるグループを制限できるようになります（保育バウチャーの使用制限については、こちらの記事をご覧ください）。
- 新規予約通知の送信：このチェックボックスをオンにすると、保護者または生徒が新しい旅行予約を行った際に、予約通知権限を持つスタッフに通知が届きます。
- 利用規約：すべての旅行に適用される利用規約を入力できます。旅行固有の利用規約は後日入力していただきます。
- 利用規約の追加情報（URL）：学校の利用規約がPDFファイルまたはウェブサイトにある場合は、ここにそのリンクを追加できます。
- 予約データフォーム：予約時に学生から必要なその他の情報を収集するためのフォームを作成できます。
- 正しい情報を入力したら、画面右下にある緑色の保存ボタンをクリックしてください。
パート2：グループを作成する
- 保存するとコンテナが作成され、グループ画面に移動します。グループ画面では、コンテナにグループを追加できます。グループを作成するには、右上隅にある「追加」ボタンをクリックしてください。
- グループの詳細を入力してください。ほとんどの旅行は特定の学年またはグループを対象としているため、学校にとって最も都合の良い方法に応じて、学年別または旅行名別にグループを作成することをお勧めします。
学校が旅行を定期的に企画している場合（例えば、1年生と2年生がいつも一緒に旅行する場合）、グループ名を学年ごとに付ける方が簡単です。例えば、「1年生と2年生の旅行」のように。
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組み合わせが異なる場合（例えば、1年生と2年生の場合もあれば、1年生、2年生、3年生の場合もある）、旅行名でグループ名を付けるのが良いでしょう。例えば、「宇宙博物館への旅行」などです。
- タイトル：タイトルを追加してください（例：1年生と2年生の旅行）
- 説明：必要に応じて説明欄に追加してください。
- 対象者／前提条件／対象外：選択すると、登録できるユーザーを指定するポップアップボックスが画面に表示されます。ドロップダウンボックスと検索バーを使用して、登録可能な学年／グループを検索してください。学年／グループを選択し、 「追加」をクリックして設定を確定します。
- 性別：グループの性別を選択してください
- リーダー：グループを組織するスタッフを1名選んでください。
- アクティビティ：これは予約者には表示されませんが、報告目的で使用できます。アクティビティの種類を選択してください。ご希望の種類が利用できない場合は、 SchoolsBuddyまでお問い合わせください。
- デフォルトの場所：場所を選択してください。例えば、フロントオフィスなど、待ち合わせ場所として使用できます。
- グループコード／請求コード：学校が照合に使用する特定のコードを持っている場合は、これらを使用してください。
- 完了したら、 「保存」をクリックしてグループを作成します。
パート3：イベントを作成する。
- すべてのグループを追加したら、 「イベントの作成」に移動します。
- 右上隅の「+新規追加」をクリックしてください。
- 旅行イベントの詳細を入力してください。
- タイトル：旅行に適切なタイトルを追加してください
- 重要情報：旅行に関する重要な情報を記入してください。なお、重要情報と追加情報は、予約時に保護者の方に表示されますのでご注意ください。
- 追加情報：旅行に関するその他の情報
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予約オプション：
- 個人予約：日帰り旅行の場合はこちらを選択してください。
団体予約：複数日間の旅行にはこちらを選択してください。
- 人数：該当する場合は最大人数を設定してください
- グループ用に作成：イベントを作成するグループを選択してください
- 場所：グループ作成時に場所を使用する場合は「グループのデフォルトの場所を使用する」を選択し、ドロップダウンボックスから場所を選択する場合は「場所を指定する」を選択してください。
- イベントの種類：ドロップダウンボックスから「修学旅行」を選択してください。
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費用タイプ:
- セッションごと：日帰り旅行の場合はこちらを選択してください。
合計料金：複数日間の旅行にはこちらを選択してください。
- 予約時／デポジット時に支払う割合（％）：予約時に支払う予定の割合を入力してください。100％未満の場合は、残額は後日支払うための口座残高となります。前払いが不要な場合は、0を入力してください。
- 支払い方法:親ウォレットに請求し、オンライン支払いを使用する場合は、'デフォルト - 料金の作成 (該当する場合はオンライン支払いを許可)' を選択してください。
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頻度：
- 日帰り：日帰り旅行の場合はこちらを選択してください。
複数日：複数日間の旅行の場合はこちらを選択してください。
- イベント開催日：旅行イベントの日付を入力してください
- 開始時刻／終了時刻：旅行イベントの開始時刻と終了時刻を選択してください
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サインアップの開始日と終了日を空欄にした場合、コンテナに設定された日付と、コンテナの終了日より前であればイベントの開始時刻がデフォルトで使用されます。
- 「ルールの作成」をクリックします。
- 旅行を作成すると、旅行中のすべてのイベントの概要が表示されます。変更が必要な場合は、 「編集」をクリックしてください。複数の類似イベントを作成する場合は、 「コピー」を使用して、必要に応じて差分を更新することもできます。
パート4：イベントを公開する
- イベントを公開するには、 「イベントを公開」をクリックして公開画面に移動してください。
- イベント一覧の概要が表示されますので、公開前に詳細をご確認ください。イベントのチェックボックスを選択し、「確認します」チェックボックスをオンにして、「公開」をクリックしてください。なお、イベントを公開すると、登録期間開始と同時に保護者や生徒に表示されるようになりますのでご注意ください。
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「公開の確認」ポップアップボックスが表示されますので、 「公開」をクリックして続行するか、 「キャンセル」ボタンをクリックして前の画面に戻ってください。「 公開」をクリックするとイベントが生成されます。公開するイベントの数によっては、数分かかる場合があります。
旅行イベントが公開された後、必要に応じて職員が手動で生徒を旅行に登録できます。手順については、「イベントへの生徒の手動登録」を参照してください。保護者は、登録期間内であれば旅行を予約できます。
イベント作成後にグループの場所を変更しても、イベントの場所は変更されないことにご注意ください。場所の更新は、「イベント/予約の表示」タブまたは「登録」から行う必要があります。更新方法の詳細については、この記事の「編集」セクション（イベントの編集、削除、キャンセル）をご覧ください。