ミーティングURLを使用してオンライン保護者会／保護者面談／PTCを作成する

この記事では、ミーティングURL （Zoom、Microsoft Teamsなど）を使用してオンライン保護者面談（PTC）を作成する方法について説明します。
保護者面談の作成には3つの要素があり、この記事ではその3つの要素について詳しく解説します。

パート1：コンテナの作成
パート2：教師の育成
パート3：会議の作成

パート1：コンテナの作成

「アクティビティ＆クラブ／予約管理」タブをクリックしてください（学校によっては名称が異なる場合があります）。
「保護者面談」コンテナタイプをクリックしてください。
「 +追加」をクリックして新しいコンテナを作成します。
全体設定を完了してください。
- 登録タイトル：保護者会／保護者面談の名称
- 保護者の皆様へ：保護者の皆様にご覧いただくすべてのPTC（保護者面談）に関する詳細情報を記載してください。例えば、直前に面談に出席できなくなった場合の連絡先、保護者自身が面談をキャンセルできるかどうかなどです。
- 予約のキャンセルを許可する：保護者が予約のキャンセルや変更を行えるようにするには、このチェックボックスを選択してください。保護者は最新の空き状況を確認できます。注：保護者は、予約受付期間中のみキャンセルや変更が可能です。
- 会議形式：オンラインを選択（デフォルトのオンライン方式）
- 生徒一人あたりの教師との面談回数の上限：保護者が教師との面談を複数回予約できるようにする場合は、予約可能な面談回数を入力してください。そうでない場合は、0のままにしてください。
残りの詳細を入力してください。
- 会議の開始日／終了日： PTCの初日と最終日。
- 会議のデフォルトの開始時刻/終了時刻: PTC の最も早い開始時刻と最も遅い終了時刻。
- 誰が会議を予約できるか：保護者、生徒、またはその両方が予約を行うか
- 登録開始日時：登録開始日時
- 登録締切日：登録締切日時
- 組織のブロック日を使用する：これを選択すると、組織でブロックされている日（例：教員研修日）にはPTCが作成されなくなります。
- 利用規約:保護者が予約を行う前に同意する利用規約を入力するか、利用規約の追加情報 (URL)ボックスにこの URL を入力することで、ウェブサイトに掲載されている学校の利用規約のページにリンクすることができます。
- 予約データフォーム： SchoolsBuddy 、予約時に保護者から情報を収集する必要がある場合、カスタムデータフォームを作成できます。例えば、通訳者の要件などです。ご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
  すべての詳細を入力したら、緑色の「保存」タブを選択してください。
コンテナが作成され、そのコンテナ内に移動します。
（コンテナは再利用しないでください。次回のPTCラウンドでは、新しいコンテナを作成する必要があります。）

パート2：教師の育成

コンテナ内の最初のタブは教師タブです。ここでPTCを開催する教師と、その教師が担当するクラスをグループに追加します。

個別のグループを作成するには「追加」をクリックし、学生情報システムからインポートしたデータからすべてのグループを作成するには「一括追加」をクリックします。
一括追加オプションを選択した場合、科目クラスまたは登録グループからグループを生成することができます。希望するオプションを選択してください。
教科クラスは、教師、教科、学年、キーワード検索で絞り込むことができます。
「登録グループ」を選択すると、登録グループまたはホームルームがすべて一覧表示されます。
追加したい登録グループまたは教科クラスを選択するには、トグルボックスをクリックするか、「すべて選択」を使用します。登録グループまたは教科クラスに所属する生徒を確認するには、名前の横にある緑色の（i）ロゴをクリックします。
教師の役職名に接尾辞を付けてください。例えば、グループ名の接尾辞が適用されます（例： 10A 保護者面談、10B 保護者面談）。これは、保護者が予約したい教師を選択する際に表示されるものです。
クラス／登録グループを選択したら、 「教師を生成」ボタンをクリックしてください。
新しく作成された教師グループの一覧が表示されます。クラスの担当教師を変更するには、「変更」をクリックしてください。
会議リンクを追加/更新するには、場所フィールドの横にある緑色のアイコンをクリックします。
先生方に満足したら、左側の個別のチェックボックスにチェックを入れるか、 「すべて選択」をクリックしてから「完了」をクリックしてください。
新しく作成されたグループは、コンテナ内の「教師」タブに表示されます。複数のグループに同じ教師が割り当てられているために警告メッセージが表示される場合は、両方の教師グループに対して同時にミーティングをスケジュールしないように注意してください。不要なグループは削除し、クラスを移動することをお勧めします。その方法については、こちらの記事をご覧ください。

実際には、教師が異なる時間帯に異なるクラスを担当している場合、教師が重複して登録されている可能性があります。例えば、ある教師が英語教師としてある生徒グループを担当し、別の生徒グループをCASコーディネーターとして担当している場合などです。このページでは、各教師が担当するグループが1つだけであることを確認することが重要です。教師が複数のグループを担当している場合は、すべてのクラスを1つのグループに統合し、重複しているクラスを削除してください。
詳細を編集したい場合は、 「編集」をクリックして、必要に応じて手動で詳細を修正してください。例えば、必要に応じて、他の教科の生徒がこの教師と面談できるように、空き状況を編集することができます。
こちらから会議のURLを追加/更新することもできます。緑色の「i」アイコンをクリックしてください。

次に、オンライン会議ID （A）を入力し、 「保存」 （B）をクリックしてから、 「グループの編集」ページで「保存」をクリックします。
「ブロック日付」をクリックすると、PTC（保護者・教職員研修）が実施されない日付が表示されます。組織のブロック日付を選択した場合は、ここに表示されます。必要に応じて、学校全体の活動ではなく、これらのPTCのみに適用されるブロック日付を追加することもできます。

パート3：会議を作成する

「会議の作成」をクリックし、 「新規追加」を選択します。
情報を入力してください：
- タイトル：保護者会／保護者面談の具体的な名称。
- 重要情報：関連する重要情報を追加してください。
- 面談枠ごとの予約：通常、保護者1名が一度に1つの枠を予約できますが、これは学校の方針によって異なります。例えば、生徒主導の面談で、同時に2名の生徒が出席する場合などです。
すべての教師、登録、または教科クラスごとに会議を作成する場合は、 「教師向け作成」で「すべて選択」をクリックしてください。または、個々の教師グループを選択することもできます。これは、たとえば月曜日に教科クラスの会議、火曜日にカウンセリングの会議など、異なる時間に異なる教師をスケジュールする場合に使用します。
詳細を入力してください：
- 会議方法：コンテナレベルで会議形式がオンライン（デフォルトのオンライン方式）に設定されているため、変更できません。
- 場所： URLによるオンライン会議となります。
- 頻度： 1日または複数日の時間帯を設定できます。各日の開始時刻と終了時刻が異なる場合は、まず1日として追加し、その後、各時間帯ごとに別のイベントを追加することをお勧めします。
- 会議日：保護者会／保護者面談の開催日を選択してください。
- 開始時間：最初の時間帯の開始時刻。
- 終了時刻：最後の時間帯の終了時刻。
- イベント時間（分）：各時間帯の長さ。
- 休憩時間（分）：教師が各会議の間に休憩を必要とする場合は、時間の長さを追加してください。
- 「ルールの作成」をクリックして完了です。
システムは、教師グループごとにスケジュールテンプレートを作成します。これらのテンプレートは、右側の「編集」をクリックすることで編集できます。
作成した会議を確認するには、 「会議の公開」タブをクリックしてください。会議数の列には、教師が担当する生徒数に見合った会議数が表示されているはずです。もし足りない場合は、スケジュールに時間を追加することをお勧めします。
公開する会議をすべて選択するか、各会議のチェックボックスをオンにして個々の教師のスケジュールを選択できます。たとえば、小学校と中学校のすべての会議を同じコンテナに作成したが、最初に小学校の会議だけを公開したい場合などに使用できます。
「確認して公開」をクリックしてください。なお、公開後は会議の日時を変更することはできませんのでご注意ください。
なお、登録期間が既に始まっている場合は、イベント情報は保護者の方にすぐに表示されます。登録日がまだ先の場合は、保護者の方には何も表示されません。
会議が作成されているため変更できないことを示すメッセージが表示されます。会議が作成されると、このメッセージは自動的に消えます。または、 「更新」をクリックして画面を更新することもできます。
会議が公開されると、 「会議／予約を表示」タブに表示されます。