Fin de año: preadmisiones y cambios de grado, año y asignatura

Muchos centros educativos siguen funcionando tras finalizar el curso académico. Quizás quieras incluir a los alumnos de nuevo ingreso en SchoolsBuddy para los campamentos de verano antes de que se incorporen a tu sistema de gestión de información (MIS/LMS), ocultar los cambios de curso, clase o residencia hasta que estés listo para publicarlos, o permitir que los alumnos que se marchan conserven el acceso a las actividades de verano.

Ordena antes de dar la vuelta

Recomendamos hacer una buena limpieza del año anterior. Vea nuestro seminario web «Transferencia de datos del año escolar». En él se explica cómo archivar contenedores y grupos, eliminar a los miembros del personal que se han marchado y mantener sus cuentas actualizadas.

Los contenedores y grupos archivados aún se pueden clonar o copiar para el próximo trimestre, y sus datos históricos siguen apareciendo en los informes. El archivado facilita la navegación por Recepción > Grupos, para que pueda encontrar sus grupos actuales rápidamente.

Agregar manualmente a los estudiantes en proceso de admisión.

SchoolsBuddy puede importar estudiantes en proceso de admisión mediante una plantilla de importación CSV UTF-8 (ver archivo adjunto). Una vez importados, puede enviarles correos electrónicos de activación SchoolsBuddy . Esta importación manual se realiza una sola vez, así que indíquenos el mejor momento para ejecutarla: cuando tenga la mayor cantidad posible de estudiantes en proceso de admisión.

1. SchoolsBuddy proporciona una plantilla de importación de datos para los nuevos alumnos. Complétela utilizando los ID del SIS que tendrán los estudiantes una vez admitidos.

2. Antes de devolver la plantilla, compruebe que:

   • Todos los nombres están en la hoja.

   • No ha cambiado los nombres de las columnas ni ha eliminado ni alterado ningún dato proporcionado en la plantilla.

   • La información del padre o tutor se encuentra junto a cada estudiante. Hay espacio para dos contactos: Padre 1 (rojo) y Padre 2 (amarillo).

     

   • Las casillas se dejan en blanco cuando un contacto no tiene dirección de correo electrónico ni número de teléfono.

     

3. Devuelve la plantilla completada a SchoolsBuddy . Revisaremos los datos, los importaremos y te confirmaremos cuándo puedes enviar los correos electrónicos de activación.

Cambiar grados, años, asignaturas y clases

Dependiendo del sistema de gestión de información escolar (MIS/LMS) de tu centro, podemos detener todas las actualizaciones o solo algunas, como las de calificaciones, años, asignaturas, clases o casas. En el caso de iSAMS, también podemos evitar que los alumnos que se dan de baja sean eliminados a petición tuya, si deseas que permanezcan activos en SchoolsBuddy durante un tiempo.

Póngase en contacto con nosotros antes de la fecha de renovación de su contrato para analizar la mejor opción para usted.

Escuelas que utilizan la importación manual de CSV

Si no recibimos datos de su MIS/LMS, descargue una exportación de los datos de estudiantes y padres que tenemos en Recepción > Informes. Realice las actualizaciones y devuélvanos el archivo para que lo volvamos a importar.

• Utilice los mismos identificadores que en la exportación. Contiene el identificador único SchoolsBuddy que utilizamos para realizar actualizaciones, así como su ID de MIS.

• Todos los detalles, excepto los identificadores, son editables.

• Tenga cuidado de no crear grupos adicionales mediante diferentes grafías o espacios adicionales, por ejemplo "Year 2" y "Year 2".

• Mantén a todos los empleados que se han marchado y a los exalumnos en la hoja, pero introduce un 1 en la última columna ( Eliminado). Su información se conserva para registros históricos.

• Utilice una plantilla independiente para importar nuevos empleados (vea el ejemplo adjunto con los campos mínimos obligatorios).