Integración de datos iSAMS : Parte 1

Este artículo ofrece una guía completa paso a paso para importar sus datos iSAMS a SchoolsBuddy . Utilice el índice de la derecha para acceder rápidamente a la sección que le interese.

1. Descripción general

SchoolsBuddy importa sus datos esenciales (incluidos estudiantes, contactos y personal) directamente desde iSAMS mediante claves API de Batch . El sistema realiza una actualización de datos durante la noche , lo que garantiza que su información se mantenga precisa y actualizada.

Configure siete claves API de procesamiento por lotes independientes (la clave médica es opcional) a través del Panel de control de administración iSAMS > sección Claves API.

La creación de estas claves por separado permite SchoolsBuddy extraer diferentes tipos de datos de forma independiente, lo que mejora la gestión de la carga y garantiza que la importación de datos se ejecute sin problemas y en la secuencia correcta.

2. Cómo crear una clave API para procesamiento por lotes

Para configurar las claves API, siga los pasos que se indican a continuación. Estos pasos pueden variar ligeramente según si utiliza una instancia de ISAMS alojada en la nube o autogestionada.

1. Inicie sesión en ISAMS como administrador y haga clic en el Panel de control .

2. Seleccione el Administrador de servicios de API.

   

3. Seleccione Gestionar claves API de lotes

   

4. Haga clic en Crear clave API por lotes (o en Solicitar clave API por lotes si ve esa opción).
   Primero deberá solicitar 6 o 7 claves nuevas a ISAMS (dependiendo de si desea compartir información médica).
5. Nombra la clave claramente según su propósito (por ejemplo, SchoolsBuddy – Estudiantes; SchoolsBuddy – Contactos) para que sea fácil identificarla posteriormente.

6. Configure las siguientes teclas:

   • Estado: Activo

   • Modo: Producción

   • Caducidad de la caché: de 2 a 4 horas (en lugar de las 24 horas predeterminadas).

     

7. Seleccione la pestaña Métodos por lotes .

8. Configure cada tecla consultando los ajustes que se muestran en la tabla siguiente. Este es un ejemplo de la tecla Contactos.
   

   Consulte la tabla a continuación para obtener la configuración correcta correspondiente a cada tipo de clave API de procesamiento por lotes:

   • Clave API 1	Grupos	SchoolManager - Casas Académicas Administrador escolar - Formularios Director de escuela - Años
     Clave API 2	Personal	Gerente de Recursos Humanos - Personal Actual
     Clave API 3	Estudiantes	PupilManager - Alumnos actuales
     Clave API 4	Contactos	PupilManager - Contactos (Filtrados) . No marque las opciones de Contactos ni Campos personalizados (vea la captura de pantalla). Por favor, consulta la nota importante a continuación sobre la regla de importación de contactos SchoolsBuddy
     Clave API 5	Médico	Esta clave es opcional. PupilManager - Estudiantes actuales - Salud No marque la opción Campos personalizados (vea la captura de pantalla).
     Clave API 6	Temas	TeacherManager - Departamentos, Formularios de enseñanza, Listas de actividades y Conjuntos (Para reuniones de padres/conferencias de padres y profesores y comunicaciones)
     Clave API 7	Graduados (Exalumnos)	Gestor de estudiantes - Antiguos alumnos

     ⚠️ Importante:
     Seleccione únicamente los métodos que se enumeran a continuación para cada clave.
     Por favor, no seleccione ninguna configuración adicional ni campos personalizados , ya que esto podría impedir que SchoolsBuddy procese los datos correctamente.
     

9. Ve a la pestaña Integrador.
10. Introduzca el nombre del integrador como “ Faria ” y el nombre del producto como “ SchoolsBuddy ”.
11. Haz clic en Guardar y cerrar .
12. Aparecerá una ventana emergente con las credenciales del servidor de autenticación.
    No cierres esta ventana todavía; necesitarás estos datos para completar la integración SchoolsBuddy .

3. Configuración SchoolsBuddy

Una vez que haya creado las claves API en iSAMS , siga los pasos de este artículo: Integración de datos iSAMS : Parte 2 para comenzar la integración con SchoolsBuddy .

4. Preguntas frecuentes

P: ¿Qué ocurre si necesitamos actualizar los datos de algún alumno, padre o miembro del personal?

R: Por favor, actualice los datos directamente en iSAMS como de costumbre. Estos cambios se importarán a SchoolsBuddy cada noche. Sin embargo, a veces iSAMS puede tardar un poco más en actualizar su API, y es posible que observe que los registros de los estudiantes aparecen antes de que sus direcciones de correo electrónico se hayan actualizado por completo. Recomendamos esperar hasta 48 horas para que se sincronicen completamente todos los datos de los nuevos estudiantes.

P: ¿Los estudiantes serán dados de baja automáticamente cuando se vayan?

R: Sí. Los estudiantes marcados como dados de baja o exalumnos en iSAMS serán eliminados automáticamente.

P: ¿Se eliminará automáticamente a los padres cuando su hijo/a abandone la escuela?

A: Las cuentas de los padres se desactivarán a menos que el estudiante tenga un hermano o hermana que actualmente asista a la escuela con una cuenta activa SchoolsBuddy .

P: ¿Se eliminará automáticamente la información del personal cuando se marche?

R: No. Tanto el personal interno como el externo conservarán sus cuentas SchoolsBuddy hasta que las eliminen manualmente. Un superadministrador de la organización debe eliminar sus cuentas en SchoolsBuddy . Esto se debe a una limitación de la API iSAMS .

P: ¿Por qué ajustar la caducidad de la caché?

A: SchoolsBuddy consulta iSAMS una vez cada 24 horas durante la noche.
Reducir el tiempo de caducidad de la caché a 2-4 horas garantiza:

• Los datos se pueden actualizar antes si es necesario.

• Puedes realizar una sincronización manual de datos (por ejemplo, si se agrega un nuevo estudiante durante el día).

• El sistema sigue minimizando la carga en su base de datos iSAMS almacenando en caché los resultados durante unas horas.

• Si la caché está configurada con el valor predeterminado de 24 horas , los datos nuevos o actualizados no estarán disponibles hasta la sincronización programada del día siguiente.

P: ¿Puede SchoolsBuddy importar diariamente los datos de asistencia "fuera del horario escolar" iSAMS ?

R: No, por el momento no. En el futuro, iSAMS podría incluir estos datos en su API pública, lo que permitiría SchoolsBuddy importarlos.

P: ¿Puede SchoolsBuddy importar información médica?

R: Sí. Si nos proporciona la clave API del método de lotes médicos, podemos importar las afecciones médicas de sus estudiantes.

P: ¿Se importarán las clases de los profesores directamente a SchoolsBuddy ?

R: Sí, pero solo se importarán las clases basadas en conjuntos para facilitar las reuniones y comunicaciones entre padres y profesores. Las clases basadas en formularios no se importan.

P: ¿Se pueden añadir residencias estudiantiles a SchoolsBuddy ?

R: Actualmente, nuestra integración solo admite residencias académicas. Sin embargo, algunas escuelas han mostrado interés en añadir residencias estudiantiles a los registros de los alumnos. Visite nuestro Portal de Productos para votar por esta función.

P: ¿Se pueden sincronizar las fotos de los estudiantes con SchoolsBuddy ?

R: Actualmente no es posible sincronizar las fotos de los estudiantes a través de la API iSAMS . Sin embargo, si le interesa, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte, ya que podríamos ofrecerle una solución alternativa.

P: Estamos utilizando una cuenta iSAMS para varios campus, asignando los años como se indica a continuación. ¿Esto supone algún problema?

• Campus 1: Años 1 – 10

• Campus 2: Años 20-30

A: SchoolsBuddy sincroniza el nombre que se muestra para cada año, por lo que si los cursos de 10.º y 20.º comparten el mismo nombre (por ejemplo, «5.º curso»), se importarán como un solo grupo. Recomendamos añadir un identificador de campus a los nombres de los grupos para distinguirlos en SchoolsBuddy ; por ejemplo, «5.º curso Campus 1» y «5.º curso Campus 2».