Dans SchoolsBuddy les communications sont soit envoyées manuellement aux parents, aux élèves et au personnel, soit envoyées automatiquement après l'exécution de certaines fonctions.
Communications manuelles
Les communications envoyées manuellement impliquent généralement qu'un membre du personnel contrôle le moment et la raison de leur envoi. Les communications manuelles comprennent :
- Message envoyé via l'onglet « Envoyer des communications »
- Courriel d'activation pour les parents, le personnel et les élèves
- Réinitialisation du mot de passe
- Invitations à des événements (envoyées lorsqu'un événement est créé à partir du portail Voyages ou du portail Sports)
- Alertes d'absence des parents
- Poursuite des frais
Courriels d'activation
Pour qu'un membre du personnel, un parent ou un élève puisse créer un compte SchoolsBuddy il doit recevoir un courriel d'activation. Ce courriel contient un lien lui permettant de saisir un mot de passe qui servira à se connecter à SchoolsBuddy . Seuls les administrateurs peuvent envoyer ces courriels d'activation. Ces courriels sont personnalisables (texte et images).
Pour savoir comment envoyer un e-mail d'activation, cliquez ici .
Réinitialisation du mot de passe
Si un utilisateur SchoolsBuddy a oublié son mot de passe et souhaite le réinitialiser, vous pouvez, en tant qu'administrateur de l'établissement, lui envoyer un courriel de réinitialisation. Le lien contenu dans ce courriel lui permettra de réinitialiser son mot de passe et d'en créer un nouveau. Ce courriel peut être envoyé au personnel, aux parents ou aux élèves.
Pour savoir comment envoyer un e-mail de réinitialisation de mot de passe, cliquez ici .
Invitations à l'événement
Les invitations aux événements sont envoyées manuellement depuis le portail Voyages ou le portail Sports après la création de l'événement et la configuration des paramètres de disponibilité et/ou de consentement pertinents.
Lorsqu'une invitation à un événement est envoyée :
- Les parents et/ou les élèves reçoivent une notification par courriel
- Ils recevront également une notification push s'ils ont activé l'application mobile SchoolsBuddy
- La notification les invite à consulter les détails de l'événement et à répondre par une confirmation de présence (par exemple, Accepter ou Refuser), selon la configuration de l'événement.
Les invitations à des événements sont généralement utilisées pour :
- Voyages
- Calendrier sportif
- Compétitions
- Tout événement nécessitant une confirmation de disponibilité ou un consentement
Veuillez noter:
Les invitations ne sont envoyées que lorsqu'un membre du personnel les déclenche manuellement depuis le portail Voyages ou le portail Sports.
L’envoi d’une invitation n’inscrit pas automatiquement l’élève à l’événement ; sa participation est confirmée par sa réponse (RSVP ou consentement).
Pour en savoir plus sur la création et l'envoi d'invitations depuis le portail Voyages, cliquez ici .
Pour en savoir plus sur la création et l'envoi d'invitations depuis le portail sportif, cliquez ici .
Alertes d'absence des parents
Lors de l'appel, un membre du personnel a la possibilité d'enregistrer un élève comme suit :
Oui = Ils sont arrivés à l'heure et ont participé.
Non = Attendu mais non arrivé, déclenche le processus d'envoi d'une alerte d'absence.
En retard = Ils sont arrivés mais ont indiqué être en retard.
Excusé = Ils ne sont pas arrivés, mais la raison était connue et il n'est pas nécessaire de le signaler comme un non.
Lorsqu'un élève est signalé comme absent et que le registre est enregistré, le membre du personnel chargé de recevoir les alertes d'absence est automatiquement averti par courriel. Lors de l'enregistrement du registre, vous pouvez également avertir les parents de l'élève absent. Dans ce cas, un courriel d'alerte d'absence sera envoyé aux parents et au membre du personnel concerné.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la prise de présence dans SchoolsBuddy veuillez cliquer ici .
Poursuite des frais
Si des élèves d'un groupe ont des frais impayés sur leur compte SchoolsBuddy , vous pouvez, en tant qu'administrateur des frais, envoyer un rappel aux élèves et/ou parents concernés. Ce rappel prend la forme d'un e-mail ou d'une notification push envoyé(e) à l'élève ou au parent ayant un solde impayé. Il n'est pas possible de cibler les destinataires : le rappel est envoyé à tous les membres du groupe ayant un solde impayé sur SchoolsBuddy .
Pour en savoir plus sur le recouvrement des frais dans SchoolsBuddy veuillez cliquer ici .
Communications automatiques
Les communications automatiques sont envoyées en raison de certaines fonctions qui s'exécutent au sein du système. Ces communications automatiques comprennent :
- Confirmation de réservation élève/parent (pour la réunion parents-professeurs ou l'événement à réservation et paiement instantanés)
- Des frais ont été imputés au compte élève/parent (pour les événements principaux ou une réservation manuelle effectuée par un membre du personnel).
- Confirmation des choix des élèves/parents en matière d'activités parascolaires/clubs périscolaires
- Confirmation des affectations élèves/parents aux activités parascolaires/clubs périscolaires/activités
- Confirmation de paiement (paiement effectué par le parent/l'élève)
- Annulation d'un événement
- Les détails de l'événement ont été modifiés.
Confirmation de réservation
Lorsqu'un utilisateur SchoolsBuddy effectue une réservation pour une réunion parents-professeurs ou un événement à réservation et paiement instantanés, il reçoit un courriel de confirmation. Ce courriel contient la date, l'heure, le prix (le cas échéant) et le nombre de réservations effectuées.
Frais imputés au compte d'un utilisateur
Cet e-mail est envoyé automatiquement dans deux cas de figure. Premièrement, lorsqu'un membre du personnel effectue une réservation manuelle dans l'onglet « Événements existants » d'un conteneur, si des frais sont associés à l'événement, ces frais seront imputés au compte. L'utilisateur SchoolsBuddy recevra alors cet e-mail ainsi qu'une notification push s'il utilise l'application mobile SchoolsBuddy .
Confirmation des sélections d'activités de l'utilisateur
Lorsqu'un parent ou un élève a soumis des choix d'activités dans le cadre d'une inscription basée sur les préférences, il recevra un courriel de confirmation de sa sélection dans le formulaire d'inscription basé sur les préférences.
Confirmation des affectations des activités des utilisateurs
Une fois les événements d'inscription personnalisés générés et les activités attribuées aux élèves effectuées, l'utilisateur recevra un courriel confirmant son affectation. L'élève sera ensuite automatiquement ajouté au groupe correspondant et les événements seront ajoutés à son agenda.
Confirmation de paiement
Lorsqu'un utilisateur effectue un paiement pour un événement via SchoolsBuddy , il reçoit un e-mail confirmant que le paiement a bien été effectué.
Annulation et mise à jour des détails d'un événement
Si un événement est annulé ou si ses détails sont modifiés dans SchoolsBuddy , l'utilisateur est averti par e-mail et par notification push s'il utilise les applications mobiles SchoolsBuddy .