Modèles d'e-mails – Comprendre leur utilisation par module

SchoolsBuddy propose divers systèmes de notifications par courriel automatisées pour tenir informés le personnel, les élèves et les parents. Ces modèles de courriels sont déclenchés par des actions spécifiques au sein du système et varient selon le module utilisé.

Vous pouvez consulter le contenu de chaque modèle dans le rapport HTML des modèles d'e-mail.

🔗 Pour savoir comment accéder à ce rapport, veuillez consulter : Où puis-je accéder aux rapports ?

Comment utiliser le rapport HTML des modèles d'e-mail

Lorsque vous ouvrez le rapport HTML des modèles d'e-mail :

• Vous verrez une liste de modèles d'e-mails affichés par ordre alphabétique sur la gauche de l'écran.

• Cliquez sur le nom d'un modèle pour afficher son contenu, qui apparaîtra sur la droite .

Vous trouverez ci-dessous une présentation des principaux modèles d'e-mails, classés par module, afin de vous aider à comprendre quand et comment chacun est utilisé.

Module de préférences

Utilisé pour gérer les activités nécessitant un processus de sélection des préférences.

• Généré par CCA
  Envoyé lors de la génération d'événements dans un conteneur basé sur les préférences.
  Destinataire : Parents

• Sélections CCA confirmées
  Envoyé lorsque les parents confirment leurs choix d'activités en soumettant leurs sélections.
  Destinataire : Parents

• Sélections CCA non confirmées
  Déclenché lorsqu'un membre du personnel modifie la sélection d'un parent.
  Destinataire : Parents

• Demande d'adhésion pour un nouveau membre
  Envoyé au personnel lorsqu'un parent soumet une demande d'inscription.
  Destinataire : Personnel

• Confirmation de demande d'adhésion
  Message envoyé au parent confirmant que sa demande d'inscription a bien été soumise.
  Destinataire : Parent

• Demande d'adhésion acceptée / refusée
  Message envoyé au parent lorsque sa demande d'adhésion est acceptée ou refusée.
  Destinataire : Parent

• Demande d'adhésion acceptée/refusée (informer l'administrateur)
  Informe le personnel de l'état de la demande d'adhésion du parent.
  Destinataire : Personnel

• Frais imputés à un compte pour un événement
  Envoyé lorsque des frais sont générés via le module de préférences.
  Destinataire : Parents

• Frais payés par méthode pour l'événement
  Envoyé lorsqu'un parent effectue un paiement.
  Destinataire : Parents

• Événement mis à jour
  Envoyé lorsque les détails d'un événement sont modifiés.
  Destinataire : Parent / Personnel / Élève

Module de réservation instantanée

Utilisé pour les inscriptions directes sans sélection de préférences.

• Confirmation de réservation gratuite
  Envoyé lorsqu'un parent réserve un événement gratuit.
  Destinataire : Parents

• Confirmation de réservation manuelle
  Envoyé lorsqu'un membre du personnel réserve un événement pour un étudiant.
  Destinataire : Parents

• Confirmation de réservation payée
  Envoyé lorsqu'un parent réserve et paie un événement.
  Destinataire : Parents

• Frais payés par méthode pour l'événement
  Envoyé une fois le paiement effectué (partagé avec le module Préférences).
  Destinataire : Parents

• Alerte par e-mail pour les nouvelles réservations
  Avertit les membres du personnel ayant le rôle « Alerte nouvelles réservations » lorsqu'un parent effectue une réservation.
  Destinataire : Personnel

Module Voyages et Sports

Utilisé pour gérer les invitations, les sélections et les résultats des voyages et des événements sportifs.

• Invitation à un événement
  Envoyé aux parents lorsque leur consentement est requis pour un voyage ou un événement sportif.
  Destinataire : Parents

• Événement mis à jour
  Envoyé lorsque les détails d'un voyage ou d'un événement sportif sont modifiés.
  Destinataire : Parent / Personnel / Élève

• Sélectionnez un jeu
  Envoyé lorsqu'un élève est sélectionné pour un voyage ou une compétition sportive.
  Destinataire : Parents

• Événement à notifier uniquement
  Envoyé lors de la création d'un événement sans nécessiter de consentement.
  Destinataire : Parents

• Nouvel avis concernant un événement non lié à l'événement
  Envoyé une fois le compte rendu du match publié (Uniquement pour le Portail Sportif)
  Destinataires : Parents / Personnel

Module de transport

Utilisé pour le suivi des transports scolaires et la notification aux établissements scolaires.

• Demande de modification de transport ajoutée par l'administrateur
  Envoyé lorsque l'administrateur modifie le transport d'un élève via le bouton « Ajouter ».
  Destinataire : Parent

• Transport administratif – Ajouté à la liste des éléments attendus
  Envoyé lorsqu'un élève est marqué comme « attendu » lors d'un événement de transport.
  Destinataire : Parent

• Demande de modification du transport parental soumise
  Envoyé lorsqu'un parent soumet une demande de modification de transport.
  Destinataire : Parent

• Demande de modification du transport parental approuvée / annulée / rejetée
  Envoyé au parent pour confirmer l'état de sa demande.
  Destinataire : Parent

• Alerte d'absence à un événement de transport
  Avertit le personnel lorsqu'un élève est signalé absent du transport.
  Destinataire : Personnel

Module PTC (Conférence parents-enseignants)

Utilisé pour gérer les réservations de réunions parents-professeurs.

• Confirmation de réservation PTC en ligne
  Envoyé aux parents après la réservation d'un créneau horaire pour une réunion. Ce modèle est utilisé aussi bien pour les réunions en ligne que pour les réunions en présentiel, malgré son nom qui indique « en ligne ».
  Destinataire : Parent

• Alerte par e-mail pour les nouvelles réservations
  Avertit le personnel des nouvelles réservations effectuées par les parents (partagées avec Instant Book).
  Destinataire : Personnel

Module de frais

Utilisé pour la gestion et le suivi des paiements.

• Balance Chase
  Envoyé lorsque le personnel effectue un suivi des frais impayés.
  Destinataire : Parents

• Frais imputés à un compte pour un événement
  Déclenché lorsqu'une facturation rapide est effectuée dans le module Frais (également partagé avec le module Préférences).
  Destinataire : Parents

• Réservation payée avec bon
  Envoyé lorsque les parents effectuent un paiement avec des bons.
  Destinataire : Parents

Gestion des comptes utilisateurs

Couvre l'activation du compte et la gestion des mots de passe.

• Parents, personnel et élèves bienvenus
  Envoyé lorsqu'un administrateur active un compte utilisateur via Réception > Utilisateurs.
  Destinataire : Parent / Personnel / Élève

• Réinvitation des parents, du personnel et des élèves
  Envoyé lorsqu'une nouvelle invitation est déclenchée pour l'activation du compte.
  Destinataire : Parent / Personnel / Élève

• Activation du compte
  Confirmation que l'utilisateur a activé son compte avec succès.
  Destinataire : Parent / Personnel / Élève

• Jeton de réinitialisation du mot de passe / Réinitialisé / Envoyé par l'organisation
  Différents modèles relatifs à la réinitialisation du mot de passe d'un utilisateur.
  Destinataire : Parent / Personnel / Élève

Communication générale

Communications non liées à des inscriptions à des événements spécifiques.

• Nouvel avis concernant un événement non lié à l'événement
  Envoyé lorsque le personnel envoie un message manuel via l'onglet « Envoyer des communications ».
  Destinataires : Personnel / Élèves / Parents

Notifications de présence

Déclenché en fonction du statut de présence de l'élève.

• Absent de l'événement
  Avertit le personnel lorsqu'un élève est signalé absent.
  Destinataire : Personnel

• Absence à l'événement – ​​Alerte aux parents
  Avertit les parents lorsqu'un élève est signalé absent.
  Destinataire : Parents

Prochaine étape
Vous avez besoin d'aide pour personnaliser vos modèles d'e-mails ou pour désactiver certaines notifications ? Veuillez nous contacter via le formulaire de demande.