Pour de nombreux établissements scolaires, le travail ne s'arrête pas à la fin de l'année scolaire. Certains préparent l'organisation d'activités pendant les vacances et souhaitent que les nouveaux élèves soient disponibles sur SchoolsBuddy avant leur inscription dans leur système d'information de gestion scolaire (SIG). D'autres préfèrent masquer les changements de niveau, de classe ou de maison jusqu'à ce qu'ils soient prêts à les communiquer à l'ensemble de la communauté. Enfin, certains établissements souhaitent que leurs élèves quittant l'établissement aient toujours accès aux activités pendant les vacances.
SchoolsBuddy peut vous aider de plusieurs façons lors de la transition entre les années scolaires. Nous vous recommandons tout d'abord de bien nettoyer vos données de l'année précédente ; consultez notre webinaire sur la transition des données de l'année scolaire ici. Vous y trouverez des informations sur l'archivage des conteneurs et des groupes, la suppression des membres du personnel ayant quitté l'établissement et la mise à jour de vos comptes. Vous pourrez toujours utiliser les anciens conteneurs et groupes pour les cloner ou les copier pour le trimestre suivant, et consulter leur historique dans les rapports. La navigation dans le menu Accueil > Groupes sera ainsi simplifiée, ce qui vous permettra de trouver rapidement vos groupes actuels.
Pour les écoles Wonde , voir : Ajouter des élèves en préadmission à SchoolsBuddy via Wonde
Ajout manuel des élèves en pré-admission à SchoolsBuddy
Nous pouvons importer manuellement les élèves en pré-admission dans SchoolsBuddy à l'aide d'un modèle d'importation CSV UTF-8 (voir pièce jointe). Ensuite, nous pourrons importer toutes les données dans SchoolsBuddy afin que vous puissiez SchoolsBuddy envoyer les e-mails d'activation.
Comme il s'agit d'un processus manuel, nous effectuons cette importation une seule fois. Veuillez donc nous indiquer le moment le plus opportun pour le faire (lorsque vous avez le plus grand nombre possible d'étudiants en pré-admission).
Étape 1 : SchoolsBuddy fournit un modèle d’importation de données pour les nouveaux élèves. Vous devez remplir ce modèle en utilisant les identifiants SIS que les élèves posséderont lors de leur admission.
Étape 2 : Retournez les données importées dans SchoolsBuddy . Nous les examinerons et les importerons dans SchoolsBuddy . Nous vous confirmerons ensuite que les informations ont bien été importées et que vous êtes prêt à envoyer les e-mails d’activation.
Avant de renvoyer la feuille d'importation à SchoolsBuddy :
- Veuillez vérifier que tous les noms figurent sur la feuille.
- Veuillez ne pas modifier les noms de colonnes ni supprimer/altérer les données fournies par le modèle d'importation.
- Veuillez ajouter les informations du parent/tuteur à côté de l'élève ; il y a de la place pour deux contacts : « Parent 1 » (rouge) et « Parent 2 » (jaune).
- S’ils n’ont pas d’adresse e-mail ou de numéro de téléphone, veuillez laisser le champ du portable vide.
Remarque : Si l’enfant a déjà un frère ou une sœur scolarisé(e) dans l’établissement, les parents possèdent peut-être déjà un compte SchoolsBuddy actif. Ils pourront alors se connecter immédiatement et consulter les activités des deux enfants, sans avoir besoin d’un second courriel d’activation.
Changement de niveau / année et de matière / classe
Selon le système d'information de gestion (SIG) ou le système de gestion de l'apprentissage (SGA) de votre établissement, nous pouvons soit arrêter toutes les mises à jour, soit en arrêter certaines, comme les notes/années, les matières, les classes ou les maisons.
Pour iSAMS , nous pouvons également empêcher la suppression des utilisateurs ayant quitté l'établissement sur demande, au cas où vous souhaiteriez qu'ils restent actifs sur SchoolsBuddy pendant un certain temps.
Veuillez nous contacter avant la date de votre renouvellement afin de discuter de la meilleure option pour vous.
Si nous ne recevons pas de données de votre système d'information de gestion (SIG) et que votre établissement utilise la méthode d'importation manuelle de fichiers CSV, vous pouvez télécharger une exportation des données relatives aux élèves et aux parents que nous détenons depuis la rubrique Accueil > Rapports . Vous pourrez ensuite la mettre à jour et nous la renvoyer pour que nous la réimportions.
- Vous devez utiliser les mêmes identifiants que ceux téléchargés lors de l'exportation ; ceux-ci contiennent notre identifiant unique SchoolsBuddy que nous utiliserons pour effectuer les mises à jour, ainsi que votre identifiant MIS.
- Veuillez veiller à ne pas créer de groupes supplémentaires en utilisant des orthographes différentes ou des espaces supplémentaires ; par exemple « Année 2 » et « Année 2 ».
- Les coordonnées de tous les anciens élèves doivent rester sur la feuille, mais veuillez cocher la case « 1 » dans la dernière colonne (Supprimé). Leurs informations seront conservées à des fins d'archivage.
- Tous les détails, à l'exception des identifiants, sont modifiables.
- Veuillez utiliser un modèle distinct pour importer les nouveaux employés (voir l'exemple ci-joint avec les champs minimums requis).
- Student_Import_Template.csv320 octets