Cet article vous propose un guide complet, étape par étape, pour importer vos données iSAMS dans SchoolsBuddy . Utilisez l' index à droite pour accéder rapidement à la section qui vous intéresse.
1. Aperçu
SchoolsBuddy importe vos données essentielles (élèves, contacts et personnel) directement depuis iSAMS grâce à des clés API par lots . Le système effectue une mise à jour des données pendant la nuit , garantissant ainsi l'exactitude et la mise à jour de vos informations.
Veuillez configurer sept clés API Batch distinctes (la clé médicale est facultative) via le panneau de contrôle d'administration iSAMS > section Clés API.
La création séparée de ces clés permet SchoolsBuddy d'extraire différents types de données indépendamment, améliorant ainsi la gestion de la charge et garantissant que l'importation des données se déroule sans problème et dans le bon ordre.
2. Comment créer une clé API par lots
Pour configurer les clés API, suivez les étapes ci-dessous. Celles-ci peuvent légèrement différer selon que vous utilisez une instance ISAMS hébergée dans le cloud ou auto-hébergée.
- Connectez-vous à ISAMS en tant qu'administrateur et cliquez sur le panneau de configuration .
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Sélectionnez le gestionnaire de services API
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Sélectionnez Gérer les clés API par lots
- Cliquez sur « Créer une clé API par lot » (ou « Demander une clé API par lot » si vous voyez cette option).
Vous devrez d'abord demander 6 ou 7 nouvelles clés à ISAMS (selon que vous souhaitiez ou non partager des informations médicales). - Nommez clairement la clé en fonction de son objectif (par exemple, SchoolsBuddy – Élèves ; SchoolsBuddy – Contacts) afin qu'elle soit facile à identifier ultérieurement.
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Configurez les éléments clés suivants :
État : Actif
Mode : Production
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Expiration du cache : 2 à 4 heures (au lieu des 24 heures par défaut)
- Sélectionnez l'onglet Méthodes de traitement par lots .
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Configurez chaque touche en vérifiant les paramètres comme indiqué dans le tableau ci-dessous. Voici un exemple pour la touche Contacts.
Veuillez vous référer au tableau ci-dessous pour connaître les paramètres corrects correspondant à chaque type de clé API Batch :
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Clé API 1 Groupes - SchoolManager - Maisons académiques
- SchoolManager - Formulaires
- Gestionnaire scolaire - Années
Clé API 2 Personnel - Responsable RH - Personnel actuel
Clé API 3 Étudiants - Gestionnaire d'élèves - Élèves actuels
Clé API 4 Contacts - Gestionnaire d'élèves - Contacts (filtrés) .
- Ne cochez pas les options Contacts ni Champs personnalisés - voir la capture d'écran
- Veuillez consulter la note importante ci-dessous concernant les règles d'importation des contacts SchoolsBuddy
Clé API 5 Médical - Cette clé est facultative.
- Gestionnaire d'élèves - Élèves actuels - Santé
- Ne cochez pas l'option Champs personnalisés (voir la capture d'écran).
Clé API 6 Sujets - TeacherManager - Départements, Formulaires d'enseignement, Listes de devoirs et Ensembles (Pour les réunions parents-professeurs / rencontres parents-professeurs et communications)
Clé API 7 Anciens élèves - Gestionnaire étudiant - Anciens élèves
⚠️ Important :
Sélectionnez uniquement les méthodes listées pour chaque clé ci-dessous.
Veuillez ne sélectionner aucun paramètre supplémentaire ni champ personnalisé , car cela pourrait empêcher SchoolsBuddy de traiter correctement les données.
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- Accédez à l'onglet Intégrateur.
- Saisissez « Faria » comme intégrateur et « SchoolsBuddy » comme nom de produit.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer .
- Une fenêtre contextuelle affichant les informations d'identification du serveur d'authentification apparaîtra.
Ne fermez pas encore cette fenêtre — vous en aurez besoin pour terminer l'intégration SchoolsBuddy .
3. Configuration SchoolsBuddy
Une fois que vous avez créé les clés API dans iSAMS , veuillez suivre les étapes décrites dans cet article : Intégration des données iSAMS : Partie 2 pour démarrer l’intégration avec SchoolsBuddy .
4. FAQ
Q : Que se passe-t-il si nous devons mettre à jour les informations concernant un élève, un parent ou un membre du personnel ?
A : Veuillez mettre à jour les informations directement dans iSAMS comme d'habitude. Ces modifications seront importées dans SchoolsBuddy chaque nuit. Cependant, il arrive que la mise à jour du flux API iSAMS prenne un peu plus de temps, et il est possible que les fiches des élèves apparaissent avant que leurs adresses électroniques ne soient complètement mises à jour. Nous vous recommandons de prévoir jusqu'à 48 heures pour que toutes les nouvelles informations concernant les élèves soient synchronisées.
Q : Les élèves seront-ils automatiquement radiés lorsqu'ils quitteront l'établissement ?
R : Oui. Les étudiants marqués comme ayant quitté l'établissement ou comme anciens élèves dans iSAMS seront automatiquement supprimés.
Q : Les parents seront-ils automatiquement radiés lorsque leur enfant quittera l'école ?
R : Les comptes des parents seront désactivés sauf si l'élève a un frère ou une sœur qui fréquente actuellement l'école et qui possède un compte SchoolsBuddy actif.
Q : Les employés seront-ils automatiquement supprimés lorsqu'ils quitteront l'entreprise ?
R : Non. Les comptes SchoolsBuddy des membres du personnel, internes comme externes, resteront valides jusqu'à leur suppression manuelle. Seul un super administrateur de l'organisation doit supprimer son compte SchoolsBuddy , en raison d'une limitation de l'API iSAMS .
Q : Pourquoi modifier la durée d'expiration du cache ?
A: SchoolsBuddy interroge iSAMS une fois toutes les 24 heures pendant la nuit.
Réduire la durée de validité du cache à 2–4 heures permet de garantir :
Les données peuvent être actualisées plus rapidement si nécessaire.
Vous pouvez effectuer une synchronisation manuelle des données (par exemple, si un nouvel élève est ajouté au cours de la journée).
Le système minimise toujours la charge sur votre base de données iSAMS en mettant les résultats en cache pendant quelques heures.
Si la durée du cache est fixée à 24 heures (valeur par défaut), les données nouvelles ou mises à jour ne seront disponibles que lors de la synchronisation programmée du lendemain.
Q : SchoolsBuddy peut-il importer chaque jour les données de présence « hors école » iSAMS ?
R : Non, pas actuellement. À l'avenir, iSAMS pourrait inclure ces données dans son API publique, permettant ainsi SchoolsBuddy de les importer.
Q : SchoolsBuddy peut-il importer des informations médicales ?
R : Oui. Si vous nous fournissez la clé API de la méthode de traitement par lots médical, nous pouvons importer les antécédents médicaux de vos étudiants.
Q : Les classes des enseignants seront-elles importées directement dans SchoolsBuddy ?
R : Oui, mais seules les classes organisées par groupes seront importées pour faciliter les rencontres parents-professeurs et les communications. Les classes organisées par formulaires ne sont pas importées.
Q : Est-il possible d'ajouter des internats à SchoolsBuddy ?
R : Notre intégration ne prend actuellement en charge que les résidences universitaires. Cependant, certains établissements scolaires ont manifesté leur intérêt pour l'ajout des internats aux dossiers des élèves. Veuillez consulter notre portail produit pour voter pour cette fonctionnalité.
Q : Est-il possible de synchroniser les photos des élèves avec SchoolsBuddy ?
R : Il n'est actuellement pas possible de synchroniser les photos des élèves via l'API iSAMS . Toutefois, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance si cela vous intéresse ; nous pourrions vous proposer une solution alternative.
Q : Nous utilisons un seul compte iSAMS pour plusieurs campus en attribuant les années comme indiqué ci-dessous. Est-ce un problème ?
Campus 1 : Années 1 à 10
Campus 2 : Années 20 à 30
R : SchoolsBuddy synchronise le nom d'affichage de l'année. Ainsi, si les classes de 10e et 20e portent le même nom (par exemple, « 5e année »), elles seront importées comme un seul groupe d'année. Nous vous recommandons d'ajouter un identifiant de campus au nom des groupes d'années afin de les distinguer dans SchoolsBuddy , par exemple : « 5e année Campus 1 » et « 5e année Campus 2 ».