Données et intégrations

SchoolsBuddy s'intègre à divers systèmes d'information scolaire (SIS/MIS). Dès votre inscription, vous recevrez une assistance pour l'importation et la synchronisation des données depuis votre système. La synchronisation des données a lieu chaque nuit, entre 1 h et 3 h du matin environ. Les données de présence sont synchronisées deux fois par jour, vers 9 h 30/10 h 30 et 14 h 30, heure locale. Notre équipe d'assistance peut déclencher une synchronisation ponctuelle si vous souhaitez mettre à jour vos données, mais les mises à jour régulières sont suffisamment fréquentes pour couvrir la plupart des besoins quotidiens. Actuellement, la synchronisation est unidirectionnelle.

La plupart du temps, vous n'aurez pas besoin d'effectuer de mises à jour utilisateur dans SchoolsBuddy ; vous pouvez continuer à gérer votre corps étudiant dans votre système d'information de gestion et nous recevrons les mises à jour.

Veuillez noter

• SchoolsBuddy repose sur le principe que chaque utilisateur doit posséder une adresse courriel unique pour accéder au système. Veuillez vous assurer que tous les parents et membres du personnel disposent d'une adresse courriel valide et unique enregistrée dans votre système d'information scolaire (SIS).
• Si une fiche utilisateur (élève/contact ou parent/personnel) est synchronisée/importée dans SchoolsBuddy sans adresse e -mail, une adresse fictive lui sera attribuée. Une fois la fiche mise à jour dans votre système d'information de gestion (SIG) avec une adresse e-mail valide et unique, la fiche de cette personne sera mise à jour dans SchoolsBuddy lors de la prochaine synchronisation nocturne disponible, à condition que l'identifiant du SIG corresponde à celui de la fiche originale importée dans SchoolsBuddy .

Ce que vous devez savoir sur la manière dont vos données MIS sont traitées :

PERSONNEL

• Tous les comptes du personnel créés par votre flux de données ont accès aux données des étudiants, y compris leurs coordonnées et leurs informations médicales (si les données médicales sont synchronisées).
• Il est possible d'ajouter manuellement du personnel externe à SchoolsBuddy et de lui attribuer des autorisations limitées. Ces autorisations permettent à l'utilisateur externe (par exemple, un entraîneur) de prendre les présences, de consulter les informations des tuteurs et les données médicales, d'envoyer des communications ou de modifier et d'annuler des événements.
• Nous créons des comptes pour votre personnel sur SchoolsBuddy en fonction de votre domaine de messagerie. Veuillez nous indiquer si vous en avez plusieurs. egjanedoe@exampleschool.sch.org.uk ou janedoe@thetestschool.org
• Si un membre du personnel utilise son adresse courriel professionnelle enregistrée dans votre système d'information de gestion (SIG) comme contact parent, il pourra automatiquement basculer entre les modes parent et personnel sur le site web et les applications mobiles. Si vous souhaitez empêcher un membre du personnel d'utiliser le même compte, nous pouvons bloquer l'utilisation de toutes les adresses courriel du domaine de l'établissement pour les comptes parents. Dans ce cas, les membres du personnel pourront être ajoutés manuellement à SchoolsBuddy en tant que parents avec leur adresse courriel personnelle.
• Si les adresses électroniques enregistrées dans votre système d'information de gestion (SIG) sont différentes pour un membre du personnel en tant qu'enseignant et parent, deux comptes distincts seront automatiquement créés.
• Le personnel peut utiliser un compte parent combiné si nécessaire.
• Nous désignons des « super utilisateurs » pour votre établissement scolaire, qui peuvent accorder des autorisations étendues aux autres membres du personnel pour des fonctions telles que l'administration, le suivi des absences ou les processus financiers.
• Les comptes du personnel doivent être supprimés manuellement lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, sauf si vous utilisez ManageBac+ ou certaines intégrations facilitées Wonde ( contactez-nous pour plus de détails).

PARENTS

• Si vous souhaitez que nous empêchions la création de contacts parents avec le domaine de messagerie de votre école, nous pouvons les bloquer.
• Les deux parents peuvent consulter toutes les activités réservées et les frais associés à leur enfant, mais ils disposent chacun de leur propre compte bancaire (crédit et bons d'achat) afin de séparer leurs finances. Un parent ne peut pas utiliser le solde de son partenaire pour régler les réservations ou les frais du compte de l'élève. Les remboursements d'activités sont effectués sur le compte bancaire du parent ayant effectué le paiement initial et ne peuvent être réutilisés que par ce dernier, ou remboursés via son mode de paiement d'origine.

ÉTUDIANTS

• Les élèves du primaire se voient initialement attribuer des adresses électroniques fictives. Nous pouvons importer leurs véritables adresses électroniques si vous souhaitez qu'ils accèdent SchoolsBuddy lorsque celles-ci sont enregistrées dans votre système d'information de gestion scolaire (SIG).

RGPD et traitement des données

SchoolsBuddy est conforme au RGPD. Veuillez consulter la section « Sécurité et conformité » de notre site web en cliquant ici . Vous y trouverez des informations sur le traitement et la protection des données, ainsi que sur le RGPD.

FAQ

Q : Puis-je modifier l'identifiant MIS d'un élève ?

R : Vous pouvez modifier l'identifiant d'un étudiant à condition de créer un nouvel identifiant pour celui-ci. Les identifiants déjà utilisés pour d'autres étudiants ne peuvent pas être réutilisés.

Q : Puis-je modifier l'identifiant MIS d'un parent ?

R : Vous pouvez modifier l'identifiant d'un parent à condition de créer un nouvel identifiant. Vous ne pouvez pas réutiliser ni échanger les identifiants entre parents.

Q : Que se passe-t-il si mon école change de système d'information de gestion (SIG) ?

A : Si vous prévoyez de changer de système d'information de gestion (SIG), veuillez contacter SchoolsBuddy dès que possible avant la modification, car nous devrons planifier la migration des données. Cette procédure pouvant être complexe, nous organiserons une consultation concernant les changements apportés, les parties prenantes et l'impact potentiel.

Q : Les jeux de caractères ASCII sont-ils pris en charge ?

R : Oui. Si des caractères s'affichent incorrectement dans SchoolsBuddy , les super administrateurs de votre organisation peuvent les modifier directement dans Réception > Utilisateurs . Si de nombreux caractères s'affichent incorrectement, veuillez nous contacter pour que nous puissions examiner le problème.

Pour plus de détails concernant les informations médicales et diététiques, les notes de présence et les classes des enseignants, veuillez consulter l'article correspondant dans votre système d'information de gestion (SIG).

Q : Quels systèmes SchoolsBuddy prend-il actuellement en charge ?

A : Vous trouverez ci-dessous les systèmes que nos clients utilisent actuellement, ainsi que les partenaires d'intégration qui assurent l'échange de données. Nos partenaires d'intégration peuvent prendre en charge de nombreux autres systèmes d'information de gestion (SIG). N'hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions examiner ensemble les différentes options.