Configuration initiale
L'équipe SchoolsBuddy configurera le flux de données de l'intégration partenaire ManageBac+ une fois votre site ManageBac+ opérationnel. Vous trouverez la clé API utilisée dans votre compte ManageBac+ sous Paramètres > Intégration > Partenaires > SchoolsBuddy . Veuillez ne pas modifier ce jeton, car cela perturberait la synchronisation régulière.
Par défaut, nous n'importerons pas les adresses e-mail ni les photos des étudiants. Veuillez indiquer si ces informations sont nécessaires lors de l'intégration.
Veuillez noter que l'API ManageBac+ donne accès à tous les élèves et que nous n'avons aucun moyen d'empêcher l'importation de certains élèves dans SchoolsBuddy .
Mises à jour nocturnes
Nous effectuons une synchronisation unidirectionnelle de ManageBac+ vers SchoolsBuddy . Les données sont synchronisées toutes les 24 heures entre 1 h et 3 h du matin, heure locale du serveur (UTC en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique, UTC -5 aux États-Unis et UTC +8 en Asie) . Notre équipe d'assistance peut déclencher une synchronisation ponctuelle si vous souhaitez mettre à jour vos données, mais les mises à jour régulières sont suffisamment fréquentes pour couvrir la plupart des besoins quotidiens.
La plupart du temps, vous n'aurez pas besoin d'effectuer de mises à jour utilisateur dans SchoolsBuddy ; vous pouvez continuer à gérer votre corps étudiant dans ManageBac+ (ou un autre système qui met à jour ManageBac+ par exemple OpenApply ) et SchoolsBuddy recevra les mises à jour.
Pour effectuer une modification rapide, les administrateurs de votre établissement peuvent modifier les fiches des parents dans SchoolsBuddy (par exemple, pour changer une adresse e-mail et les inclure dans les communications) via la rubrique « Réception » > « Liste des utilisateurs » . Cette modification n'interrompt pas la synchronisation des données ; il est donc important de les mettre à jour dans ManageBac+ (ou le système source), car elles seront écrasées si elles ne le sont pas.
Noms
ManageBac+ prend actuellement en charge 5 étiquettes nominatives pour les élèves, tandis que SchoolsBuddy n'en prend en charge que 3 : le prénom, le nom et un autre nom. Pour plus de simplicité, SchoolsBuddy peut être configuré pour afficher soit le nom préféré de ManageBac+ , soit un autre nom dans les champs « Prénom » ou « Autre nom ».
Genre
Le genre n'est pas requis dans ManageBac+ , mais il l'est dans SchoolsBuddy , car certaines activités peuvent être réservées à un seul genre. Veuillez mettre à jour le genre avant l'intégration avec SchoolsBuddy .
Date de naissance
La date de naissance n'est pas requise par ManageBac+ ou SchoolsBuddy , mais si elle n'est pas disponible, SchoolsBuddy remplira automatiquement ce champ avec une date par défaut : 01/01/1970.
Synchronisation des présences
La synchronisation des présences n'est pas activée par défaut. Veuillez nous contacter via le formulaire de demande pour l'activer. La présence en classe n'est pas disponible actuellement ; seule la présence en classe principale l'est. Vous pourrez consulter les absences dans ManageBac+ pour les registres du matin et de l'après-midi sur le registre SchoolsBuddy , afin que les enseignants sachent si un élève doit être présent à l'activité. Les données de présence sont synchronisées deux fois par jour, vers 9h30/10h30 et 14h30, heure locale. Pour plus d'informations, veuillez consulter la section « Alertes absences / Absences dans le système d'information de gestion ».
Authentification unique avec le portail des comptes
Nous configurerons l'authentification unique ManageBac+ par défaut. Si vous souhaitez la désactiver, vous pouvez le faire dans votre compte SchoolsBuddy sous Paramètres > FariaOne .
Si vous avez un compte lié dans le portail des comptes, vous ne pourrez pas vous connecter à ce compte dans SchoolsBuddy . Seul votre compte principal sera reconnu dans le portail lorsque vous cliquerez sur le bouton ManageBac SSO+. Cela peut s'avérer problématique, notamment pour les parents utilisateurs du personnel. Nous vous recommandons de contacter l'assistance en indiquant vos adresses e-mail afin de lier vos comptes SchoolsBuddy et de vous connecter avec votre compte principal. Consultez la section « Parents du personnel » pour savoir comment basculer entre vos comptes dans SchoolsBuddy .
FAQ
Q : Que se passe-t-il si nous devons mettre à jour les informations concernant un élève, un parent ou un membre du personnel ?
A : Mettez à jour les informations dans ManageBac+ comme d'habitude. Elles seront synchronisées avec SchoolsBuddy sous 24 à 48 heures. Pour des modifications urgentes, vous pouvez également modifier les informations directement dans la section Accueil > Utilisateurs de SchoolsBuddy (en tant que super administrateur).
Q : Les élèves seront-ils automatiquement radiés lorsqu'ils quitteront l'établissement ?
R : Oui, à condition qu'ils soient marqués comme « diplômés » ou « ayant abandonné » dans ManageBac+ . Si l'enregistrement a été entièrement supprimé de ManageBac+ , vous devrez également le supprimer manuellement de SchoolsBuddy .
Q : Les parents seront-ils automatiquement radiés lorsque leur enfant quittera l'école ?
R : Les comptes des parents seront archivés, sauf si l'élève a un frère ou une sœur scolarisé(e) dans le même établissement et possédant toujours un compte SchoolsBuddy .
Q : Les employés seront-ils automatiquement supprimés lorsqu'ils quitteront l'entreprise ?
R : Oui, les membres du personnel archivés seront supprimés de SchoolsBuddy . S'il s'agit de personnel externe (entraîneur ou accompagnateur de bus) que vous avez ajouté manuellement, un super administrateur de l'organisation devra supprimer leur compte manuellement dans SchoolsBuddy .
Q : SchoolsBuddy peut-il importer les photos/avatars des élèves depuis ManageBac+ ?
R : Oui, s'ils ne sont pas importés automatiquement, veuillez contacter l'équipe d'assistance qui activera cette fonctionnalité.
Q : SchoolsBuddy peut-il contenir des informations médicales ?
R : Les informations médicales peuvent être saisies directement dans SchoolsBuddy depuis la section Accueil > Utilisateurs . Si vous disposez déjà d'un grand nombre d'informations, veuillez nous contacter pour en savoir plus sur leur importation. Malheureusement, la synchronisation des informations médicales depuis un autre produit Faria n'est actuellement pas possible.
Q : Si nous n'utilisons plus une note créée dans ManageBac+ sera-t-elle supprimée de SchoolsBuddy ?
R : Les notes inutilisées ne seront pas supprimées automatiquement. Veuillez contacter SchoolsBuddy en indiquant le nom de la note et nous la retirerons de l'affichage.
Q : Les classes des enseignants seront-elles importées directement dans SchoolsBuddy ?
A : Les classes des enseignants seront importées afin de créer les réunions parents-professeurs et les communications. Si plusieurs enseignants sont associés à la classe, assurez-vous que l'option « Afficher dans les rapports » est cochée dans ManageBac+ pour l'enseignant principal.
Q : Si je désactive l'accès aux comptes ManageBac+ , les parents pourront-ils toujours se connecter à SchoolsBuddy ?
R : L'accès à SchoolsBuddy est indépendant. Les parents pourront donc se connecter et consulter toutes les informations synchronisées depuis ManageBac+ . Il n'est actuellement pas possible de désactiver temporairement l'accès à SchoolsBuddy . Par exemple, les informations concernant la nouvelle classe et le niveau scolaire d'un élève resteront visibles dans SchoolsBuddy pendant les vacances si elles ont été synchronisées depuis ManageBac+ et que les parents se connectent pour consulter les options d'activités.
Vous avez d'autres questions ? Veuillez consulter notre guide général Données et intégrations si vous ne l'avez pas déjà fait, ou contactez l' équipe d'intégration .