SchoolsBuddy utilise Wonde comme partenaire d'intégration pour synchroniser les données provenant des systèmes MIS/SIS pris en charge.

Systèmes MIS/SIS pris en charge

Arbor, Bromcom, Civica Maze, Engage, Facility CMIS, Furlong/SchoolBase, HUBmis, Progresso, Pupil Asset, RM Integris, ScholarPack REST, SchoolsBase, SchoolsPod, SIMS, Synergetic, Teacher Centre, Veracross, VSware et WCBS.

Processus d'intégration : étape par étape

1. Contact de Wonde

• SchoolsBuddy lance le processus en demandant l'accès via Wonde .

• Un représentant Wonde contactera le responsable de votre établissement scolaire pour établir la connexion et effectuer les audits de données nécessaires.

• Il vous sera demandé d'autoriser la connexion entre votre MIS et Wonde .

2. Confirmation et synchronisation initiale

• Une fois que Wonde a terminé la configuration des données, SchoolsBuddy configure l'importation quotidienne.

• Une importation s'effectue automatiquement chaque nuit.

• L'équipe SchoolsBuddy effectue une dernière vérification des données avant de confirmer la mise en service de votre système ou de demander les contrôles nécessaires.

Note concernant les contacts parents/tuteurs : Par défaut, SchoolsBuddy importe les contacts de priorité 1 pour tous les élèves. Si vous souhaitez importer les contacts de priorité 2 (ou supérieure), veuillez en informer notre équipe. (Remarque : Les niveaux de priorité des contacts varient selon le type de système d’information scolaire.)

Veuillez consulter le site web Wonde pour obtenir des informations sur les politiques, les données et le RGPD.

Règles et logique de synchronisation technique

• Nouvelles intégrations SIS : Pour les nouveaux partenaires SIS, Wonde intègre d’abord les ensembles de données de base. Des catégories supplémentaires (telles que les données médicales) sont ajoutées ultérieurement en fonction des besoins de l’établissement et des priorités de développement.

• Noms : SchoolsBuddy peut afficher les prénoms en utilisant soit le champ « Nom légal » de Wonde , soit le champ « Prénom » . Ce paramètre s’applique à l’ensemble du personnel et des élèves. Les deuxièmes prénoms sont importés dans le champ « Autre nom » .

• Numéros de téléphone : SchoolsBuddy synchronise un numéro de téléphone de parent/tuteur par contact, en sélectionnant la première valeur non nulle de Wonde dans l’ordre suivant : Mobile > Primary > Phone > Home > Work .

• Adresses électroniques : Tous les utilisateurs doivent avoir une adresse électronique unique dans votre MIS/SIS pour accéder SchoolsBuddy .

  • Étudiants/Parents : Le système importe la première adresse e-mail disponible en utilisant cet ordre de priorité : Email > Primary > Home > Work .

  • Personnel : Le système importe la première adresse e-mail disponible en utilisant cet ordre de priorité : Work > Email > Primary > Home .

FAQ

Q : À quelle heure notre système MIS se synchronise-t-il avec Wonde ?

R : En général, les données sont synchronisées depuis votre système d'information de gestion (SIG) toutes les quatre heures. Vous pouvez consulter les horaires (en UTC) de la synchronisation Wonde en vous connectant à : http://platform.wonde.com/

Q : Les écoles peuvent-elles déclencher elles-mêmes une synchronisation avec Wonde ?

R : Les établissements scolaires ne peuvent pas déclencher eux-mêmes la synchronisation avec Wonde , mais peuvent en faire la demande auprès de l' équipe d'assistance Wonde si nécessaire. Veuillez noter qu'il vous faudra également demander une synchronisation des données de Wonde vers SchoolsBuddy en contactant l' équipe d'assistance SchoolsBuddy .

Q : À quelle heure SchoolsBuddy se synchronise-t-il avec Wonde ?

A: Écoles de la région Asie-Pacifique : 18h00 UTC (2h00 CST)

Écoles de la région EMEA : 2h30 UTC

Q : Que se passe-t-il si nous devons mettre à jour les informations concernant un élève, un parent ou un membre du personnel ?

A : Mettez à jour les informations dans votre système d'information de gestion (SIG) comme d'habitude. Elles seront synchronisées avec SchoolsBuddy sous 24 à 48 heures. Pour des modifications urgentes, vous pouvez également modifier certaines informations directement dans la section Accueil > Utilisateurs de SchoolsBuddy (selon les modifications à effectuer ; contactez l'équipe d'assistance pour plus d'informations).

Q : Les élèves seront-ils automatiquement radiés lorsqu'ils quitteront l'établissement ?

R : Oui, à condition qu'ils soient enregistrés comme anciens élèves dans votre système d'information de gestion. Wonde fournit SchoolsBuddy un flux de données sur les anciens élèves.

Q : Les parents seront-ils automatiquement radiés lorsque leur enfant quittera l'école ?

R : Les comptes des parents seront désactivés, sauf si l'élève a un frère ou une sœur scolarisé(e) dans le même établissement et possédant toujours un compte SchoolsBuddy .

Q : Les employés seront-ils automatiquement supprimés lorsqu'ils quitteront l'entreprise ?

R : Pour le personnel interne, la procédure varie selon le système d'information de gestion utilisé ; contactez-nous pour plus d'informations. Le personnel externe conservera son compte SchoolsBuddy jusqu'à sa suppression manuelle. Un super administrateur de l'organisation devra supprimer son compte manuellement dans SchoolsBuddy .

Q : SchoolsBuddy peut-il importer des informations médicales ?

R : Oui, la plupart des systèmes d'information de gestion peuvent synchroniser les informations médicales avec Wonde chaque nuit pour SchoolsBuddy . Veuillez nous contacter pour plus d'informations.

Q : SchoolsBuddy peut-il importer les besoins alimentaires ?

R : Oui, les besoins alimentaires peuvent être importés via Wonde dans le cadre de la synchronisation des données médicales. Cependant, une fois ajoutés à SchoolsBuddy , ils ne peuvent plus être supprimés et devront être gérés directement dans les dossiers élèves SchoolsBuddy . Veuillez nous contacter pour plus d'informations.

Q : SchoolsBuddy peut-il importer les informations de présence ?

R : Oui, la plupart des systèmes d'information de gestion scolaire (SIG) peuvent synchroniser les informations de présence avec Wonde for SchoolsBuddy . Veuillez consulter notre guide pour plus d'informations : Alertes d'absence / Absence dans le SIG .

Q : Les classes d'accueil/d'inscription sont-elles mises à jour automatiquement ?

R : Cela dépend du système d'information scolaire utilisé. S'il n'y a pas d'élèves dans la classe d'accueil/d'inscription, celle-ci sera supprimée automatiquement. Vous pourrez également la supprimer manuellement dans l'écran « Groupes d'inscription » de la réception . Cependant, si la classe d'accueil est supprimée puis rétablie l'année suivante, elle ne sera pas automatiquement réactivée. Veuillez contacter SchoolsBuddy pour la rétablir.

Q : Les cours par matière des enseignants seront-ils importés dans SchoolsBuddy ?

A: Les cours des enseignants seront importés afin d'organiser des rencontres parents-professeurs et d'assurer la communication.

Q : Les informations du passeport peuvent-elles être synchronisées avec SchoolsBuddy ?

R : SchoolsBuddy n'importe actuellement pas les informations de passeport depuis Wonde . Les informations de passeport peuvent être synchronisées depuis OpenApply pour le module de facturation des frais de scolarité , mais elles ne sont utilisées dans aucune autre partie du système.

Q : Est-il possible de synchroniser les photos des élèves depuis Wonde ?

R : Actuellement, SchoolsBuddy ne peut synchroniser que les photos des élèves provenant de ManageBac+ . Pour toutes les autres intégrations de systèmes d'information scolaire, nous proposons un service de téléchargement SFTP. Veuillez nous contacter pour plus d'informations.

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