Nous avons récemment automatisé notre processus de pré-admission pour SchoolsBuddy , ce qui nous permet d'admettre plus rapidement les nouveaux élèves sur SchoolsBuddy avant leur date d'admission afin qu'ils puissent accéder à vos clubs de vacances ou s'inscrire aux activités du prochain trimestre.
Que dois-je faire ?
- Autorisations : Si nous avons admis des élèves en pré-admission pour votre établissement l’année dernière, nous avons probablement déjà l’autorisation d’accéder à leurs dossiers via Wonde . Vous pouvez consulter le portail Wonde pour vérifier si SchoolsBuddy est autorisé à consulter les informations des élèves en pré-admission. Si SchoolsBuddy n’a pas encore cette autorisation, veuillez contacter l’équipe Wonde (support@wonde.com) qui pourra nous l’accorder.
- Vérifiez les dossiers anciens : assurez-vous qu’aucun dossier d’élève antérieur ne figure dans les préadmissions et que vous ne souhaitez pas que SchoolsBuddy l’importe. Par exemple, certains dossiers peuvent correspondre à d’anciennes candidatures, c’est-à-dire des élèves qui devaient intégrer l’établissement mais qui ne l’ont jamais fait.
- Vérifiez les dossiers des parents des étudiants en préadmission : assurez-vous que les parents se voient attribuer le même niveau de priorité et les mêmes indicateurs de responsabilité parentale que ceux utilisés pour vos étudiants admis.
- Demandez à l'équipe SchoolsBuddy d'importer les données : contactez-nous via Soumettre une demande et demandez-nous d'effectuer l'importation.
Veuillez noter que les élèves en préadmission ne se verront pas attribuer de niveau scolaire ; ils seront par défaut inscrits dans le groupe d'âge « Préadmission » (si vous souhaitez qu'ils soient nommés différemment, nous pouvons personnaliser le nom). - Vérifiez les données dans SchoolsBuddy : accédez à Accueil > Utilisateurs et consultez les données importées. Vous pouvez utiliser nos outils de vérification des données pour vous assurer que tous les élèves ont les coordonnées de leurs parents.
Si les élèves pré-admis doivent s'inscrire à des activités, veuillez mettre à jour leur niveau scolaire dans SchoolsBuddy , sinon ils ne seront pas admissibles à ces activités. - Envoyer des e-mails d'activation aux nouveaux parents : Si les élèves ont des frères et sœurs déjà admis à l'école, les parents auront déjà un compte SchoolsBuddy ; le nombre de parents à activer pourrait donc être légèrement inférieur à vos attentes.
FAQ
Q : S'agit-il d'une importation ponctuelle ?
R : Oui, il est recommandé d'attendre que la plupart des données des étudiants en préadmission soient disponibles avant d'activer la fonction d'importation. Bien qu'il soit possible d'importer de nouveaux étudiants une fois les données de préadmission disponibles, il est conseillé de n'importer les étudiants en préadmission qu'une fois par an.
En effet, une fois que les étudiants pré-admis sont affectés à leur année ou niveau scolaire respectif (étape 5 ci-dessus), toute nouvelle importation écrasera ces informations.
Q : Que faire si je ne suis pas prêt à définir les niveaux de priorité des parents dans mon système d'information de gestion, mais que je souhaite tout de même qu'ils soient activés dans SchoolsBuddy ?
A : Nous pouvons importer uniquement les élèves et vous pourrez ensuite lier manuellement l'adresse e-mail des parents directement dans SchoolsBuddy .
Q : Que se passe-t-il si les étudiants ont déjà obtenu le statut d'admis, mais que leur date de début est ultérieure ?
R : SchoolsBuddy ne pourra pas importer automatiquement ces élèves pour le moment. Nous aurons besoin d'une feuille d'importation contenant leurs informations, notamment leur identifiant étudiant, afin de les importer manuellement dans SchoolsBuddy .