GG4L s'appelle désormais SchoolDay. Bien que vous puissiez encore trouver des références à GG4L dans d'anciennes documentations ou dans les chemins d'accès système, SchoolDay est le partenaire d'intégration officiel.
SchoolDay est notre partenaire d'intégration, utilisé pour importer les données de votre système d'information scolaire. La plateforme Connect de SchoolDay automatise notre mise en œuvre et offre à votre district d'autres solutions numériques éducatives, sans frais supplémentaires.
Systèmes SIS pris en charge
Aeries, Chalkable iNOW, ClassLink, FACTS (RenWeb), Focus, Illuminate, Infinite Campus, InResonance, Lumen Touch, PowerSchool, RenWeb, Schoology, SapphireK12, Skyward et Veracross.
Si votre SIS n'est pas répertorié mais que vous pouvez exporter des données au format Basic Roster à l'aide de fichiers CSV UTF-8, GG4L peut toujours le prendre en charge.
Veuillez noter que les nouvelles intégrations SIS nécessitent plus de temps pour être mises en place et pour vérifier que l'échange de données fonctionne comme prévu.
Votre guide étape par étape pour importer les données de votre système d'information scolaire (SIS) dans SchoolsBuddy
1. Introduction par courriel
Vous recevrez un courriel de présentation de SchoolsBuddy vous mettant en relation avec l'équipe d'intégration de SchoolDay.
2. Premier contact avec SchoolDay
Peu après la présentation, SchoolDay vous contactera directement pour commencer à intégrer vos données SIS dans SchoolsBuddy .
3. Identification et configuration du terrain (Instructions PowerSchool)
SchoolDay collaborera avec vous et SchoolsBuddy pour garantir l'exactitude des correspondances de données. Si vous utilisez PowerSchool, vous devez impérativement indiquer à SchoolDay les noms de champs spécifiques pour :
Adresse courriel du parent
Classe principale / Classe d'inscription / Formulaire
L'importance des classes d'accueil : Les caractéristiques des classes d'accueil permettent d'identifier facilement les élèves sur les registres d'activités et lors des rencontres parents-professeurs. Les enseignants principaux peuvent également accéder à notre outil de suivi « Et après ? » pour consulter en un coup d'œil l'emploi du temps quotidien ou hebdomadaire de leurs élèves.
Coordonnées générales et préférences médicales :
Types de contacts : Par défaut, SchoolsBuddy importe les contacts
Mother,FatheretParent. Contactez l’assistance si vous souhaitez synchroniser uniquement certains types de contacts (par exemple,Guardian).Données médicales : Les données médicales peuvent être synchronisées si votre système d’information scolaire (SIS) peut concaténer plusieurs champs médicaux en un seul champ.
Attributs de données requis
| Attributs de données pour SchoolsBuddy | Attributs requis : | Notes |
| Étudiants: |
Prénom, Nom, Niveau scolaire, Date de naissance, Sexe, Professeur principal/Conseiller (facultatif mais recommandé) REMARQUE IMPORTANTE : GG4L limite à 50 caractères les champs de nom |
Limite : 50 caractères maximum pour les champs de nom. |
| Contacts : | Prénom, Nom, Numéro de téléphone, Adresse e-mail | Adresse e-mail unique requise pour les comptes utilisateurs. |
| Personnel: | Prénom, Nom, Adresse courriel, Classes associées | |
| Autre: | Cours, informations médicales, présence | Configuré lors de l'intégration. |
Exigence d'unicité de l'adresse électronique : SchoolsBuddy exige que chaque utilisateur (parents, personnel et élèves nécessitant un accès) possède une adresse électronique unique et valide dans son dossier SIS.
Approbation d'accès et notification des données
Demande d'autorisation : SchoolDay vous informera lorsque les données seront disponibles. Vous devrez alors approuver la demande d'accès aux données dans votre compte SchoolDay et sélectionner une date d'expiration .
Définition de la durée d'expiration : La durée peut être alignée sur l'année scolaire ou la durée du contrat et prolongée à tout moment (par exemple, à la fin de l'année scolaire).
Finalisation : Une fois votre demande approuvée, vous et SchoolsBuddy recevrez une confirmation. Notre équipe procédera à la configuration finale et vous informera de la mise en service du système.
Protection des données, RGPD et conformité aux normes de sécurité internationales
SchoolsBuddy (qui fait partie du Faria Education Group ) et SchoolDay respectent des réglementations internationales strictes en matière de confidentialité et de protection des données, notamment le RGPD britannique, le RGPD européen, la FERPA et la COPPA .
1. Rôles du contrôleur de données et du sous-traitant de données
Votre établissement scolaire/district : agit en tant que responsable du traitement des données . Votre établissement conserve l’entière propriété, l’autorité et le contrôle de toutes les données relatives aux effectifs, déterminant les éléments partagés et définissant les autorisations d’accès.
SchoolsBuddy et SchoolDay : agissent en tant que sous-traitants de données , légalement tenus de traiter les données des élèves, des parents et du personnel strictement selon les instructions documentées de votre établissement scolaire.
2. Garanties légales en matière de transfert de données
Pour les écoles et institutions internationales soumises aux lois britanniques et européennes sur la protection des données, les transferts transfrontaliers de données entre SchoolsBuddy et SchoolDay sont protégés par :
Clauses contractuelles types (CCT) : Un accord de traitement des données (ATD) exécuté intégrant des clauses contractuelles types approuvées par l'UE (régies par les lois de la République d'Irlande) pour protéger les transferts en dehors de l'EEE.
Cadre de protection des données (DPF) : Respect de normes de sécurité techniques et organisationnelles rigoureuses pour protéger les données personnelles en transit et au repos.
3. Principales mesures de confidentialité et de sécurité
Utilisation non commerciale des données : SchoolDay et SchoolsBuddy ne vendent, ne louent ni ne profilent jamais les données des élèves/du personnel, et ces données ne sont jamais divulguées à des fins de marketing ou de publicité ciblée.
Normes de chiffrement : Toutes les informations personnelles identifiables (IPI) transmises entre votre SIS, SchoolDay et SchoolsBuddy sont chiffrées en transit et au repos.
Minimisation et conservation des données : SchoolsBuddy et SchoolDay conservent les données uniquement le temps nécessaire à la fourniture du service d’intégration. À la fin du contrat ou sur demande écrite de suppression, les données des élèves sont définitivement supprimées conformément à notre politique de conservation.
FAQ
Q : Que se passe-t-il si nous devons mettre à jour les informations concernant un élève, un parent ou un membre du personnel ?
A : Mettez à jour les enregistrements dans votre système d'information scolaire comme d'habitude. Les modifications seront synchronisées avec SchoolsBuddy sous 24 à 48 heures . Les modifications urgentes peuvent être effectuées directement dans la section Accueil > Utilisateurs de SchoolsBuddy .
Q : Les élèves seront-ils automatiquement radiés lorsqu'ils quitteront l'établissement ?
R : Oui. Une fois que l'élève est marqué comme ayant quitté l'établissement/ancien élève dans votre système d'information scolaire (SIS), son dossier est retiré du flux SchoolDay et supprimé de SchoolsBuddy après 24 heures.
Remarque : SchoolsBuddy applique un seuil de suppression de 30 % . Si le nombre de suppressions dépasse 30 % du nombre total d’élèves, le processus est automatiquement suspendu afin d’éviter toute suppression massive accidentelle. Contactez l’assistance si votre établissement exige un seuil plus élevé.
Q : Les parents seront-ils automatiquement radiés lorsque leur enfant quittera l'école ?
A : Les comptes parents sont désactivés sauf si un autre enfant de la même famille reste inscrit dans l'établissement.
Q : Pourquoi tout le personnel n'est-il pas importé dans SchoolsBuddy ?
A: Le personnel du district devra être ajouté directement à SchoolsBuddy ; consultez ce guide pour obtenir de l'aide.
Q : Les employés seront-ils automatiquement supprimés lorsqu'ils quitteront l'entreprise ?
R : Non. Les comptes du personnel restent actifs jusqu'à ce qu'ils soient supprimés manuellement par un super administrateur de l'organisation dans Réception > Utilisateurs .
Q : SchoolsBuddy peut-il importer des informations médicales et des données sur les besoins alimentaires ?
R : Oui, les données médicales et diététiques sont synchronisées chaque nuit une fois que les correspondances de champs sont fournies à SchoolDay. Les différents champs seront concaténés en un seul champ récapitulatif.
Q : Les classes de matières des enseignants sont-elles importées ?
R : Oui, les classes par matière sont importées pour gérer les rencontres parents-professeurs et les communications ciblées.
Q : Pourquoi les administrateurs de GG4L ne deviennent-ils pas automatiquement administrateurs de SchoolsBuddy ?
A : Les administrateurs de l'intégration technique sont souvent différents des coordinateurs d'activités. Vous confirmerez vos super administrateurs désignés lors de votre intégration.
Q : SchoolsBuddy peut-il importer les informations de présence et les photos depuis PowerSchool ?
R : Oui, mais ces opérations sont gérées par des méthodes externes à la plateforme de synchronisation principale de SchoolDay. Contactez l'équipe d'assistance pour plus d'informations.