Avant la transition, archivez les anciens groupes et supprimez les membres du personnel qui ont quitté l'établissement. Pour ajouter les nouveaux élèves avant leur admission dans votre système d'information scolaire (SIS), veuillez remplir le formulaire d'importation de préadmission et le renvoyer à SchoolsBuddy . Pour suspendre les changements de niveau, de classe ou de maison, veuillez nous contacter avant la date de transition.
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Changements de fin d'année : préinscriptions et modifications de niveau, d'année et de matière
À l'attention des administrateurs scolaires qui préparent SchoolsBuddy pour la nouvelle année scolaire.
De nombreuses écoles poursuivent leurs activités après la fin de l'année scolaire. Vous pouvez souhaiter que les nouveaux élèves soient inscrits aux activités de vacances sur SchoolsBuddy avant leur admission dans votre système d'information de gestion (SIG), masquer les changements de niveau, de classe ou de maison jusqu'à ce que vous soyez prêt à les valider, ou permettre aux élèves qui quittent l'établissement de conserver l'accès aux activités de vacances.
| Je veux | Allez à |
|---|---|
| Nettoyer les données de l'année dernière | Rangez avant le retournement |
| Ajouter les nouveaux inscrits avant l'admission | Ajouter manuellement les étudiants en préadmission |
| Contrôler les changements de niveau, d'année, de matière ou de classe | Changer de niveau, d'année, de matière et de classe |
Rangez avant le retournement
Nous vous recommandons de commencer par un bon nettoyage des données de l'année précédente. Visionnez notre webinaire « Transfert des données de votre année scolaire ». Il explique comment archiver les conteneurs et les groupes, supprimer les membres du personnel qui ont quitté l'établissement et tenir vos comptes à jour.
Les conteneurs et groupes archivés peuvent être clonés ou copiés pour le trimestre suivant, et leurs données historiques restent visibles dans les rapports. L'archivage facilite la navigation dans Réception > Groupes, vous permettant ainsi de retrouver rapidement vos groupes actuels.
Ajouter manuellement les étudiants en préadmission
Écoles Wonde : voir Ajout d’élèves en préadmission à SchoolsBuddy via Wonde.
SchoolsBuddy permet d'importer les élèves en préinscription à l'aide d'un modèle d'importation CSV UTF-8 (voir pièce jointe). Une fois l'importation terminée, vous pouvez leur envoyer les e-mails d'activation SchoolsBuddy . Cette importation manuelle est ponctuelle ; veuillez donc nous indiquer le moment idéal pour la réaliser : lorsque vous avez le plus grand nombre possible d'élèves en préinscription.
SchoolsBuddy propose un modèle d'importation de données pour les nouveaux élèves. Veuillez le compléter en utilisant les identifiants SIS que les élèves recevront une fois admis.
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Avant de renvoyer le modèle, vérifiez que :
Tous les noms figurent sur la feuille.
Vous n'avez modifié ni les noms des colonnes, ni supprimé ou altéré les données fournies dans le modèle.
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Les coordonnées du parent ou du tuteur figurent à côté de chaque élève. Deux contacts sont prévus : Parent 1 (rouge) et Parent 2 (jaune).
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Les cellules restent vides lorsqu'un contact n'a ni adresse électronique ni numéro de téléphone.
Renvoyez le modèle rempli à SchoolsBuddy . Nous vérifions les données, les importons et vous confirmons quand vous êtes prêt à envoyer les e-mails d'activation.
Si un nouvel élève a un frère ou une sœur déjà scolarisé(e) dans l'établissement, les parents possèdent peut-être déjà un compte SchoolsBuddy actif. Ils peuvent se connecter immédiatement et consulter les activités des deux enfants, sans avoir besoin d'un second courriel d'activation.
Changer de niveau, d'année, de matière et de classe
Selon le système d'information de votre établissement (MIS/LMS), nous pouvons désactiver toutes les mises à jour ou seulement certaines, comme les notes, les années, les matières, les classes ou les maisons. Pour iSAMS, nous pouvons également empêcher la suppression des élèves ayant quitté l'établissement, sur demande, si vous souhaitez qu'ils restent actifs sur SchoolsBuddy pendant un certain temps.
Contactez-nous avant la date de votre renouvellement pour discuter de la meilleure option pour vous.
Écoles utilisant l'importation manuelle de fichiers CSV
Si nous ne recevons pas les données de votre système d'information de gestion (SIG), veuillez télécharger une exportation des données des élèves et des parents que nous détenons depuis la section Accueil > Rapports. Apportez vos modifications et renvoyez-nous le fichier pour que nous le réimportions.
Utilisez les mêmes identifiants que dans l'export. Ils contiennent l'identifiant unique SchoolsBuddy que nous utilisons pour effectuer les mises à jour, ainsi que votre identifiant MIS.
Tous les détails, à l'exception des identifiants, sont modifiables.
Veillez à ne pas créer de groupes supplémentaires par le biais d'orthographes différentes ou d'espaces supplémentaires, par exemple « Année 2 » et « Année 2 ».
Conservez tous les diplômés et anciens élèves dans la feuille, mais inscrivez 1 dans la dernière colonne ( « Supprimé »). Leurs informations sont conservées à des fins d'archives historiques.
Utilisez un modèle distinct pour importer les nouveaux employés (voir l'exemple ci-joint avec les champs minimums requis).
Vous avez encore besoin d'aide ?
Soumettre une demande- Student_Import_Template.csv320 octets