Votre guide étape par étape pour importer les données de votre système d'information de gestion dans SchoolsBuddy
Modèle d'importation manuelle
Vous devrez utiliser notre modèle pour créer un fichier Excel contenant toutes les données scolaires pertinentes.
Veuillez télécharger le modèle d'importation des étudiants joint au bas de cet article.
Utilisation du modèle étudiant
Après avoir extrait les données de votre système d'information de gestion scolaire (SIG/SIS), veuillez vous assurer qu'elles sont correctement formatées pour que SchoolsBuddy puisse les importer. Nous avons besoin des éléments suivants :
- Prénom et nom de l'élève, date de naissance et sexe
- La date de naissance doit être au format suivant : JJ/MM/AAAA
- Le genre doit être indiqué comme suit : M ou F
- Si vous disposez déjà d'un SIG (Système d'Information de Gestion), veuillez indiquer son identifiant.
- Si vous souhaitez ajouter des étudiants externes qui ont besoin d'un identifiant pour accéder à votre programme d'activités, le champ « ID MIS » peut rester vide.
- Les mentions « Classe », « Année » et « Niveau » doivent être écrites de la même manière et apparaître telles que vous souhaitez qu'elles s'affichent dans SchoolsBuddy (par exemple, « Niveau 1 » et « Niveau 1 »). Tous les espaces doivent être identiques.
- Groupes d'inscription/groupes de tutorat/classe principale
- SchoolsBuddy repose sur le principe que chaque utilisateur doit posséder une adresse courriel unique pour accéder au système. Veuillez vous assurer que tous les parents disposent d'une adresse courriel valide et unique. Laissez ce champ vide si aucune adresse courriel n'est renseignée.
- Les numéros de téléphone mobile peuvent être fournis dans tous les formats, avec ou sans indicatif pays. Cependant, si vous envoyez des SMS vers des numéros internationaux avec SchoolsBuddy ceux-ci doivent impérativement inclure l'indicatif pays (par exemple : +44). Nous vous recommandons d'utiliser l'indicatif pays pour tous les numéros, par exemple : +447777 123456
- Idéalement, chaque élève devrait avoir au moins un parent enregistré sur le modèle. Le nombre maximum de contacts parentaux par élève est de deux, mais vous pouvez en ajouter manuellement d'autres dans Schoolsbuddy si nécessaire.
- Les parents doivent indiquer leur prénom et leur nom, ou leurs initiales, dans les champs correspondants ; veuillez ne laisser aucun champ vide. Certains courriels automatisés afficheront le nom complet, par exemple : « Cher John Doe ».
Données du personnel
Vous pouvez ajouter manuellement le personnel dans SchoolsBuddy , selon vos besoins . Consultez ce guide pour plus d'informations. Toutefois, si vous souhaitez importer un grand nombre de membres du personnel lors de la configuration SchoolsBuddy nous vous enverrons un modèle d'importation.
Les données de base requises seront le prénom, le nom et l'adresse électronique.
Personnel externe
Si vous avez du personnel externe qui ne possède pas l'adresse e-mail du domaine de votre école, mais que vous souhaitez pouvoir contacter pour recevoir des communications, organiser des sorties, etc. (par exemple, le personnel d'un club de football), vous pouvez les créer directement dans SchoolsBuddy .
Envoyez-nous vos données
Une fois que vous aurez rempli le ou les tableurs, veuillez nous les envoyer en les joignant à ce lien de formulaire en ligne .
Importation de données
Nous procéderons à une importation manuelle et nous vous contacterons pour répondre à toutes vos questions concernant les données fournies.
FAQ
Q : Que se passe-t-il si nous devons mettre à jour les informations concernant un élève, un parent ou un membre du personnel ?
A : Les mises à jour peuvent être effectuées dans la section Réception > Utilisateurs de SchoolsBuddy .
Q : Que se passe-t-il lorsque des étudiants ou des membres du personnel quittent le campus ?
A : Un utilisateur Super Administrateur de l'organisation devra supprimer manuellement les comptes des élèves, des parents et du personnel dans SchoolsBuddy .
Q : SchoolsBuddy peut-il importer les besoins alimentaires ?
R : Non, malheureusement, il n'est pas possible d'importer les besoins alimentaires pour le moment. SchoolsBuddy propose de créer un formulaire pour recueillir ces informations auprès des parents lors de la réservation d'activités sur SchoolsBuddy .
Q : SchoolsBuddy peut-il importer des informations médicales ?
R : Les informations médicales peuvent être saisies directement dans SchoolsBuddy dans la section Accueil > Utilisateurs . Si vous avez un grand nombre de dossiers, veuillez nous contacter pour connaître les autres options disponibles. SchoolsBuddy offre la possibilité d'importer des informations ou de créer un formulaire pour recueillir les informations auprès des parents lors de leur inscription sur SchoolsBuddy .
Q : SchoolsBuddy peut-il importer d'autres informations ?
R : SchoolsBuddy n'est pas conçu pour le stockage général de données, mais si vous avez besoin que certaines informations soient accessibles aux enseignants, veuillez nous contacter pour discuter de vos besoins.