Wonde es nuestro socio de integración preferido para sincronizar datos de Veracross. También ofrecemos integración a través de GG4L, pero Wonde también permite actualizar la asistencia desde Veracross (se trata de registros diarios; consulte más detalles a continuación).
Si hay alguna función que le gustaría que se implementara en la integración de sus datos en el futuro, comuníqueselo a los equipos Wonde y SchoolsBuddy para la planificación de la hoja de ruta; puede enviar solicitudes SchoolsBuddy a nuestro Portal de productos , donde puede votar y enviar ideas para nuevas funciones.
El proceso de incorporación
Recibir contacto de Wonde
Iniciaremos el proceso contactando con Wonde para solicitar acceso.
Un representante de Wonde se pondrá en contacto con la persona responsable de su centro educativo para coordinar la sincronización de su sistema de información de gestión (MIS/SIS) con Wonde . Esto incluirá una auditoría. Deberá autorizar nuestra conexión con Wonde .
Guía de integración de Wonde con VeraCross
Reciba la confirmación de SchoolsBuddy de que los datos están sincronizados y verificados.
Wonde nos avisará cuando hayan terminado de configurar los datos de tu escuela y nosotros configuraremos la sincronización diaria con SchoolsBuddy . La sincronización se realizará todas las noches.
NOTA IMPORTANTE: **Por defecto, solo importamos los contactos de Prioridad 1 para todos los estudiantes. Si también desea importar contactos de Prioridad 2 o superior, por favor, háganoslo saber.
Se realizará una revisión de los datos para asegurar que todo esté correcto y le enviaremos una confirmación o cualquier consulta adicional. Una vez importados los datos, programaremos una reunión para mostrarle cómo realizar sus propias comprobaciones de validación de datos en SchoolsBuddy .
Visite el sitio web Wonde para obtener información sobre políticas, datos y el RGPD.
Nombres
SchoolsBuddy puede mostrar el nombre de pila, ya sea el que aparece en el campo de nombre legal de Wonde o el nombre preferido (nombre de pila). Por defecto, se priorizará el nombre legal.
Direcciones de correo electrónico
tenga en cuenta
- Todos los usuarios SchoolsBuddy deben tener una dirección de correo electrónico única para acceder al sistema. Asegúrese de que todos los padres, el personal y los estudiantes tengan una dirección de correo electrónico válida y única registrada en Veracross. Las direcciones de correo electrónico del personal están sujetas a un control de dominio (por ejemplo, @school.com), pero este se puede eliminar si es necesario.
- Si desea que los estudiantes tengan acceso a SchoolsBuddy , también deben tener una dirección de correo electrónico válida y única en Veracross/ Wonde .
- Que estudiantes y padres compartan la misma dirección de correo electrónico provoca problemas de integridad de datos en SchoolsBuddy . Si desea permitir que se compartan las direcciones de correo electrónico, SchoolsBuddy desactivará la importación de direcciones de correo electrónico de los estudiantes.
Números de teléfono de contacto
Actualmente, SchoolsBuddy solo sincroniza un número de teléfono por padre/tutor desde Wonde . Este será el primer valor no nulo de los campos de contacto de Wonde en orden de prioridad: "móvil", "principal", "teléfono", "casa", "trabajo".
Asistencia
Wonde puede obtener las marcas de asistencia diarias de Veracross. Sin embargo, en el momento de la última verificación (abril de 2024), la API de Veracross para la asistencia maestra no identifica en qué sesión está ausente el estudiante, solo la fecha. Por lo tanto, Wonde ha establecido por defecto todas las marcas de sesión de asistencia como "AM". Independientemente de si un estudiante está ausente por la mañana o por la tarde, esto se mostrará como "AM" en SchoolsBuddy . Desafortunadamente, no podemos cambiar la terminología a "Ausente" ya que esto afectaría a otras escuelas que usan Wonde con SIS que pueden admitir ausencias de sesiones AM y PM. Por favor, lee nuestra guía para ver cómo se muestran las marcas de ausencia en SchoolsBuddy : Alertas de ausencia / Ausencia MIS .
Condiciones médicas y necesidades dietéticas
Wonde aún no ha integrado la información sobre afecciones médicas de Veracross. SchoolsBuddy solo puede recibir información sobre necesidades dietéticas mediante la sincronización de afecciones médicas de Wonde , por lo que esta función tampoco está disponible actualmente. Si desea que SchoolsBuddy reciba información sobre afecciones médicas, menciónelo durante el proceso de incorporación. Mientras tanto, SchoolsBuddy puede facilitar la importación manual de información médica y dietética.
Consulte los formularios personalizados: cómo recopilar información sobre transporte, médica o de otro tipo de los padres , o póngase en contacto con nosotros para obtener más información.
Fotos de estudiantes
Actualmente (última comprobación: abril de 2024), la foto del alumno no está disponible en la API de Veracross, y SchoolsBuddy no la obtiene de Wonde . Las fotos de los alumnos solo se pueden sincronizar automáticamente desde ManageBac+ . Para el resto de sistemas de información estudiantil (SIS), ofrecemos la opción de carga mediante SFTP. Para más información, póngase en contacto con nosotros .
Futuros estudiantes
Si desea sincronizar a los futuros alumnos con SchoolsBuddy , solicítelo durante su proceso de incorporación. Los equipos SchoolsBuddy y Wonde pueden referirse a estos como "preadmisiones". Al momento de redactar este texto (octubre de 2022) Wonde no permite establecer el nivel de grado para un futuro alumno; en su lugar, se le asigna en SchoolsBuddy un "grado" denominado "Preadmisiones" hasta que se matricule.
Inscripción a otros programas (OPR)
En el momento de redactar este informe (octubre de 2022), Veracross no facilita la integración de datos OPR en su API. SchoolsBuddy puede ayudar a los alumnos externos mediante la importación manual de archivos CSV o permitiendo que los alumnos (y/o sus padres) se registren por sí mismos. Un superadministrador debe gestionar manualmente a los alumnos externos. Para obtener información y asesoramiento sobre la gestión de alumnos externos, póngase en contacto con nosotros .
Preguntas frecuentes
P: ¿A qué hora se sincroniza SchoolsBuddy con Wonde ?
A: Escuelas en la región APAC: 18:00 UTC (2:00 CST)
Escuelas en la región EMEA: 2:30 a. m. UTC
Cuando la sincronización de asistencia está habilitada, normalmente se establece a las 9:30 y a las 14:30 en su zona horaria, pero se puede ajustar si es necesario.
P: ¿A qué hora se sincroniza Wonde con Veracross?
A: Wonde genera informes escalonados sobre estudiantes, empleados, contactos, clases, etc., a lo largo de una hora, generalmente cada 4 o 5 horas, y el control de asistencia con mayor frecuencia, cada dos horas. Su escuela podrá consultar el calendario de informes a través del portal Wonde . El horario del informe de asistencia se puede ajustar si no coincide con la sincronización de asistencia SchoolsBuddy .
P: ¿Qué ocurre si necesitamos actualizar los datos de algún alumno, padre o miembro del personal?
A: Actualiza los datos en Veracross como de costumbre. Se sincronizarán con SchoolsBuddy en un plazo de 24 a 48 horas. Si necesitas realizar cambios urgentes, los usuarios Super Admin también pueden editar algunos datos limitados directamente en la sección Recepción > Usuarios de SchoolsBuddy (por ejemplo, editar rápidamente una dirección de correo electrónico antes de enviar una comunicación escolar).
P: ¿Puedo ver los registros de sincronización en SchoolsBuddy ? ¿Por qué falla la sincronización del registro de un usuario?
El equipo SchoolsBuddy supervisa y reintenta cualquier fallo de sincronización general que pueda deberse a un tiempo de inactividad por mantenimiento o a que la API Wonde no esté disponible. Actualmente, los registros de sincronización no están disponibles para su consulta en SchoolsBuddy , pero el equipo de soporte le ayudará a solucionar cualquier error de sincronización que detecte. El error de sincronización más común es que dos registros tengan identificadores diferentes y la misma dirección de correo electrónico; en este caso, el segundo registro no se creará. Los registros del personal también pueden omitirse si no tienen el dominio de correo electrónico esperado (por ejemplo, @school.com); los controles de dominio pueden eliminarse para permitir direcciones de correo electrónico personales para el personal previa solicitud al equipo de soporte .
P: ¿Los estudiantes serán dados de baja automáticamente cuando se vayan?
R: Sí, siempre y cuando estén marcados como egresados/exalumnos en Veracross. Wonde proporciona SchoolsBuddy un flujo de datos con los registros que se deben eliminar.
P: ¿Se eliminará automáticamente a los padres cuando su hijo/a abandone la escuela?
A: Las cuentas de los padres se desactivarán a menos que el estudiante tenga un hermano en la escuela que aún tenga una cuenta SchoolsBuddy .
P: ¿El personal será eliminado automáticamente de la lista cuando se vaya?
R: Sí, el personal interno (sincronizado a través de Wonde ) debe archivarse cuando se vaya. Todo el personal externo (añadido manualmente) seguirá teniendo acceso a SchoolsBuddy hasta que se elimine. Un usuario Superadministrador de la organización deberá eliminar su cuenta manualmente en SchoolsBuddy .
P: ¿Se actualizan automáticamente las aulas/clases de inscripción?
R: Sí, si no hay alumnos en la clase de tutoría/inscripción, se eliminará automáticamente. Sin embargo, si la clase de tutoría/inscripción se elimina y se vuelve a crear el año siguiente, no volverá automáticamente; póngase en contacto con SchoolsBuddy para reactivarla.
P: ¿Se importarán las clases de las asignaturas de los profesores a SchoolsBuddy ?
A: Las clases de las asignaturas de los profesores se importarán con el fin de organizar reuniones y comunicaciones entre padres y profesores.
P: ¿Se puede sincronizar la información del pasaporte con SchoolsBuddy ?
A: Actualmente, SchoolsBuddy no importa información de pasaportes desde Wonde . La información de pasaportes se puede sincronizar desde OpenApply actualmente para el módulo de facturación de matrículas , pero no se utiliza en ninguna otra parte del sistema.
Mientras tanto, SchoolsBuddy puede facilitar la importación manual de la información del pasaporte. Consulte la sección Formularios de aduana: Captura de información de transporte, médica u otra información proporcionada por los padres , o contáctenos para obtener más información.
- MIS Standard Data.pdf200 kB