Tarifa - Ajustes masivos / Descuentos y reembolsos masivos

En ocasiones, pueden surgir circunstancias que requieran ajustar el pago o el saldo de un estudiante; por ejemplo, si se cancela un evento, si un estudiante se retira de una actividad o si abandona la escuela. Este artículo explica el proceso para realizar ajustes en los saldos y pagos de los estudiantes.

¿Qué son los ajustes?

Realizar un ajuste consiste en reducir el costo para los estudiantes.

¿Qué NO son ajustes?

Los pagos realizados fuera de SchoolsBuddy NO se consideran ajustes.
Por ejemplo:

• Pagos en efectivo en la recepción de la escuela.

• Transferencias bancarias realizadas directamente a la cuenta de la escuela.

¿Quién puede realizar ajustes masivos?

El ajuste masivo está restringido a usuarios con el rol de Tarifas avanzadas . Esta limitación ayuda a prevenir ajustes masivos accidentales que podrían generar discrepancias financieras o un uso indebido intencional para reducir los cargos a personas específicas. Consulte este artículo para obtener ayuda sobre la asignación de roles de personal.

Dos maneras de realizar ajustes:

1. Ajuste masivo por parte del estudiante
   Ajustar las tarifas para uno o varios estudiantes en particular.
   Ejemplos:

   • Eliminación de cargos por retiro de actividad

   • Un estudiante que abandona la escuela

2. Ajuste de masas por grupo
   Ajustar los cargos para todos los estudiantes de un grupo específico.
   Ejemplos:

   • Reducción de la cuota anual en 50,00 dólares.

   • Cancelar un evento específico y eliminar su cargo.

Realizando ajustes masivos por parte del estudiante

1. Ve a la pestaña Tarifas
   
2. Ir a Ajuste Masivo por Estudiante
3. Utilice el campo de búsqueda de Estudiante para encontrar al estudiante.
4. Marque la casilla Incluir eliminados si desea encontrar un estudiante que se haya marchado.
5. Ajuste las fechas si es necesario.
6. Esto mostrará todos los eventos disponibles dentro del rango de fechas seleccionado. Para cada evento, verá la tarifa cobrada , los ajustes realizados , los pagos realizados y el saldo pendiente .
7. Puede filtrar estos resultados por Grupo/Año y optar por incluir eventos en los que los cargos ya se hayan ajustado a cero.
8. Para ajustar todas las tarifas a la vez , utilice el botón Ajuste rápido ; haga clic aquí y siga los pasos.
9. Para ajustar una sola transacción , ingrese el monto del ajuste, proporcione una descripción y seleccione el motivo del ajuste. Si el padre o tutor ya realizó el pago, el monto ajustado se transferirá a su billetera.

Realizar ajustes masivos por grupo/evento

1. Ve a la pestaña Tarifas
   
2. Ir a Ajuste masivo por grupo
3. Establezca el rango de fechas si es necesario.
4. Utilice el filtro Grupo/Año para encontrar el Grupo o Año relevante del Evento que se va a ajustar.
5. Seleccione el evento correspondiente en el menú desplegable de eventos.
6. Esto mostrará a todos los estudiantes inscritos en el evento con detalles de la tarifa cobrada, los ajustes realizados, los pagos realizados y cuál es el saldo pendiente.
7. Para ajustar las tarifas de todos los estudiantes a la vez, utilice el botón Ajuste rápido; haga clic aquí y siga los pasos.
8. Alternativamente, si solo desea realizar el ajuste para ciertos estudiantes, puede ingresar el monto a ajustar junto a sus nombres, una descripción y el motivo del ajuste. Si el padre o tutor ya ha pagado, este monto se transferirá a su cuenta.

Cómo usar Ajuste rápido

Al hacer clic en el botón Ajuste rápido, ya sea en la pestaña de Ajuste masivo de estudiantes o en la de Ajuste masivo de eventos, aparecerá una ventana emergente.

Para realizar ajustes mediante Ajuste rápido, existen tres opciones:

1. Establecer importe personalizado (reducir todos los cargos del evento en la misma cantidad)
   • Establezca una cantidad específica que se aplicará a todos los cargos.
   • Esto rellenará todos los campos en la sección "Importe a ajustar" con ese importe.
   • Si se han realizado pagos por los cargos del evento, el importe personalizado configurado rellenará los campos de la columna Transferir a la cartera principal.
   • Para completar el proceso, siga los pasos finales a continuación.
2. Borrar tarifa total (reducir el total de cargos del evento a cero)
   • Seleccione Borrar tarifa total y haga clic en Enviar.
   • Esto rellenará todos los campos de la columna "Importe a ajustar" con la tarifa cobrada.
   • Si se han realizado pagos por los cargos del evento, el importe personalizado configurado rellenará los campos de la columna Transferir a la cartera principal.
   • Para completar el proceso, siga los pasos finales a continuación.
3. Liquidar cargos pendientes (cancelación de todos los cargos pendientes del evento)
   • Seleccione Borrar cargos pendientes y haga clic en Enviar.
   • Esto rellenará todos los campos de la columna "Importe a ajustar" con el valor correspondiente de la columna "Saldo pendiente".
   • Para completar el proceso, siga los pasos finales a continuación.

Pasos finales

1. En este punto, las filas individuales en el campo Cantidad a ajustar aún se pueden cambiar manualmente si es necesario.
2. Agregue una descripción para referencia.
3. Seleccione el motivo del ajuste como referencia.
4. Haz clic en Enviar y luego en Confirmar.
5. La página se actualizará, mostrando un mensaje de éxito , y todos los importes ajustados aparecerán en la columna Ajustes.