En este artículo, te explicaremos el proceso de registro de preferencias en SchoolsBuddy . Esto incluye la terminología clave y las acciones que encontrarás al usar el módulo de preferencias, lo cual resulta útil para quienes no estén familiarizados con esta configuración.
Terminología clave:
Contenedor : Imagínalo como una carpeta que guarda la configuración básica de tu programa de actividades y reúne todas las actividades relacionadas en un solo lugar. Define las fechas de inicio y fin de la actividad, el plazo de inscripción, la cantidad de preferencias que los estudiantes pueden elegir y más. Todos los grupos y actividades del programa se encuentran dentro de un contenedor (por ejemplo, Clubes extraescolares del segundo trimestre ).
Grupo : Se refiere a las actividades específicas que ofreces, como "Codificación divertida - Quinto grado". A nivel de grupo, defines detalles clave como el profesor, la ubicación, el límite de plazas, el precio y los criterios de elegibilidad para los estudiantes.
Selección : Proceso mediante el cual los padres/alumnos eligen y clasifican sus preferencias de actividades durante el período de inscripción abierta.
Asignación : Proceso mediante el cual la escuela asigna a los estudiantes a las actividades que han elegido una vez finalizado el período de selección. Esto puede hacerse de forma manual o mediante un sistema de asignación automatizado.
Generar evento : Proceso en el que SchoolsBuddy genera eventos, actualiza los diarios de los estudiantes y crea los registros de asistencia. Durante esta fase, los padres reciben la confirmación final sobre las actividades a las que sus hijos han sido asignados para el próximo trimestre o temporada.
Solicitud de inscripción : Para las plazas que queden disponibles después del proceso de generación, las solicitudes de inscripción permiten que los alumnos que se incorporen tarde o los nuevos estudiantes se registren para las actividades a mitad de semestre.
- Generar tarifa: Proceso mediante el cual SchoolsBuddy cobra a los estudiantes en función de sus actividades.
El proceso de registro de preferencias:
El proceso de registro de preferencias consta de seis pasos:
1. Configurar un contenedor
Crea la estructura para el período de inscripción a tu actividad:
Agregar grupos de actividad
Establece las fechas de apertura y cierre de las inscripciones.
Preseleccionar a los estudiantes si es necesario
2. Selecciones de los estudiantes
Permitir que los estudiantes o los padres seleccionen sus preferencias:
Los estudiantes clasifican sus actividades preferidas
Supervisar las inscripciones y brindar asistencia según sea necesario.
3. Asignación
Asigne actividades a los estudiantes:
Asignar previamente a estudiantes específicos si es necesario.
Ejecutar asignación masiva en función de las preferencias y la disponibilidad
Revisar y ajustar los resultados de la asignación.
4. Generar eventos
Finalizar y comunicar el resultado:
Enviar correos electrónicos de confirmación a los padres.
Se crean registros de asistencia
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Los diarios para padres y personal están completos.
⚠️ Importante: Este es un proceso único e irreversible . Una vez generados los eventos, no se pueden deshacer; por lo tanto, asegúrese de estar conforme con los resultados de la asignación antes de continuar.
5. Solicitud de ingreso
Gestionar entradas o cambios tardíos:
Los usuarios que se unen tarde envían solicitudes de incorporación.
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Los administradores o profesores aceptan o rechazan las solicitudes.
⚠️ Consejo : Por defecto, los profesores asignados a cada actividad también pueden aceptar o rechazar las solicitudes de participación. Si prefiere restringir este permiso a usted mismo (o a usuarios específicos), póngase en contacto con nosotros a través de la opción «Enviar una solicitud».
6. Generar tarifas (si dispone del módulo de tarifas)
Gestionar la facturación y los pagos:
Confirmar los cargos para cada estudiante.
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Comience a recibir pagos (si corresponde)
⚠️ Consejo: Al igual que la generación de eventos, esta también es una acción única e irreversible . Recomendamos dejar un breve intervalo entre la generación de eventos y la generación de tarifas para poder gestionar cualquier cambio o solicitud de última hora por parte de los estudiantes.
Ahora que ya conoces todo el proceso, estás listo para comenzar.
👉 Consulta este artículo para el primer paso: Preferencias - Creación de un contenedor.