Wonde est notre partenaire d'intégration privilégié pour la synchronisation des données Veracross. Nous prenons également en charge l'intégration via GG4L, mais Wonde peut aussi gérer les mises à jour de présence de Veracross (il s'agit des données journalières ; voir ci-dessous pour plus de détails).
Si vous souhaitez des fonctionnalités supplémentaires pour l'intégration de vos données à l'avenir, veuillez en informer les équipes Wonde et SchoolsBuddy afin qu'elles puissent les intégrer à la planification de la feuille de route. Vous pouvez soumettre vos demandes SchoolsBuddy sur notre portail produit , où vous pouvez voter et proposer des idées de nouvelles fonctionnalités.
Le processus d'intégration
Recevoir un contact de Wonde
Nous allons entamer la procédure en contactant Wonde pour demander l'accès.
Un représentant de Wonde contactera le responsable de votre établissement scolaire afin de vous accompagner dans la mise en place de la synchronisation de votre système d'information de gestion (SIG) avec Wonde . Cette procédure comprendra un audit. Vous devrez autoriser notre connexion à Wonde .
Guide d'intégration de Wonde à VeraCross
Recevez la confirmation de SchoolsBuddy que les données sont synchronisées et vérifiées.
Wonde nous avertira une fois la configuration des données de votre établissement terminée et nous mettrons en place la synchronisation quotidienne avec SchoolsBuddy . Une synchronisation sera effectuée chaque nuit.
À NOTER : **Par défaut, nous importons uniquement les contacts de priorité 1 pour tous les étudiants. Si vous souhaitez également importer des contacts de priorité 2 ou plus, veuillez nous le faire savoir.
Une vérification des données sera effectuée afin de garantir leur exactitude. Nous vous enverrons une confirmation ou répondrons à toutes vos questions. Une fois les données importées, nous organiserons une réunion pour vous montrer comment effectuer vos propres contrôles de validation des données dans SchoolsBuddy .
Veuillez consulter le site web Wonde pour obtenir des informations sur les politiques, les données et le RGPD.
Noms
SchoolsBuddy peut afficher le prénom tel qu'il apparaît dans le champ du nom légal de Wonde ou le prénom d'usage. Par défaut, le nom légal est prioritaire.
Adresses électroniques
Veuillez noter
- Tous les utilisateurs SchoolsBuddy doivent posséder une adresse courriel unique pour accéder au système. Veuillez vous assurer que tous les parents, le personnel et les élèves disposent d'une adresse courriel valide et unique enregistrée dans Veracross. Les adresses courriel du personnel sont soumises à un contrôle de domaine (par exemple, @école.com), mais ce contrôle peut être supprimé si nécessaire.
- Si vous souhaitez que les élèves aient accès à SchoolsBuddy , ils doivent également disposer d'une adresse électronique valide et unique dans Veracross/ Wonde .
- Le partage d'adresses électroniques entre élèves et parents peut entraîner des problèmes d'intégrité des données dans SchoolsBuddy . Si vous autorisez ce partage, SchoolsBuddy désactivera l'importation des adresses électroniques des élèves.
Numéros de téléphone de contact
Actuellement, SchoolsBuddy ne synchronise qu'un seul numéro de téléphone par parent/tuteur depuis Wonde . Il s'agira de la première valeur non nulle des champs de contact de Wonde , par ordre de priorité : « mobile », « primaire », « téléphone », « domicile », « travail ».
Présence
Wonde peut récupérer les données de présence quotidiennes de Veracross. Cependant, lors de notre dernière vérification (avril 2024), l'API Veracross pour la gestion des présences ne précise pas la session d'absence de l'élève, mais uniquement la date. Par conséquent, Wonde utilise par défaut la mention « AM » pour toutes les absences. Que l'élève soit absent le matin ou l'après-midi, l'absence sera affichée comme « AM » dans SchoolsBuddy . Malheureusement, nous ne pouvons pas modifier la terminologie en « Absent », car cela impacterait les autres établissements utilisant Wonde avec des systèmes d'information scolaire (SIS) prenant en charge les absences pour les sessions AM et PM. Veuillez consulter notre guide pour savoir comment les absences sont affichées dans SchoolsBuddy : Alertes d'absence / Absence dans le SIG .
Conditions médicales et besoins alimentaires
Wonde n'a pas encore intégré les données médicales de Veracross. SchoolsBuddy ne peut recevoir les besoins alimentaires que via la synchronisation des données médicales de Wonde ; cette fonctionnalité n'est donc pas disponible actuellement. Si vous souhaitez que SchoolsBuddy reçoive les données médicales, veuillez le préciser lors de votre inscription. En attendant, SchoolsBuddy peut faciliter l'importation manuelle des informations médicales et alimentaires.
Veuillez consulter la section Formulaires personnalisés : Collecte d’informations relatives au transport, aux soins médicaux ou autres auprès des parents ou contactez-nous pour plus d’informations.
Photos d'étudiants
Actuellement (dernière vérification : avril 2024), la photo de l’élève n’est pas disponible via l’API Veracross, et SchoolsBuddy ne la récupère pas depuis Wonde . La synchronisation automatique des photos de l’élève est possible uniquement depuis ManageBac+ . Pour tous les autres systèmes d’information scolaire (SIS), nous proposons un service de chargement par SFTP. Veuillez nous contacter pour plus d’informations.
futurs étudiants
Si vous souhaitez synchroniser les futurs élèves avec SchoolsBuddy , veuillez en faire la demande lors de votre inscription. Les équipes SchoolsBuddy et Wonde peuvent désigner ces inscriptions comme des « pré-admissions ». À l'heure actuelle (octobre 2022), Wonde ne permet pas de définir le niveau scolaire d'un futur élève ; dans SchoolsBuddy , ces élèves sont affectés à un niveau scolaire désigné comme « Pré-admission » jusqu'à leur inscription définitive.
Inscription à d'autres programmes (OPR)
Au moment de la rédaction (octobre 2022), Veracross ne prend pas en charge les données OPR via son API. SchoolsBuddy permet d'intégrer les élèves externes grâce à une importation manuelle de fichiers CSV ou en offrant aux élèves (et/ou aux parents) la possibilité de s'inscrire eux-mêmes. La gestion des élèves externes doit être effectuée manuellement par un super administrateur. Pour toute information ou conseil concernant la gestion des élèves externes, veuillez nous contacter .
FAQ
Q : À quelle heure SchoolsBuddy se synchronise-t-il avec Wonde ?
A: Écoles de la région Asie-Pacifique : 18h00 UTC (2h00 CST)
Écoles de la région EMEA : 2h30 UTC
Lorsque la synchronisation des présences est activée, ces horaires sont généralement fixés à 9h30 et 14h30 dans votre fuseau horaire, mais peuvent être ajustés si nécessaire.
Q : À quelle heure Wonde se synchronise-t-il avec Veracross ?
A: Wonde génère des rapports échelonnés sur les élèves, les employés, les contacts, les classes, etc., sur une période d'une heure, généralement toutes les 4 à 5 heures, et un rapport de présence plus fréquent, toutes les deux heures. Votre établissement scolaire pourra consulter ce calendrier de rapports via le portail Wonde . La fréquence de génération du rapport de présence peut être ajustée si elle ne correspond pas à la synchronisation des présences avec SchoolsBuddy .
Q : Que se passe-t-il si nous devons mettre à jour les informations concernant les élèves, les parents ou le personnel ?
A : Mettez à jour les informations dans Veracross comme d'habitude. Elles seront synchronisées avec SchoolsBuddy sous 24 à 48 heures. En cas de modifications urgentes, les super administrateurs peuvent également modifier certaines informations directement dans la section Accueil > Utilisateurs de SchoolsBuddy (par exemple, modifier rapidement une adresse e-mail avant l'envoi d'une communication scolaire).
Q : Puis-je consulter les journaux de synchronisation dans SchoolsBuddy ? Pourquoi la synchronisation d’un enregistrement utilisateur échoue-t-elle ?
L'équipe SchoolsBuddy surveille et relance la synchronisation en cas d'échec, notamment en cas de maintenance ou d'indisponibilité de l'API Wonde . Les journaux de synchronisation ne sont pas consultables dans SchoolsBuddy , mais l'équipe d'assistance vous aidera à résoudre les erreurs de synchronisation que vous pourriez rencontrer. L'erreur la plus fréquente est la présence d'identifiants différents et d'une même adresse e-mail pour deux enregistrements ; dans ce cas, le second enregistrement ne sera pas créé. Les enregistrements du personnel peuvent également être ignorés s'ils ne possèdent pas le domaine d'adresse e-mail attendu (par exemple, @school.com). Il est possible de désactiver les restrictions de domaine pour autoriser les adresses e-mail personnelles du personnel sur demande auprès de l' équipe d'assistance .
Q : Les élèves seront-ils automatiquement radiés lorsqu'ils quitteront l'établissement ?
R : Oui, à condition qu'ils soient identifiés comme anciens élèves/départements dans Veracross. Wonde fournit SchoolsBuddy un flux de données contenant les enregistrements à supprimer.
Q : Les parents seront-ils automatiquement radiés lorsque leur enfant quittera l'école ?
R : Les comptes des parents seront désactivés, sauf si l'élève a un frère ou une sœur scolarisé(e) dans le même établissement et possédant toujours un compte SchoolsBuddy .
Q : Les employés seront-ils automatiquement supprimés lorsqu'ils quitteront l'entreprise ?
R : Oui, les comptes des membres du personnel interne (synchronisés via Wonde ) seront archivés lors de leur départ. Les membres du personnel externe (ajoutés manuellement) conserveront l'accès à SchoolsBuddy jusqu'à leur suppression. Un super administrateur de l'organisation devra supprimer son compte manuellement dans SchoolsBuddy .
Q : Les classes d'accueil/d'inscription sont-elles mises à jour automatiquement ?
R : Oui, si aucun élève n'est inscrit dans la classe principale, celle-ci sera automatiquement supprimée. Toutefois, si la classe principale est supprimée puis rétablie l'année suivante, elle ne sera pas automatiquement réactivée ; veuillez contacter SchoolsBuddy pour la rétablir.
Q : Les cours par matière des enseignants seront-ils importés dans SchoolsBuddy ?
A: Les cours des enseignants seront importés afin d'organiser des rencontres parents-professeurs et d'assurer la communication.
Q : Les informations du passeport peuvent-elles être synchronisées avec SchoolsBuddy ?
R : SchoolsBuddy n'importe actuellement pas les informations de passeport depuis Wonde . Les informations de passeport peuvent être synchronisées depuis OpenApply pour le module de facturation des frais de scolarité , mais elles ne sont utilisées dans aucune autre partie du système.
En attendant, SchoolsBuddy peut faciliter l'importation manuelle des informations de passeport. Veuillez consulter la section « Formulaires douaniers : Saisie des informations relatives au transport, aux soins médicaux ou autres auprès des parents » ou contactez-nous pour plus d'informations.
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