Frais - Ajustements de groupe / Remises et remboursements de groupe

Il peut arriver que vous deviez ajuster le paiement ou le solde d'un élève, par exemple en cas d'annulation d'un événement, de désinscription d'un élève ou de départ de l'établissement. Cet article explique la procédure à suivre pour modifier les soldes et les paiements des élèves.

Que sont les ajustements ?

Un ajustement consiste à réduire les frais pour les étudiants.

Qu'est-ce qui n'est PAS un ajustement ?

Les paiements effectués en dehors de SchoolsBuddy ne sont PAS considérés comme des ajustements.
Par exemple:

• Paiements en espèces à la réception de l'école

• virements bancaires effectués directement sur le compte de l'école

Qui peut effectuer des ajustements de masse ?

L'ajustement en masse est réservé aux utilisateurs disposant du rôle « Frais avancés » . Cette limitation permet d'éviter les ajustements en masse accidentels susceptibles d'entraîner des incohérences financières, ainsi que les abus intentionnels visant à réduire les frais facturés à certaines personnes. Consultez cet article pour obtenir de l'aide sur l'attribution des rôles du personnel.

Deux façons d'effectuer des ajustements :

1. Ajustement de la masse par étudiant
   Ajuster les frais pour un ou quelques étudiants en particulier.
   Exemples :

   • Suppression des frais suite à un retrait d'activité

   • Un élève qui quitte l'école

2. Ajustement de la masse par groupe
   Ajuster les frais pour tous les élèves d'un groupe spécifique.
   Exemples :

   • Réduction des frais de terme de 50,00 $

   • Annulation d'un événement spécifique et suppression des frais associés

Ajustements de masse effectués par l'étudiant

1. Accédez à l'onglet Frais
   
2. Consultez la section « Ajustement de masse par étudiant »
3. Utilisez le champ de recherche « Étudiant » pour trouver l’étudiant.
4. Cochez la case « Inclure les élèves supprimés » si vous souhaitez retrouver un élève qui a quitté l'établissement.
5. Ajustez les dates si nécessaire
6. Vous verrez ainsi tous les événements disponibles dans la période sélectionnée. Pour chaque événement, vous verrez les frais facturés , les ajustements effectués , les paiements reçus et le solde restant dû .
7. Vous pouvez filtrer ces résultats par groupe/année et choisir d'inclure les événements pour lesquels les frais ont déjà été ramenés à zéro.
8. Pour ajuster tous les frais en une seule fois , utilisez le bouton « Ajustement rapide » — cliquez ici et suivez les étapes.
9. Pour modifier une transaction , saisissez le montant de la modification, une description et le motif. Si le parent a déjà payé, le montant modifié sera crédité sur son compte.

Ajustements de masse par groupe/événement

1. Accédez à l'onglet Frais
   
2. Accéder à l'ajustement de masse par groupe
3. Définissez la plage de dates si nécessaire
4. Utilisez le filtre Groupe/Année pour trouver le groupe ou l'année de l'événement à ajuster.
5. Sélectionnez l'événement concerné dans le menu déroulant Événement.
6. Cette liste affichera tous les étudiants inscrits à l'événement, avec le détail des frais facturés, des ajustements effectués, des paiements reçus et du solde restant dû.
7. Pour ajuster les frais de tous les étudiants en une seule fois, utilisez le bouton « Ajustement rapide » — cliquez ici et suivez les étapes.
8. Sinon, si vous souhaitez effectuer un ajustement uniquement pour certains élèves, vous pouvez saisir le montant à ajuster en fonction de leur nom, puis ajouter une description et le motif de l'ajustement. Si le parent a déjà payé, ce montant sera transféré sur son compte.

Comment utiliser Quick Adjust

Cliquer sur le bouton « Ajustement rapide » depuis les onglets « Ajustement de masse des étudiants » ou « Ajustement de masse des événements » fera apparaître une fenêtre contextuelle.

Pour effectuer un réglage rapide, trois options s'offrent à vous :

1. Définir un montant personnalisé (réduire tous les frais de l'événement du même montant)
   • Définissez un montant spécifique à appliquer à toutes les charges
   • Cela remplira tous les champs du champ « Montant à ajuster » avec ce montant.
   • Si des paiements ont été effectués pour les frais de l'événement, le montant personnalisé défini remplira les champs de la colonne « Transférer vers le portefeuille parent ».
   • Pour terminer le processus, suivez les dernières étapes ci-dessous.
2. Effacer les frais totaux (ramener les frais totaux de l'événement à zéro)
   • Sélectionnez « Effacer les frais totaux » et cliquez sur « Soumettre ».
   • Cela remplira tous les champs de la colonne Montant à ajuster avec les frais facturés.
   • Si des paiements ont été effectués pour les frais de l'événement, le montant personnalisé défini remplira les champs de la colonne « Transférer vers le portefeuille parent ».
   • Pour terminer le processus, suivez les dernières étapes ci-dessous.
3. Apurement des frais impayés (annuler tous les frais impayés liés aux événements)
   • Sélectionnez « Effacer les frais impayés » et cliquez sur « Soumettre ».
   • Cela remplira tous les champs de la colonne Montant à ajuster avec la valeur correspondante de la colonne Solde dû.
   • Pour terminer le processus, suivez les dernières étapes ci-dessous.

Étapes finales

1. À ce stade, les lignes individuelles du champ Montant à ajuster peuvent encore être modifiées manuellement si nécessaire.
2. Ajouter une description pour référence
3. Choisissez le motif de l'ajustement à titre de référence.
4. Cliquez sur Soumettre, puis sur Confirmer
5. La page se mettra à jour, affichant un message de réussite , et tous les montants ajustés apparaîtront dans la colonne Ajustements