Préférence - Le processus d'attribution automatique

L' étape suivante après la clôture des inscriptions est l'affectation , au cours de laquelle les étudiants sont placés dans des activités en fonction de leurs préférences.

Cet article explique le fonctionnement de l' affectation automatique des élèves dans SchoolsBuddy et comment l'exécuter . Si vous souhaitez affecter manuellement certains élèves avant de lancer l'affectation automatique , veuillez consulter les articles dont les liens figurent à la fin.

Sur votre page d'accueil, cliquez sur l'onglet Administration des activités et des clubs (cet onglet peut porter un nom différent selon les préférences de votre école).
Cliquez sur le bouton bleu Gérer du conteneur approprié.
Cliquez sur l'onglet « Allocation automatique » .
Avant de procéder à l' allocation, voici la signification des colonnes de cette page :
- Détails : Le nom du groupe (L’activité)
- Jour : Le jour où se déroule cette activité
- Statut : Avancement de l' allocation du groupe .
  - Non commencé – Aucun étudiant n'a été affecté.
  - Partiellement – Certains étudiants ont été affectés, mais le processus n'est pas encore terminé.
  - Terminé – L’affectation a été effectuée manuellement.
  - Saisie automatique – L’allocation a été effectuée automatiquement .
- Places (Min) : Nombre maximum et minimum de places pour ce groupe
- P1– P5 ( Avant la barre oblique) : Nombre d' étudiants affectés à cette activité pour chaque niveau de préférence .
  P1– P5 ( après la barre oblique) : Nombre d' étudiants ayant sélectionné cette activité à chaque niveau de préférence .
- Total ( avant la barre oblique) : Nombre total d' élèves inscrits à cette activité
- Total ( après la barre oblique) : Nombre total d' étudiants ayant sélectionné cette activité
Au-dessus du tableau d'activité, vous trouverez un champ de limite d'allocation.
Si le règlement de votre école limite le nombre d'activités par semaine à un maximum de X par élève, fixez le nombre maximal d'activités autorisées à X afin de garantir qu'aucun élève ne dépasse ce nombre.
Vous pouvez également spécifier une limite au nombre d'activités gratuites auxquelles un étudiant peut participer.
Enfin, exécutez l' allocation. Deux options s'offrent à vous :
- Attribution rapide pour tous : Notre option recommandée . Elle attribue les choix de tous les étudiants , quel que soit leur statut de confirmation , y compris ceux dont les choix ont été enregistrés mais non confirmés.
  ⚠️ Remarque : Les étudiants doivent avoir enregistré au moins un choix pour être pris en compte. Ceux qui n’ont effectué aucun choix ne seront pas inclus dans l’attribution.
- Affectation rapide ( choix confirmés ) : Cette option n’affecte que les élèves ayant confirmé leur choix. Elle est moins recommandée, car de nombreux parents peuvent enregistrer leur choix mais oublier de le confirmer, ce qui signifie que leur enfant ne sera pas affecté.
Une fois l'attribution rapide terminée , les chiffres des colonnes P1 à P5 seront mis à jour. Un chiffre en vert indique que tous les étudiants ayant sélectionné cette préférence ont été affectés avec succès .
Pour consulter les affectations détaillées , cliquez sur « Affecter » à droite pour ouvrir la page d’ affectation .
Vous trouverez ici la liste des étudiants affectés, répertoriée dans le tableau « Affectés » .
La demande Le tableau présente les étudiants qui ont sélectionné cette activité mais qui n'y ont pas été affectés .
Si le tableau est vide, cela signifie que ces étudiants ont déjà été affectés à l'un de leurs autres choix. Cliquez sur « Masquer les affectations déjà effectuées ». pour les consulter .
Vous remarquerez peut-être aussi des icônes à côté des noms des élèves :
- P1– P5 : Indique le niveau de préférence de l' élève pour cette activité
- ✅ Coche verte : L' élève a confirmé ses choix.
- 🟧 Barres orange : L' élève a d'autres choix possibles le même jour .
- 🔺 Triangle rouge : L' élève a été affecté à une autre activité
Vous pouvez ajuster manuellement les résultats de l'allocation en :
- Cliquer sur l' icône verte d'ajout pour affecter manuellement un étudiant
- Cliquer sur l' icône moins noire supprimer l' allocation d' un étudiant
  ⚠️ Remarque : Veuillez tenir compte de la limite de places lors de l'affectation manuelle des étudiants, car le système vous permet de dépasser cette limite et d'affecter des étudiants supplémentaires si nécessaire.
Certains groupes peuvent présenter un statut partiel ou « Non démarré » . Cela signifie que le nombre minimum de places requis n'est pas atteint ou qu'aucun étudiant n'y a été affecté . Vous serez invité à prendre une décision concernant ces groupes avant de générer le conteneur.